Thành thạo Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN): Mẹo và Thủ thuật

Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN) là một công cụ mạnh mẽ để trực quan hóa và quản lý các quy trình kinh doanh. Bằng cách cung cấp một ký hiệu đồ họa chuẩn hóa, BPMN giúp thu hẹp khoảng cách giữa thiết kế quy trình và triển khai, thúc đẩy giao tiếp và hiểu biết tốt hơn ở các cấp độ khác nhau trong tổ chức. Dưới đây là một hướng dẫn toàn diện để thành thạo BPMN, đầy đủ các mẹo và thủ thuật nhằm nâng cao kỹ năng mô hình hóa của bạn.

Hiểu về BPMN

Mục đích và Chuẩn hóa

BPMN nhằm mục đích tạo ra một ngôn ngữ chung cho tất cả các bên liên quan đến các quy trình kinh doanh, bao gồm các nhà phân tích kinh doanh, nhà phát triển kỹ thuật và các nhà quản lý kinh doanh. Ngôn ngữ chung này giúp giao tiếp, phân tích và cải thiện quy trình làm việc một cách hiệu quả. BPMN được duy trì bởi Tổ chức Quản lý Đối tượng (OMG) và đã được công nhận là ISO 19510. Phiên bản mới nhất, BPMN 2.0.2, bao gồm cả ngữ nghĩa thực thi cùng với ký hiệu đồ họa.

Lịch sử BPMN

Hình ảnh cung cấp một bản đồ thời gian chi tiết về lịch sử và quá trình phát triển của Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN), làm nổi bật các mốc quan trọng và các phiên bản từ khi ra đời đến khi được chuẩn hóa. Dưới đây là bản phân tích lịch sử BPMN như được thể hiện trong hình ảnh:

Giai đoạn phát triển ban đầu và các phiên bản ban đầu

1. Khởi xướng của BPMI.org (2004-2005):

   • 3 tháng 5 năm 2004: Khởi xướng Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPMI.org) đã giới thiệu BPMN 1.0, đánh dấu sự khởi đầu của một ký hiệu chuẩn hóa cho mô hình hóa quy trình kinh doanh.
   • 29 tháng 6 năm 2005: BPMI.org tiếp tục nỗ lực thúc đẩy và phát triển BPMN trở thành một chuẩn.

2. Sự tiếp nhận của Tổ chức Quản lý Đối tượng (OMG) (2006-2008):

   • 1 tháng 2 năm 2006: OMG tiếp nhận BPMN 1.0, đảm nhận việc phát triển và chuẩn hóa.
   • 17 tháng 1 năm 2008: BPMN 1.1 được phát hành, phản ánh các cập nhật và cải tiến đối với ký hiệu.
   • 3 tháng 1 năm 2009: BPMN 1.2 được giới thiệu, tiếp tục tinh chỉnh chuẩn.

Chuyển đổi sang BPMN 2.0

3. Phát triển BPMN 2.0 (2007-2011):
   • 5 Tháng 6 năm 2007: Yêu cầu đề xuất (RFP) cho BPMN 2.0 đã được phát hành, khởi động quá trình phát triển phiên bản chính tiếp theo.
   • 14 Tháng 8 năm 2009: BPMN Beta 2.0 đã được phát hành, cung cấp phiên bản thử nghiệm ban đầu để kiểm thử và nhận phản hồi.
   • 3 Tháng 1 năm 2011: BPMN 2.0 chính thức được phát hành, tích hợp những cải tiến đáng kể và ngữ nghĩa thực thi.

Cải tiến thêm và chuẩn hóa

4. Cập nhật nhỏ và công nhận ISO (2013):
   • 2 Tháng 9 năm 2013: BPMN 2.0.1 đã được phát hành, giải quyết các cập nhật và sửa lỗi nhỏ.
   • 9 Tháng 12 năm 2013: BPMN 2.0.2 đã được giới thiệu, tiếp tục tinh chỉnh chuẩn.
   • Tháng 12 năm 2013: BPMN 2.0.1 đã được OMG công nhận là ISO/IEC 19510, củng cố vị thế của nó như một chuẩn quốc tế.

