Hướng dẫn toàn diện về ký hiệu hoạt động trong BPMN: Các khái niệm chính và ví dụ

Giới thiệu về ký hiệu hoạt động trong BPMN

Business Process Model and Notation (BPMN) là một biểu diễn đồ họa chuẩn hóa được sử dụng để mô hình hóa các quy trình kinh doanh. Trong BPMN, các hoạt động đóng vai trò trung tâm trong việc xác định công việc được thực hiện trong một quy trình. Hướng dẫn này cung cấp cái nhìn toàn diện về ký hiệu hoạt động trong BPMN, bao gồm các khái niệm chính, các loại hoạt động và các ví dụ minh họa cách sử dụng chúng.

Các khái niệm chính về ký hiệu hoạt động

Hoạt động là gì?

Một hoạt động trong BPMN đại diện cho công việc được thực hiện trong một quy trình kinh doanh. Nó được biểu diễn dưới dạng hình chữ nhật có các góc bo tròn và có thể được phân loại thêm thành các nhiệm vụ và các tiểu quy trình. Các hoạt động là thiết yếu để xác định thứ tự thực hiện công việc, phân công trách nhiệm và xác định luồng điều khiển trong một quy trình.

Các loại hoạt động

BPMN phân biệt giữa hai loại hoạt động chính:

1. Nhiệm vụ: Đại diện cho các đơn vị công việc nguyên tử không thể chia nhỏ hơn trong bối cảnh mô hình quy trình.
2. Tiểu quy trình: Đại diện cho các hoạt động phức tạp có thể được chia nhỏ thành các nhiệm vụ hoặc tiểu quy trình nhỏ hơn.

Nhiệm vụ

Các nhiệm vụ là các đơn vị cơ bản của công việc trong BPMN. Chúng được biểu diễn dưới dạng hình chữ nhật có các góc bo tròn và có thể được phân loại thêm dựa trên bản chất của chúng:

1. Nhiệm vụ: Một nhiệm vụ tổng quát đại diện cho một đơn vị công việc duy nhất.
2. Nhiệm vụ gửi: Đại diện cho hành động gửi một thông điệp đến một bên tham gia khác.
3. Nhiệm vụ nhận: Đại diện cho hành động nhận một thông điệp từ một bên tham gia khác.
4. Nhiệm vụ người dùng: Đại diện cho một nhiệm vụ yêu cầu sự tương tác từ con người.
5. Nhiệm vụ thủ công: Đại diện cho một nhiệm vụ được thực hiện thủ công, thường nằm ngoài sự kiểm soát của bộ động lực quy trình.
6. Nhiệm vụ quy tắc kinh doanh: Đại diện cho một nhiệm vụ liên quan đến việc áp dụng các quy tắc kinh doanh.
7. Nhiệm vụ kịch bản: Đại diện cho một nhiệm vụ liên quan đến việc thực thi một đoạn kịch bản.
8. Nhiệm vụ dịch vụ: Đại diện cho một nhiệm vụ liên quan đến việc gọi một dịch vụ.

Các quy trình con

Các quy trình con được sử dụng để biểu diễn các hoạt động phức tạp có thể được chia nhỏ thành các nhiệm vụ hoặc quy trình con nhỏ hơn. Chúng được biểu diễn dưới dạng các hình chữ nhật bo tròn với dấu cộng (+) bên trong. Các quy trình con có thể được phân loại thêm dựa trên hành vi của chúng:

1. Quy trình con lặp: Đại diện cho một quy trình con được lặp lại nhiều lần.
2. Quy trình con đa bản: Đại diện cho một quy trình con được thực hiện nhiều lần đồng thời.
3. Quy trình con bồi hoàn: Đại diện cho một quy trình con được thực hiện để bồi hoàn cho một hoạt động trước đó.
4. Quy trình con theo yêu cầu: Đại diện cho một quy trình con mà các nhiệm vụ có thể được thực hiện theo bất kỳ thứ tự nào.
5. Quy trình con bồi thường và quy trình con tạm thời: Kết hợp các đặc điểm của quy trình con bồi thường và quy trình con tạm thời.

Hoạt động gọi

Hoạt động gọi là một loại hoạt động đặc biệt, đại diện cho việc gọi một quy trình con có thể tái sử dụng. Nó được biểu diễn dưới dạng hình chữ nhật có viền bo tròn và nét đậm. Các hoạt động gọi được sử dụng để phân mảnh và tái sử dụng các quy trình con trong một mô hình quy trình.

Ví dụ về ký hiệu hoạt động

Sơ đồ BPMN (Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh) được cung cấp minh họa một quy trình xử lý đơn hàng, cụ thể tập trung vào tình trạng sẵn có của sản phẩm, mua hàng và giao tiếp với khách hàng. Dưới đây là phần giải thích và diễn giải chi tiết về sơ đồ:

Tổng quan

Sơ đồ nêu rõ các bước liên quan đến việc xử lý một đơn hàng, từ việc nhận đơn hàng đến việc giao sản phẩm hoặc xử lý các trường hợp sản phẩm không có sẵn. Nó bao gồm các điểm quyết định, nhiệm vụ, sự kiện và cổng điều khiển để quản lý luồng quy trình.

Giải thích chi tiết

1. Đơn hàng đã nhận

• Sự kiện: Quy trình bắt đầu với sự kiện “Đơn hàng đã nhận”, được biểu diễn bằng một hình tròn có biểu tượng bưu kiện. Điều này cho thấy rằng một đơn hàng đã được nhận, kích hoạt quy trình.

2. Kiểm tra sự sẵn có

• Nhiệm vụ: Nhiệm vụ đầu tiên là “Kiểm tra sự sẵn có”, được biểu diễn bằng hình chữ nhật có viền bo tròn. Nhiệm vụ này bao gồm việc xác minh xem sản phẩm đã đặt có sẵn trong kho hay không.

