Học BPMN thông qua ví dụ: Một hướng dẫn toàn diện

Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN) là một biểu diễn đồ họa chuẩn hóa để xác định các quy trình kinh doanh trong một luồng công việc. Nó cung cấp một phương pháp trực quan để hiểu và truyền đạt các bước liên quan đến một quy trình kinh doanh, giúp việc phân tích, cải thiện và tự động hóa các quy trình này trở nên dễ dàng hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu BPMN thông qua một ví dụ chi tiết, phân tích từng thành phần và ý nghĩa của chúng.

Giới thiệu về BPMN

BPMN được thiết kế để dễ hiểu đối với tất cả các bên liên quan trong doanh nghiệp, từ các chuyên gia phân tích kinh doanh tạo ra và tinh chỉnh các quy trình đến các nhà phát triển kỹ thuật chịu trách nhiệm triển khai chúng. Ký hiệu này rất trực quan, sử dụng một loạt các yếu tố đồ họa để biểu diễn các phần khác nhau của một quy trình.

Các thành phần chính của BPMN

1. Các bể và các làn: Chúng đại diện cho các bên tham gia chính trong một quy trình và vai trò hoặc bộ phận của họ.
2. Sự kiện: Đại diện cho điều gì đó xảy ra trong quá trình (ví dụ: bắt đầu, kết thúc, sự kiện trung gian).
3. Hoạt động: Công việc được thực hiện trong một quy trình kinh doanh.
4. Cổng: Các điểm quyết định xác định luồng của quy trình.
5. Các tài liệu bổ sung: Thông tin bổ sung cung cấp thêm bối cảnh về quy trình.
6. Các đối tượng luồng: Kết nối các thành phần để thể hiện thứ tự các hoạt động.

Sơ đồ BPMN ví dụ

Hãy phân tích từng bước một sơ đồ BPMN để hiểu cách các thành phần này kết hợp với nhau để biểu diễn một quy trình kinh doanh.

Tổng quan sơ đồ

Sơ đồ BPMN ví dụ minh họa quy trình xử lý hàng hóa bao gồm hai người thực hiện trong một tổ chức.

Phân tích sơ đồ

1. Các bể và các làn:

   • Bể: Đại diện cho toàn bộ tổ chức tham gia vào quy trình.
   • Các làn: Chia bể thành các người thực hiện hoặc bộ phận khác nhau. Ở đây, chúng ta có hai làn: Người thực hiện 1 và Người thực hiện 2.

2. Sự kiện:

   • Sự kiện bắt đầu: Được biểu thị bằng một hình tròn, đây là điểm bắt đầu của quy trình. Trong ví dụ này, nó được kích hoạt bởi thông báo “Thông báo đến hàng hóa.”
   • Sự kiện trung gian: Được biểu diễn bằng hình tròn có viền hở, nó đại diện cho một sự kiện xảy ra giữa sự kiện bắt đầu và kết thúc. Ở đây, nó được ghi nhãn là “Không có.”
   • Sự kiện kết thúc: Được đánh dấu bằng hình tròn đậm, nó biểu thị sự hoàn thành của quy trình. Trong trường hợp này, đó là “Cập nhật chênh lệch.”

3. Hoạt động:

   • Kiểm kê hàng hóa: Đây là hoạt động đầu tiên do Người thực hiện 1 thực hiện sau thông báo đến hàng hóa.
   • Hoàn tất thủ tục hàng hóa: Hoạt động tiếp theo, diễn ra sau khi hàng hóa được kiểm kê.
   • Cập nhật sự chênh lệch: Một hoạt động được thực hiện bởi Người thực hiện 2 nếu phát hiện sự chênh lệch.

4. Các điểm chuyển tiếp:

   • Cổng chuyển tiếp riêng biệt: Được biểu diễn bằng hình thoi, nó đóng vai trò là điểm ra quyết định. Ở đây, nó xác định xem có phát hiện sự chênh lệch hay không, từ đó định hướng luồng hoạt động phù hợp.

5. Các tài liệu:

   • Ghi chú văn bản: Cung cấp thêm thông tin về quy trình. Trong sơ đồ này, nó giải thích “Ghi chú văn bản (Tài liệu + Liên kết).”
   • Cửa hàng dữ liệu: Đại diện cho nơi dữ liệu có thể được đọc hoặc ghi trong quá trình. Ở đây, đó là “Cơ sở dữ liệu kiểm kê.”
   • Đối tượng dữ liệu: Đại diện cho thông tin cần thiết hoặc được tạo ra trong quá trình. Trong trường hợp này, đó là một “Đối tượng dữ liệu.”
   • Liên kết dữ liệu: Được hiển thị bằng các mũi tên, nó chỉ ra luồng dữ liệu giữa các hoạt động và các cửa hàng dữ liệu hoặc đối tượng.

