Guía completa sobre la notación de actividades en BPMN: conceptos clave y ejemplos

Introducción a la notación de actividades en BPMN

El Modelado y Notación de Procesos de Negocio (BPMN) es una representación gráfica estandarizada utilizada para modelar procesos de negocio. En BPMN, las actividades son centrales para definir el trabajo realizado dentro de un proceso. Esta guía ofrece una visión general completa sobre la notación de actividades en BPMN, incluyendo conceptos clave, tipos de actividades y ejemplos para ilustrar su uso.

Conceptos clave de la notación de actividades

¿Qué es una actividad?

Una actividad en BPMN representa el trabajo que se realiza dentro de un proceso de negocio. Se representa como un rectángulo con esquinas redondeadas y puede categorizarse más específicamente en tareas y subprocesos. Las actividades son esenciales para definir la secuencia de trabajo, asignar responsabilidades y especificar el flujo de control dentro de un proceso.

Tipos de actividades

BPMN distingue entre dos tipos principales de actividades:

1. Tareas: Representan unidades atómicas de trabajo que no pueden dividirse más dentro del contexto del modelo de proceso.
2. Subprocesos: Representan actividades complejas que pueden dividirse en tareas o subprocesos más pequeños.

Tareas

Las tareas son las unidades básicas de trabajo en BPMN. Se representan como rectángulos con esquinas redondeadas y pueden clasificarse más a fondo según su naturaleza:

1. Tarea: Una tarea genérica que representa una unidad individual de trabajo.
2. Tarea de envío: Representa la acción de enviar un mensaje a otro participante.
3. Tarea de recepción: Representa la acción de recibir un mensaje de otro participante.
4. Tarea de usuario: Representa una tarea que requiere interacción humana.
5. Tarea manual: Representa una tarea que se realiza manualmente, a menudo fuera del control del motor de procesos.
6. Tarea de regla de negocio: Representa una tarea que implica la aplicación de reglas de negocio.
7. Tarea de script: Representa una tarea que implica la ejecución de un script.
8. Tarea de servicio: Representa una tarea que implica la invocación de un servicio.

Subprocesos

Los subprocesos se utilizan para representar actividades complejas que pueden dividirse en tareas más pequeñas o subprocesos. Se representan como rectángulos con esquinas redondeadas con un signo más (+) dentro. Los subprocesos pueden clasificarse aún más según su comportamiento:

1. Subproceso de bucle: Representa un subproceso que se repite varias veces.
2. Subproceso multi-instancia: Representa un subproceso que se ejecuta múltiples veces en paralelo.
3. Subproceso de compensación: Representa un subproceso que se ejecuta para compensar una actividad anterior.
4. Subproceso ad-hoc: Representa un subproceso donde las tareas pueden ejecutarse en cualquier orden.
5. Compensación y subproceso ad-hoc: Combina las características de los subprocesos de compensación y ad-hoc.

Actividad de llamada

Una actividad de llamada es un tipo especial de actividad que representa la invocación de un subproceso reutilizable. Se representa como un rectángulo con esquinas redondeadas y un contorno grueso. Las actividades de llamada se utilizan para modularizar y reutilizar subprocesos dentro de un modelo de proceso.

Ejemplos de notación de actividad

El diagrama BPMN (Modelo y notación de procesos de negocio) proporcionado ilustra un proceso para el manejo de pedidos, centrándose específicamente en la disponibilidad de artículos, la adquisición y la comunicación con el cliente. A continuación se presenta una explicación detallada e interpretación del diagrama:

Visión general

El diagrama describe los pasos involucrados en el procesamiento de un pedido, desde la recepción del pedido hasta el envío del artículo o el manejo de casos en los que el artículo no está disponible. Incluye puntos de decisión, tareas, eventos y pasarelas para gestionar el flujo del proceso.

Explicación detallada

1. Pedido recibido

• Evento: El proceso comienza con el evento «Pedido recibido», representado por un círculo con un ícono de sobre. Esto indica que se ha recibido un pedido, desencadenando el proceso.

2. Verificar disponibilidad

• Tarea: La primera tarea es «Verificar disponibilidad», representada por un rectángulo con esquinas redondeadas. Esta tarea consiste en verificar si el artículo pedido está disponible en stock.

