Hướng dẫn toàn diện về các loại sơ đồ BPMN

Ký hiệu mô hình hóa quy trình kinh doanh (BPMN) là một công cụ mạnh mẽ để minh họa các quy trình kinh doanh dưới dạng sơ đồ. Nó được sử dụng rộng rãi để truyền đạt nhiều loại thông tin đến các bên liên quan khác nhau, thường liên quan đến nhiều tổ chức hoặc công ty. BPMN hỗ trợ ba loại quy trình chính: Điều phối, Hợp tác và Hợp tác. Hướng dẫn này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về từng loại sơ đồ BPMN, mục đích của chúng và cách chúng được sử dụng.

1. Quy trình Điều phối

Định nghĩa

Một quy trình điều phối là một quy trình chuẩn trong BPMN, thường mô hình hóa một góc nhìn điều phối duy nhất. Nó mô tả một quy trình bên trong một thực thể kinh doanh duy nhất và được chứa trong một Pool. Loại quy trình này thường có bối cảnh rõ ràng và là loại thường gặp nhất trong các sơ đồ BPMN.

Đặc điểm

• Một góc nhìn điều phối duy nhất: Tập trung vào các quy trình nội bộ của một thực thể kinh doanh.
• Bối cảnh rõ ràng: Có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng.
• Được chứa trong một Pool: Đại diện cho ranh giới của thực thể kinh doanh.

Ví dụ

Một quy trình điều phối điển hình có thể bao gồm một chuỗi các nhiệm vụ trong một công ty, chẳng hạn như xử lý đơn hàng, trong đó mỗi nhiệm vụ được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau trong cùng một tổ chức.

2. Quy trình Hợp tác

Định nghĩa

Một quy trình hợp tác là một loại mô hình mới được giới thiệu trong BPMN 2.0. Nó tập trung vào sự tương tác giữa các bên tham gia và chú trọng vào luồng tin nhắn thay vì các nhiệm vụ chi tiết riêng lẻ của một quy trình. Các sơ đồ hợp tác không thuộc về bất kỳ Pool nào và được sử dụng để xác định cách các quy trình riêng lẻ tương tác với nhau.

Đặc điểm

• Tương tác giữa các bên tham gia: Thể hiện luồng tin nhắn giữa các thực thể kinh doanh khác nhau.
• Không có Pool: Không thuộc về bất kỳ Pool cụ thể nào; tập trung vào các tương tác giữa các quy trình.
• Nhiệm vụ hợp tác: Bao gồm các nhiệm vụ xác định các tin nhắn giữa các bên tham gia.

Ví dụ

Một sơ đồ hợp tác có thể minh họa sự tương tác giữa nhà sản xuất và khách hàng trong quy trình đặt hàng bán hàng. Khách hàng đặt đơn hàng, và nhà sản xuất xác nhận nó, với mỗi bước đều bao gồm trao đổi tin nhắn giữa hai bên.

Nhiệm vụ hợp tác

• Các bên tham gia khởi tạo và không khởi tạo: Mỗi nhiệm vụ đều liên quan đến ít nhất hai bên tham gia, trong đó một bên khởi tạo tương tác.
• Định nghĩa tin nhắn: Các tin nhắn giữa các bên tham gia được xác định trong phạm vi nhiệm vụ.
• Biểu diễn trực quan: Bên tham gia khởi tạo được hiển thị bằng cùng màu với nhiệm vụ, trong khi bên tham gia không khởi tạo được hiển thị bằng màu xám.

3. Quy trình hợp tác

Định nghĩa

Một quy trình hợp tác mô tả các tương tác giữa hai hoặc nhiều thực thể kinh doanh. Các tương tác này được xác định như một chuỗi các hoạt động đại diện cho các mẫu trao đổi tin nhắn giữa các thực thể tham gia. Một sơ đồ hợp tác được nhận diện bởi sự hiện diện của hơn một Pool.

Đặc điểm

• Nhiều Pool: Hiển thị luồng tin nhắn giữa các thực thể kinh doanh khác nhau.
• Thứ tự tương tác: Xác định thứ tự các hoạt động và trao đổi tin nhắn.
• Hộp đen hoặc quy trình chi tiết: Các Pool có thể trống, là hộp đen, hoặc hiển thị một quy trình chi tiết bên trong.

Ví dụ

Một quy trình hợp tác có thể bao gồm một tình huống mua hàng trong đó khách hàng tương tác với một nhà bán lẻ và một đơn vị vận chuyển. Mỗi thực thể có quy trình nội bộ riêng, nhưng sơ đồ hợp tác tập trung vào các trao đổi tin nhắn giữa chúng.

Quy trình công khai so với quy trình riêng tư

Quy trình riêng tư (nội bộ)

• Luồng quy trình chi tiết: Hiển thị luồng quy trình chi tiết cho mỗi đối tác.
• Tập trung nội bộ: Tập trung vào các quy trình nội bộ trong một tổ chức duy nhất.

Quy trình công khai

• Hợp tác liên tổ chức: Mô tả sự tương tác giữa các tổ chức khác nhau.
• Hộp đen: Xem các quy trình nội bộ của các đối tác như các “hộp đen”.
• Trao đổi thông tin: Xác định thông tin và đối tượng được trao đổi giữa các đối tác.

Sơ đồ hội thoại BPMN

Định nghĩa

Sơ đồ Cuộc trò chuyện BPMN, được giới thiệu trong BPMN 2.0, cung cấp cái nhìn cấp cao về các cuộc giao tiếp giữa các bên tham gia. Chúng không bao gồm logic quy trình và tập trung vào các cuộc trò chuyện giữa các bên tham gia mà không hiển thị luồng tin nhắn riêng lẻ.

Đặc điểm

• Cái nhìn cấp cao: Hiển thị tổng quan về các cuộc giao tiếp giữa các bên.
• Các yếu tố nút Cuộc trò chuyện: Được biểu diễn bằng hình lục giác.
• Liên kết Cuộc trò chuyện: Được biểu diễn bằng hai đường thẳng.

Ví dụ

Mô hình Cuộc trò chuyện trong Hình bên dưới là một biểu diễn về các cuộc giao tiếp hoặc tin nhắn giữa các vai trò tham gia được hiển thị trong mô hình Choreography trong Hình ở ví dụ 2 phía trên. Mô hình Cuộc trò chuyện trong trường hợp này mô tả tổng quan về các cuộc giao tiếp tổng thể giữa các bên. Tuy nhiên, nó không hiển thị trình tự của các cuộc giao tiếp như được thể hiện trong một mô hình Choreography.

Kết luận

Sơ đồ BPMN là công cụ thiết yếu để mô hình hóa các quy trình kinh doanh, và việc hiểu rõ các loại khác nhau—Orchestration, Choreography và Collaboration—là điều cần thiết cho việc quản lý quy trình hiệu quả. Mỗi loại phục vụ một mục đích cụ thể và cung cấp một góc nhìn độc đáo về các quy trình kinh doanh, làm cho BPMN trở thành một công cụ linh hoạt và mạnh mẽ cho việc mô hình hóa quy trình kinh doanh.