Phát triển song song của BPDM

5. Mô hình định nghĩa quy trình kinh doanh (BPDM):
   • 6 Tháng 1 năm 2003: Yêu cầu đề xuất (RFP) cho BPDM đã được phát hành, tập trung vào việc định nghĩa một mô hình siêu dữ liệu cho các quy trình kinh doanh.
   • 17 Tháng 1 năm 2008: BPDM 1.0 đã được phát hành, cung cấp một khung hỗ trợ bổ sung cho BPMN.

Lịch sử minh họa các nỗ lực hợp tác giữa BPMI.org và OMG trong việc phát triển và chuẩn hóa BPMN. Bắt đầu từ BPMN 1.0 năm 2004, ký hiệu này đã phát triển qua nhiều phiên bản, kết thúc ở BPMN 2.0.2, được công nhận là tiêu chuẩn ISO. Sự phát triển này phản ánh quá trình cải tiến liên tục và thích ứng của BPMN nhằm đáp ứng nhu cầu mô hình hóa và quản lý quy trình kinh doanh.

Các yếu tố chính của BPMN

Sơ đồ BPMN bao gồm bốn nhóm chính các yếu tố:

Bảng ghi nhớ ký hiệu BPMN

1. Các đối tượng luồng:

   • Sự kiện: Được biểu diễn bằng hình tròn, sự kiện chỉ các sự kiện ảnh hưởng đến luồng quy trình. Chúng có thể là sự kiện bắt đầu, trung gian hoặc kết thúc.
   • Hoạt động: Được hiển thị dưới dạng hình chữ nhật có góc bo, các hoạt động biểu diễn các nhiệm vụ được thực hiện trong quy trình. Chúng có thể là các nhiệm vụ hoặc các quy trình con.
   • Các cổng điều khiển: Các hình thoi kiểm soát luồng quy trình dựa trên điều kiện hoặc quyết định. Các loại bao gồm cổng loại loại trừ, song song và bao hàm.

2. Các đối tượng kết nối:
   

   

   Luồng tin nhắn BPMN

   • Luồng thứ tự: Mũi tên liền thể hiện thứ tự của các hoạt động.
   • Luồng tin nhắn: Mũi tên đứt đoạn biểu diễn sự giao tiếp giữa các bên tham gia.
   • Các mối liên hệ:Các đường nét đứt nối các tác phẩm nghệ thuật với các đối tượng luồng.

3. Các làn đường:

   • Các bể:Đại diện cho các bên tham gia chính trong một quy trình.
   • Các làn:Các phân vùng bên trong các bể, giúp phân loại thêm vai trò hoặc trách nhiệm.
     

     Bể và làn trong BPMN

4. Các tác phẩm nghệ thuật:

   • Các đối tượng dữ liệu:Đại diện cho dữ liệu cần thiết cho các hoạt động.
     

     BPMN – Đối tượng dữ liệu

   • Các nhóm:Sắp xếp các nhiệm vụ liên quan mà không ảnh hưởng đến luồng.
     

     Nhóm BPMN

   • Các chú thích:Cung cấp nhận xét hoặc giải thích về các phần cụ thể trong sơ đồ.

      

      

     

     Chú thích BPMN

Ký hiệu BPMN: Cân bằng giữa sự đơn giản và độ phức tạp

Ký hiệu BPMN được thiết kế để vừa đơn giản vừa linh hoạt, cho phép biểu diễn các quy trình phức tạp mà không làm mất đi độ rõ ràng và tính quen thuộc của sơ đồ. Trong các danh mục cơ bản của các thành phần, có thể bổ sung thêm chi tiết và biến thể để đáp ứng nhu cầu của các tình huống phức tạp hơn.

Bảng dưới đây minh họa cách các sự kiện trong BPMN có thể được biểu diễn bằng các thành phần cơ bản kết hợp với các biến thể bổ sung. Cách tiếp cận này giúp BPMN xử lý độ phức tạp trong khi vẫn giữ được vẻ ngoài và bản chất cốt lõi của ký hiệu, đảm bảo rằng các sơ đồ vẫn dễ tiếp cận và dễ hiểu.

Sự cân bằng giữa sự đơn giản và phức tạp này khiến BPMN trở thành một công cụ linh hoạt để mô hình hóa nhiều loại quy trình kinh doanh khác nhau, từ các luồng công việc đơn giản đến các hoạt động chi tiết và phức tạp.