3. Punto de decisión: ¿Artículo disponible?

• Pasarela: El proceso luego llega a un punto de decisión, representado por una forma de diamante. Esta pasarela evalúa si el artículo está disponible.

Si el artículo está disponible:

• Flujo de secuencia: Si el artículo está disponible, el proceso sigue la ruta «Sí».
• Tarea: La siguiente tarea es «Enviar artículo», representada por un rectángulo con esquinas redondeadas. Esta tarea consiste en enviar el artículo al cliente.
• Tarea: Después del envío, se realiza la tarea «Liquidación financiera», representada por un rectángulo con esquinas redondeadas y un icono de signo de dólar. Esta tarea consiste en procesar el pago del pedido.
• Evento: El proceso concluye con el evento «Pago recibido», representado por un círculo con borde rojo. Esto indica que el pago ha sido recibido con éxito, marcando el final del proceso.

Si el artículo no está disponible:

• Flujo de secuencia: Si el artículo no está disponible, el proceso sigue la ruta «No».
• Subproceso: Se inicia el subproceso «Adquisición», representado por un rectángulo con esquinas redondeadas y un signo más (+) dentro. Este subproceso consiste en obtener el artículo de un proveedor.

4. Subproceso de adquisición

• Tareas y eventos dentro de la adquisición:
  • Tarea: El subproceso de adquisición incluye tareas como realizar un pedido al proveedor y gestionar la entrega.
  • Eventos: El subproceso gestiona eventos como «No entregable» y «Entrega tardía», representados por círculos con iconos.

Si no entregable o entrega tardía:

• Flujo de secuencia: Si el artículo no puede ser entregado o hay una entrega tardía, el proceso sigue las rutas correspondientes.
• Tarea: Se realiza la tarea «Informar al cliente», representada por un rectángulo con esquinas redondeadas. Esta tarea consiste en notificar al cliente sobre el problema.
• Evento: El proceso concluye con el evento «Cliente informado», representado por un círculo con borde rojo. Esto indica que el cliente ha sido informado, marcando el final del proceso.

Si el artículo se obtiene con éxito:

• Flujo de secuencia: Si el artículo se obtiene con éxito, el proceso continúa.
• Tarea: Se realiza la tarea «Informar al cliente», representada por un rectángulo con esquinas redondeadas. Esta tarea consiste en notificar al cliente que el artículo ahora está disponible.
• Tarea: Se realiza la tarea «Eliminar artículo del catálogo», representada por un rectángulo con esquinas redondeadas. Esta tarea consiste en eliminar el artículo del catálogo si ya no está disponible para pedir.
• Evento: El proceso concluye con el evento «Artículo eliminado», representado por un círculo con borde rojo. Esto indica que el artículo ha sido eliminado del catálogo, marcando el final del proceso.

Interpretación

El diagrama BPMN modela de manera efectiva el flujo de trabajo de procesamiento de pedidos, destacando las actividades clave, decisiones y eventos involucrados. Proporciona una representación visual clara del proceso, facilitando su comprensión y gestión. El diagrama ayuda a identificar cuellos de botella potenciales, como retrasos en la adquisición, y garantiza que se tomen las acciones adecuadas para informar a los clientes y gestionar el catálogo.

Conclusión

La notación de actividades en BPMN es un aspecto fundamental para modelar procesos empresariales. Al comprender los diferentes tipos de actividades y sus usos, puedes crear modelos de procesos claros y efectivos que representen con precisión el trabajo realizado dentro de tu organización. Ya sea que estés modelando tareas simples o subprocesos complejos, BPMN ofrece las herramientas y la notación necesarias para capturar la esencia de tus procesos empresariales. Este diagrama BPMN es una herramienta valiosa para que las empresas optimicen su flujo de trabajo de procesamiento de pedidos. Al definir claramente los pasos y puntos de decisión, ayuda a mejorar la eficiencia, potenciar la comunicación y garantizar la satisfacción del cliente. El uso de una notación BPMN estandarizada hace que el diagrama sea accesible tanto para stakeholders técnicos como no técnicos, facilitando una mejor colaboración y mejora del proceso.

Referencias de BPMN