3. Điểm quyết định: Sản phẩm có sẵn?

• Cổng điều khiển: Quy trình sau đó đạt đến điểm quyết định, được biểu diễn bằng hình thoi. Cổng điều khiển này đánh giá xem sản phẩm có sẵn hay không.

Nếu sản phẩm có sẵn:

• Luồng tuần tự: Nếu mặt hàng có sẵn, quy trình sẽ đi theo hướng “Có”.
• Nhiệm vụ: Nhiệm vụ tiếp theo là “Giao hàng”, được biểu diễn bằng hình chữ nhật có góc bo. Nhiệm vụ này liên quan đến việc giao mặt hàng đến khách hàng.
• Nhiệm vụ: Sau khi giao hàng, nhiệm vụ “Thanh toán tài chính” được thực hiện, được biểu diễn bằng hình chữ nhật có góc bo với biểu tượng dấu đô la. Nhiệm vụ này liên quan đến xử lý thanh toán cho đơn hàng.
• Sự kiện: Quy trình kết thúc bằng sự kiện “Thanh toán đã nhận”, được biểu diễn bằng hình tròn có viền đỏ. Điều này cho thấy thanh toán đã được nhận thành công, đánh dấu kết thúc quy trình.

Nếu mặt hàng không có sẵn:

• Luồng trình tự: Nếu mặt hàng không có sẵn, quy trình sẽ đi theo hướng “Không”.
• Quy trình con: Quy trình con “Mua hàng” được khởi động, được biểu diễn bằng hình chữ nhật có góc bo với dấu cộng (+) bên trong. Quy trình con này liên quan đến việc mua mặt hàng từ nhà cung cấp.

4. Quy trình con Mua hàng

• Nhiệm vụ và sự kiện trong quy trình mua hàng:
  • Nhiệm vụ: Quy trình con mua hàng bao gồm các nhiệm vụ như đặt hàng với nhà cung cấp và quản lý giao hàng.
  • Sự kiện: Quy trình con xử lý các sự kiện như “Không giao được” và “Giao hàng trễ”, được biểu diễn bằng các hình tròn có biểu tượng.

Nếu không giao được hoặc giao hàng trễ:

• Luồng trình tự: Nếu bài viết không thể giao được hoặc có giao hàng trễ, quy trình sẽ đi theo các nhánh tương ứng.
• Nhiệm vụ: Nhiệm vụ “Thông báo cho khách hàng” được thực hiện, được biểu diễn bằng hình chữ nhật có góc bo. Nhiệm vụ này bao gồm việc thông báo cho khách hàng về vấn đề xảy ra.
• Sự kiện: Quy trình kết thúc với sự kiện “Khách hàng đã được thông báo”, được biểu diễn bằng hình tròn có viền đỏ. Điều này cho thấy khách hàng đã được thông báo, đánh dấu kết thúc của quy trình.

Nếu bài viết được thu mua thành công:

• Luồng trình tự: Nếu bài viết được thu mua thành công, quy trình tiếp tục.
• Nhiệm vụ: Nhiệm vụ “Thông báo cho khách hàng” được thực hiện, được biểu diễn bằng hình chữ nhật có góc bo. Nhiệm vụ này bao gồm việc thông báo cho khách hàng rằng bài viết hiện đã có sẵn.
• Nhiệm vụ: Nhiệm vụ “Xóa bài viết khỏi danh mục” được thực hiện, được biểu diễn bằng hình chữ nhật có góc bo. Nhiệm vụ này bao gồm việc xóa bài viết khỏi danh mục nếu nó không còn khả dụng để đặt hàng.
• Sự kiện: Quy trình kết thúc với sự kiện “Bài viết đã bị xóa”, được biểu diễn bằng hình tròn có viền đỏ. Điều này cho thấy bài viết đã bị xóa khỏi danh mục, đánh dấu kết thúc của quy trình.

Giải thích

Sơ đồ BPMN mô hình hóa hiệu quả quy trình xử lý đơn hàng, làm nổi bật các hoạt động chính, quyết định và sự kiện liên quan. Nó cung cấp một biểu diễn trực quan rõ ràng về quy trình, giúp dễ hiểu và quản lý hơn. Sơ đồ giúp xác định các điểm nghẽn tiềm tàng, chẳng hạn như chậm trễ trong thu mua, và đảm bảo rằng các hành động phù hợp được thực hiện để thông báo cho khách hàng và quản lý danh mục.

Kết luận

Ký hiệu hoạt động trong BPMN là một yếu tố nền tảng trong việc mô hình hóa các quy trình kinh doanh. Bằng cách hiểu rõ các loại hoạt động khác nhau và cách sử dụng chúng, bạn có thể tạo ra các mô hình quy trình rõ ràng và hiệu quả, phản ánh chính xác công việc được thực hiện trong tổ chức của mình. Dù bạn đang mô hình hóa các nhiệm vụ đơn giản hay các quy trình con phức tạp, BPMN cung cấp các công cụ và ký hiệu để ghi lại bản chất của các quy trình kinh doanh. Sơ đồ BPMN này là một công cụ quý giá giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng. Bằng cách xác định rõ các bước và điểm ra quyết định, nó giúp nâng cao hiệu suất, cải thiện giao tiếp và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Việc sử dụng ký hiệu BPMN chuẩn hóa giúp sơ đồ trở nên dễ tiếp cận đối với cả các bên liên quan kỹ thuật và phi kỹ thuật, thúc đẩy hợp tác tốt hơn và cải tiến quy trình.

Tham khảo BPMN