Ví dụ BPMN – Xử lý đơn hàng

Sơ đồ này là một sơ đồ Business Process Model and Notation (BPMN) minh họa quy trình xử lý đơn hàng khách hàng, cụ thể là dịch vụ giao nước. Hãy cùng phân tích các khái niệm và thành phần chính của BPMN được thể hiện trong sơ đồ này:

Các thành phần BPMN chính trong sơ đồ

1. Các bể và các làn:

   • Các bể: Đại diện cho các bên tham gia chính trong quy trình. Trong sơ đồ này, có hai bể: “Khách hàng” và “Công ty nước đóng chai Tiny Aqua.”
   • Các làn: Các phân vùng bên trong các bể, phân loại các hoạt động theo vai trò hoặc trách nhiệm. Bể công ty được chia thành “Trợ lý Dịch vụ Khách hàng”, “Giám đốc Phòng Vận tải” và “Công nhân.”

2. Sự kiện:

   • Sự kiện bắt đầu: Được biểu diễn bằng một hình tròn màu xanh có nhãn “Đặt hàng.” Sự kiện này kích hoạt bắt đầu quy trình khi khách hàng đặt hàng.
   • Sự kiện trung gian: Biểu tượng đồng hồ chỉ ra một sự kiện định thời gian có nhãn “Vào thứ Tư tuần sau,” thể hiện sự trì hoãn hoặc hành động được lên lịch.
   • Sự kiện kết thúc: Được biểu diễn bằng một hình tròn màu đỏ có nhãn “Giao nước,” đánh dấu điểm kết thúc quy trình khi nước được giao.

3. Hoạt động (Nhiệm vụ):

   • Nhiệm vụ: Được biểu diễn bằng các hình chữ nhật có góc bo tròn, đây là các hành động được thực hiện trong quy trình. Các ví dụ bao gồm “Xác minh danh tính khách hàng,” “Tạo tài khoản khách hàng,” “Chuyển đơn hàng,” “Sắp xếp giao hàng” và “Giao nước.”

4. Các cổng:

   • Cổng loại trừ: Được biểu diễn bằng hình thoi có nhãn “Khách hàng đã tồn tại?”, cổng này điều khiển luồng dựa trên việc khách hàng đã tồn tại trong hệ thống hay chưa. Tùy thuộc vào điều kiện, quy trình sẽ nhánh sang việc tạo tài khoản khách hàng mới hoặc chuyển đơn hàng.

5. Các thành phần bổ trợ:

   • Các đối tượng dữ liệu: Được biểu diễn bằng các hình chữ nhật có góc gấp, chúng chỉ ra các tài liệu hoặc dữ liệu tham gia vào quy trình. Các ví dụ bao gồm “Đơn đặt hàng [Chờ phân công]”, “Đơn đặt hàng [Chờ giao]” và “Đơn đặt hàng [Hoàn tất].”
   • Ghi chú: Hộp văn bản cung cấp thêm thông tin, ghi chú rằng hơn 90% yêu cầu được thực hiện qua điện thoại, trong khi 10% qua email.

6. Luồng trình tự:

   •  Các mũi tên liền nét chỉ ra thứ tự các hoạt động. Luồng bắt đầu bằng việc đặt hàng, đi qua xác minh danh tính khách hàng, và nhánh dựa trên việc khách hàng có tồn tại hay không. Tiếp tục qua việc tạo tài khoản hoặc chuyển đơn hàng, sắp xếp giao hàng, và kết thúc bằng việc giao nước.

Giải thích luồng quy trình

1. Đặt hàng:

   • Quy trình bắt đầu khi khách hàng đặt hàng, được chỉ ra bởi sự kiện khởi đầu.

2. Xác minh khách hàng:

   • Nhân viên dịch vụ khách hàng xác minh danh tính khách hàng.
   • Nếu khách hàng đã tồn tại, đơn hàng sẽ được chuyển đi. Nếu không, sẽ tạo tài khoản khách hàng mới.

