Hướng dẫn đầy đủ và toàn diện về Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN) với các ví dụ

1. Giới thiệu về BPMN

Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN) là tiêu chuẩn được công nhận toàn cầu để trực quan hóa, thiết kế và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Nó giúp lấp đầy khoảng cách giao tiếp giữa các bên liên quan kỹ thuật và phi kỹ thuật bằng cách cung cấp một ngôn ngữ đồ họa dễ hiểu nhưng chính xác. BPMN giúp các tổ chức lập bản đồ luồng công việc, phát hiện các điểm nghẽn và thúc đẩy tự động hóa quy trình. Dù bạn đang mô hình hóa quy trình tiếp nhận khách hàng hay tự động hóa luồng công việc chuỗi cung ứng, BPMN đảm bảo sự rõ ràng và thống nhất giữa các đội nhóm.

2. Lịch sử và sự phát triển của BPMN

• 2004: Được phát triển bởi Liên minh Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPMI).
• 2005: Được Tổ chức Quản lý Đối tượng (OMG) chấp nhận, đảm bảo tính chuẩn hóa.
• 2011: BPMN 2.0 đã giới thiệu các tính năng nâng cao như sơ đồ phối hợp và sơ đồ hợp tác.
• 2013: Trở thành tiêu chuẩn ISO (ISO/IEC 19510:2013).

Ngày nay, BPMN 2.0 là một phần trong bộ ba tiêu chuẩn ‘vương miện’ của OMG, cùng với Ký hiệu Mô hình Quản lý Trường hợp (CMMN) và Ký hiệu Mô hình Quyết định (DMN).

3. Những lợi ích chính của BPMN

• Giao tiếp chuẩn hóa: Loại bỏ sự mơ hồ nhờ vào ngôn ngữ đồ họa phổ quát.
• Tối ưu hóa quy trình: Phát hiện các điểm nghẽn và sự trùng lặp.
• Sẵn sàng tự động hóa: Trực tiếp hỗ trợ ngôn ngữ thực thi Quy trình Kinh doanh (BPEL) nhằm tự động hóa luồng công việc.
• Đào tạo và Tuân thủ: Tạo một thư viện các quy trình cho việc đưa nhân viên mới vào làm và kiểm toán.

4. Các yếu tố chính của BPMN

a. Các đối tượng luồng

1. Sự kiện
   • Sự kiện bắt đầu (⚪): Kích hoạt một quy trình.
     Ví dụ: Một thông điệp “Khách hàng gửi đơn hàng” khởi động một quy trình thương mại điện tử.
   • Sự kiện trung gian (⚪ với ký hiệu bên trong): Xảy ra ở giữa quy trình.
     Ví dụ: Một sự kiện bộ đếm thời gian tạm dừng quy trình vận chuyển cho đến khi thanh toán được xử lý.
   • Sự kiện kết thúc (⚪ với viền đậm): Kết thúc một quy trình.
     Ví dụ: Một sự kiện “Đơn hàng đã giao” kết thúc quy trình giao hàng.
2. Hoạt động
   • Nhiệm vụ (Hình chữ nhật bo tròn): Một hành động duy nhất.
     Ví dụ: “Xác minh thanh toán” trong quy trình đặt hàng.
   • Quy trình con (Hình chữ nhật tròn có dấu +): Một quy trình lồng ghép.
     Ví dụ: “Xử lý hoàn tiền” bao gồm các nhiệm vụ như “Duyệt yêu cầu” và “Xuất thanh toán.”
3. Cổng kết nối (Hình thoi có biểu tượng):
   • Cổng kết nối loại loại trừ (⨉): Chỉ có một nhánh được chọn.
     Ví dụ: Một đơn vay sẽ được chia thành “Được chấp thuận” hoặc “Bị từ chối.”
   • Cổng kết nối song song (+): Nhiều nhánh chạy đồng thời.
     Ví dụ: “Giao hàng” và “Gửi hóa đơn” xảy ra đồng thời.
   • Cổng kết nối bao hàm (◯): Nhiều nhánh không loại trừ lẫn nhau.
     Ví dụ: Một quy trình phản hồi khách hàng sẽ kích hoạt “Gửi khảo sát qua email” và “Cập nhật CRM.”