Luồng quy trình

1. Sự kiện bắt đầu: Quy trình bắt đầu với thông báo hàng hóa đến.
2. Kiểm kê hàng hóa: Người thực hiện 1 kiểm kê hàng hóa.
3. Hoàn tất hồ sơ hàng hóa: Sau khi kiểm kê, hồ sơ hàng hóa được hoàn tất.
4. Cổng ra riêng biệt: Một quyết định được đưa ra dựa trên việc phát hiện sự sai lệch hay không.
   • Nếu không phát hiện sai lệch nào, việc hoàn tất hồ sơ hàng hóa sẽ được kết thúc.
   • Nếu phát hiện sai lệch, Người thực hiện 2 cập nhật sai lệch.
5. Sự kiện kết thúc: Quy trình kết thúc bằng việc cập nhật sai lệch.

Kết luận

BPMN là một công cụ mạnh mẽ để trực quan hóa và quản lý các quy trình kinh doanh. Bằng cách phân tích sơ đồ BPMN thành các thành phần cấu thành, chúng ta có thể hiểu rõ cách các quy trình vận hành, nơi ra quyết định và cách dữ liệu được sử dụng. Ví dụ này minh họa sự đơn giản và hiệu quả của BPMN trong việc biểu diễn các quy trình kinh doanh phức tạp, biến nó thành một tài sản không thể thiếu cho cải tiến và tự động hóa quy trình.

Tài liệu tham khảo về BPMN

1. Hướng dẫn toàn diện về Visual Paradigm cho mô hình hóa quy trình kinh doanh
2. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh với phần mềm mô hình hóa quy trình kinh doanh BPMN của Visual Paradigm
3. Visual Paradigm: Giải pháp toàn diện cho mô hình hóa doanh nghiệp tích hợp
4. Giải mã BPMN: Hướng dẫn toàn diện về mô hình hóa quy trình kinh doanh
5. Điều hướng các quy trình kinh doanh với BPMN: Một hành trình trực quan
6. Visual Paradigm: Nền tảng mô hình hóa trực quan toàn diện nhất cho kiến trúc doanh nghiệp và thiết kế phần mềm
7. Các công cụ hàng đầu của Visual Paradigm cho mô hình hóa quy trình kinh doanh
8. Visual Paradigm: Công cụ hàng đầu cho mô hình hóa ArchiMate EA
9. Thành thạo công cụ BPMN của Visual Paradigm: Hướng dẫn học tập từng bước
10. Đơn giản hóa mô hình hóa quy trình kinh doanh với các công cụ BPMN của Visual Paradigm
11. BPMN — Hướng dẫn nhanh
12. BPMN trong nháy mắt — với công cụ BPMN trực tuyến miễn phí và ví dụ
13. Hướng dẫn toàn diện về BPMN
14. Mô hình hóa các quy trình Hiện tại và Tương lai
15. Làm thế nào để thực hiện phân tích khoảng cách với BPMN?
16. Visual Paradigm: Bộ công cụ toàn diện cho phát triển dự án CNTT và chuyển đổi số
17. Giới thiệu về BPMN Phần I – Visual Paradigm
18. Hướng dẫn BPMN với ví dụ – Quy trình nộp đơn xin nghỉ
19. Làm thế nào để vẽ sơ đồ BPMN?
20. Giải thích các loại hoạt động BPMN
21. Làm thế nào để tạo sơ đồ BPMN?
22. Làm thế nào để phát triển quy trình kinh doanh Hiện tại và Tương lai?
23. Làm thế nào để vẽ sơ đồ quy trình kinh doanh BPMN 2.0?
24. Giới thiệu về BPMN Phần IV – Dữ liệu và tài sản
25. Giới thiệu về BPMN Phần III – Luồng và đối tượng kết nối
26. Làm thế nào để vẽ sơ đồ hội thoại BPMN?
27. Ví dụ sơ đồ quy trình kinh doanh: Thứ tự
28. Ví dụ sơ đồ quy trình kinh doanh: Giải thưởng Nobel