3. Xử lý đơn hàng:

   • Các đơn hàng được lên lịch chuyển đi vào thứ Tư tuần sau, như được chỉ ra bởi sự kiện bộ đếm thời gian trung gian.
   • Trưởng phòng hậu cần sắp xếp việc giao nước.

4. Giao hàng:

   • Người lao động giao nước, đánh dấu kết thúc quy trình.

Mẹo và Thủ thuật để Mô hình hóa BPMN Hiệu quả

1. Bắt đầu với một Mục tiêu Rõ ràng

Trước khi bắt đầu mô hình hóa BPMN, hãy xác định rõ mục tiêu của quy trình của bạn. Hiểu rõ bạn muốn đạt được điều gì và ai là các bên liên quan. Sự rõ ràng này sẽ định hướng cho các nỗ lực mô hình hóa của bạn và đảm bảo sơ đồ phục vụ đúng mục đích mong muốn.

2. Đơn giản hóa

Tránh làm phức tạp hóa sơ đồ BPMN của bạn. Sử dụng những yếu tố đơn giản nhất để mô tả chính xác quy trình. Việc lạm dụng các cổng phức tạp và các yếu tố bổ sung có thể khiến sơ đồ trở nên khó hiểu. Tập trung vào các hoạt động chính và thứ tự của chúng.

3. Sử dụng các làn đường một cách hiệu quả

Các làn đường giúp tổ chức các hoạt động dựa trên vai trò hoặc trách nhiệm. Sử dụng các bể (pools) để biểu diễn các bên tham gia chính và các làn (lanes) để phân loại thêm các nhiệm vụ trong từng bên tham gia. Cấu trúc này giúp dễ hiểu hơn ai chịu trách nhiệm cho điều gì.

4. Đánh dấu tất cả

Đảm bảo rằng tất cả các yếu tố trong sơ đồ BPMN của bạn đều được đánh dấu rõ ràng. Sử dụng tên mô tả cho các hoạt động, sự kiện và cổng. Thói quen này tăng tính dễ đọc và giúp sơ đồ trở nên dễ hiểu hơn đối với các bên liên quan.

5. Xác minh với các bên liên quan

Thường xuyên xác minh sơ đồ BPMN của bạn với các bên liên quan. Phản hồi của họ là yếu tố then chốt để đảm bảo sơ đồ phản ánh chính xác quy trình và đáp ứng kỳ vọng của họ. Sự hợp tác sẽ dẫn đến sự đồng thuận và chấp nhận mô hình tốt hơn.

6. Sử dụng các biểu tượng Chuẩn

Tuân thủ các biểu tượng và ký hiệu chuẩn BPMN. Sự nhất quán trong việc sử dụng các biểu tượng chuẩn giúp sơ đồ dễ hiểu hơn đối với bất kỳ ai quen thuộc với BPMN. Tránh sử dụng các biểu tượng tùy chỉnh hoặc cách biểu diễn không chuẩn.

7. Tài liệu hóa các Giả định và Quyết định

Ghi chép lại mọi giả định hoặc quyết định được đưa ra trong quá trình mô hình hóa. Việc tài liệu hóa này giúp hiểu rõ lý do đằng sau sơ đồ và hỗ trợ cho các lần sửa đổi hoặc cải tiến trong tương lai.

8. Luyện tập thường xuyên

Giống như bất kỳ kỹ năng nào, thành thạo BPMN đến từ việc luyện tập. Thường xuyên tạo các sơ đồ BPMN cho các quy trình khác nhau để nâng cao hiểu biết và ứng dụng ký hiệu này.

9. Tận dụng Công cụ và Phần mềm

Sử dụng các công cụ và phần mềm BPMN để tạo và quản lý sơ đồ của bạn. Các công cụ này thường cung cấp các mẫu, tính năng xác minh và các tùy chọn hợp tác giúp nâng cao quá trình mô hình hóa.

10. Cập nhật thường xuyên

Giữ cho bản thân luôn cập nhật những tiến triển mới nhất trong BPMN. Ký hiệu đang phát triển, và việc cập nhật thường xuyên sẽ đảm bảo rằng bạn đang sử dụng các phương pháp hiệu quả và hiệu suất cao nhất.