b. Các đối tượng kết nối

• Luồng trình tự (→): Hiển thị thứ tự của các hoạt động.
• Luồng tin nhắn (- – – →): Giao tiếp giữa các bể (ví dụ: các phòng ban).
  Ví dụ: Một tin nhắn “Xác nhận thanh toán” từ Tài chính đến Bán hàng.
• Liên kết (····→): Kết nối các tài liệu với các phần tử.

c. Các làn đường

• Bể: Đại diện cho một bên tham gia (ví dụ: “Khách hàng”, “Kho hàng”).
• Làn đường: Chia nhỏ một bể theo vai trò (ví dụ: “Nhân viên bán hàng” so với “Quản lý”).
  Ví dụ: Trong quy trình tuyển dụng, các làn đường Nhân sự và Quản lý tuyển dụng thể hiện người chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ.

d. Các tài liệu

• Đối tượng dữ liệu: Đầu vào/đầu ra (ví dụ: “Mẫu đơn hàng”).
• Ghi chú: Làm rõ các bước (ví dụ: “Cần phê duyệt cho các đơn hàng > 500 USD”).

5. Các loại sơ đồ BPMN

1. Sơ đồ hợp tác:
   • Hiển thị các tương tác giữa các bể.
     Ví dụ: Một sơ đồ với các bể “Khách hàng,” “Cửa hàng trực tuyến,” và “Cổng thanh toán.”
2. Sơ đồ vũ điệu:
   • Chi tiết các tương tác giữa các bên tham gia.
     Ví dụ: Các bước để nhà cung cấp và nhà bán lẻ thống nhất điều khoản giao hàng.
3. Sơ đồ hội thoại:
   • Đơn giản hóa các hợp tác phức tạp.
     Ví dụ: Một cái nhìn tổng quan về các thông điệp “Đặt hàng” giữa các đội.

6. Chuẩn BPMN 2.0 và chuẩn OMG

• CMMN: Xử lý các quy trình không cấu trúc (ví dụ: quản lý sự cố).
• DMN: Mô hình hóa các quy tắc kinh doanh (ví dụ: tiêu chí đủ điều kiện giảm giá).

7. Hướng dẫn từng bước tạo sơ đồ BPMN

Ví dụ: Quy trình đặt hàng tại quán cà phê

1. Sự kiện bắt đầu: Khách hàng đặt hàng.
2. Nhiệm vụ: Pha chế viên pha cà phê.
3. Cổng song song: Pha cà phê VÀ hâm nóng đồ ăn nhẹ.
4. Cổng loại trừ: Kiểm tra xem đơn hàng có đúng không.
   • Có → Sự kiện kết thúc (Đơn hàng đã hoàn tất).
   • Không → Nhiệm vụ (Làm lại đơn hàng).

8. Các thực hành tốt nhất

• Sử dụng ký hiệu nhất quán (ví dụ: tránh pha trộn các ký hiệu).
• Hạn chế số đường (lanes) từ 5-7 mỗi bể để dễ đọc.
• Xác minh sơ đồ với các bên liên quan.

9. Các trường hợp sử dụng thực tế

• Y tế: Quy trình tiếp nhận bệnh nhân với các luồng công việc riêng biệt cho Bộ phận Tiếp đón, Điều dưỡng và Bác sĩ.
• Ngân hàng: Quy trình phê duyệt vay vốn với các điểm kiểm tra tín dụng.
• Bán lẻ: Việc bổ sung hàng tồn kho được kích hoạt bởi sự kiện “Hàng tồn kho thấp”.

10. Công cụ cho BPMN

• Miễn phí: Camunda Modeler.
• Trả phí: Visual Paradigm

11. Kết luận

BPMN trao quyền cho các tổ chức biến các quy trình trừu tượng thành bản thiết kế khả thi. Bằng cách nắm vững các thành phần của nó và thực hành với các ví dụ thực tế, các đội nhóm có thể thúc đẩy hiệu quả, đổi mới và sự đồng thuận. Bắt đầu nhỏ – vẽ sơ đồ một quy trình duy nhất, hoàn thiện nó và mở rộng thành công của bạn.

Hướng dẫn này trang bị cho bạn khả năng mô hình hóa quy trình một cách tự tin. Để học thực hành, hãy thử tái tạo ví dụ về quán cà phê hoặc vẽ sơ đồ một quy trình từ nơi làm việc của bạn bằng các công cụ BPMN!