Kết luận

BPMN là một công cụ mạnh mẽ để trực quan hóa và quản lý các quy trình kinh doanh. Bằng cách hiểu các yếu tố chính và tuân theo các phương pháp tốt nhất, bạn có thể tạo ra các sơ đồ BPMN hiệu quả, giúp cải thiện giao tiếp, phân tích và cải tiến quy trình làm việc. Việc thành thạo BPMN đòi hỏi mục tiêu rõ ràng, đơn giản hóa, sử dụng hiệu quả các đường phân vùng (swimlanes), nhãn rõ ràng, xác nhận từ các bên liên quan, sử dụng các ký hiệu chuẩn, tài liệu hóa, luyện tập thường xuyên, tận dụng công cụ và cập nhật kiến thức liên tục. Với những mẹo và thủ thuật này, bạn có thể trở nên thành thạo BPMN và thúc đẩy kết quả kinh doanh tốt hơn.

Sơ đồ BPMN ví dụ trên đây mô hình hóa hiệu quả quy trình đặt hàng của khách hàng cho một dịch vụ giao nước, minh họa cách các vai trò khác nhau trong công ty tương tác với nhau để thực hiện đơn hàng. Nó sử dụng ký hiệu BPMN chuẩn để mô tả rõ ràng trình tự các hoạt động, các điểm ra quyết định và dữ liệu liên quan, giúp quá trình trở nên dễ hiểu đối với các bên liên quan.

Bằng cách áp dụng các chiến lược này, bạn có thể khai thác tối đa tiềm năng của BPMN và đóng góp vào các hoạt động kinh doanh hiệu quả và hợp tác hơn.

Tài liệu tham khảo về BPMN

1. Hướng dẫn toàn diện về Visual Paradigm cho mô hình hóa quy trình kinh doanh
2. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh với phần mềm mô hình hóa quy trình kinh doanh BPMN của Visual Paradigm
3. Visual Paradigm: Giải pháp toàn diện cho mô hình hóa doanh nghiệp tích hợp
4. Làm rõ BPMN: Hướng dẫn toàn diện về mô hình hóa quy trình kinh doanh
5. Điều hướng các quy trình kinh doanh với BPMN: Một hành trình trực quan
6. Visual Paradigm: Nền tảng mô hình hóa trực quan toàn diện nhất cho kiến trúc doanh nghiệp và thiết kế phần mềm
7. Top công cụ Visual Paradigm cho mô hình hóa quy trình kinh doanh
8. Visual Paradigm: Công cụ hàng đầu cho mô hình hóa ArchiMate trong quản lý kiến trúc doanh nghiệp
9. Thành thạo công cụ BPMN của Visual Paradigm: Hướng dẫn học tập từng bước
10. Đơn giản hóa mô hình hóa quy trình kinh doanh với công cụ BPMN của Visual Paradigm
11. BPMN — Hướng dẫn nhanh
12. BPMN trong tinh hoa — kèm công cụ BPMN trực tuyến miễn phí và ví dụ
13. Hướng dẫn toàn diện về BPMN
14. Mô hình hóa các quy trình hiện tại và quy trình mong muốn
15. Làm thế nào để thực hiện phân tích khoảng cách với BPMN?
16. Visual Paradigm: Bộ công cụ toàn diện cho phát triển dự án CNTT và chuyển đổi số
17. Giới thiệu về BPMN Phần I – Visual Paradigm
18. Hướng dẫn BPMN với ví dụ – Quy trình nộp đơn xin nghỉ phép
19. Làm thế nào để vẽ sơ đồ BPMN?
20. Giải thích các loại hoạt động trong BPMN
21. Làm thế nào để tạo sơ đồ BPMN?
22. Làm thế nào để phát triển quy trình kinh doanh hiện tại và tương lai?
23. Làm thế nào để vẽ sơ đồ quy trình kinh doanh BPMN 2.0?
24. Giới thiệu về BPMN Phần IV – Dữ liệu và tài liệu
25. Giới thiệu về BPMN Phần III – Luồng và các đối tượng kết nối
26. Làm thế nào để vẽ sơ đồ hội thoại BPMN?
27. Ví dụ sơ đồ quy trình kinh doanh: Thứ tự
28. Ví dụ sơ đồ quy trình kinh doanh: Giải thưởng Nobel