Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN): Hướng dẫn toàn diện kèm theo ví dụ thực tế

Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN) là một chuẩn ký hiệu đồ họa mạnh mẽ được thiết kế để mô hình hóa các quy trình kinh doanh. Được duy trì bởi Tổ chức Quản lý Đối tượng (OMG), BPMN đóng vai trò như một cầu nối giữa các bên liên quan về kinh doanh và kỹ thuật, cung cấp một sơ đồ rõ ràng và dễ hiểu về logic quy trình. Hướng dẫn này khám phá các nguyên tắc cơ bản của BPMN và minh họa cách áp dụng nó thông qua một ví dụ thực tế về quy trình đặt hàng đến thu tiền của một đại lý ô tô.

Tổng quan về BPMN

BPMN được thiết kế để dễ tiếp cận đối với cả người dùng kinh doanh và người dùng kỹ thuật, giúp tạo ra sự hiểu biết chung về các quy trình kinh doanh. Mục tiêu chính của nó là biểu diễn logic quy trình, bao gồm các hoạt động, sự kiện, cổng điều khiển và luồng tuần tự, theo cách rõ ràng và có cấu trúc.

Các khái niệm chính trong BPMN

Hoạt động

Các hoạt động đại diện cho các đơn vị công việc cụ thể được thực hiện trong một quy trình. Chúng nên được đặt tên theo định dạng động từ-danh từ, ví dụ như “Kiểm tra tín dụng”, để rõ ràng truyền tải hành động đang được thực hiện.

Sự kiện

Các sự kiện chỉ ra những sự kiện xảy ra làm kích hoạt hoặc ảnh hưởng đến luồng của một quy trình. Các sự kiện chính bao gồm:

• Sự kiện bắt đầu: Đánh dấu điểm bắt đầu của một quy trình.
• Sự kiện kết thúc: Chỉ ra sự hoàn thành của một quy trình.

Cổng điều khiển

Các cổng điều khiển kiểm soát luồng của một quy trình bằng cách chia tách hoặc hợp nhất các nhánh dựa trên điều kiện. Các cổng phổ biến bao gồm:

• Cổng loại loại trừ (XOR): Đại diện cho các điểm quyết định mà chỉ có một nhánh được chọn.
• Cổng song song: Cho phép thực hiện đồng thời nhiều nhánh.

Luồng tuần tự

Các luồng trình tự là các kết nối hình mũi tên liền để thể hiện thứ tự thực hiện các hoạt động. Chúng xác định trình tự các thao tác trong một quy trình.

Luồng tin nhắn

Các luồng tin nhắn là các kết nối đường nét đứt để biểu diễn sự giao tiếp giữa một quy trình và các bên bên ngoài, minh họa việc trao đổi thông tin và yêu cầu.

Các quy trình con

Các quy trình con bao bọc một chuỗi các hoạt động trong một hình dạng hoạt động duy nhất, cho phép biểu diễn quy trình theo cấp bậc. Chúng có thể được mở rộng để hiển thị các bước chi tiết hoặc thu gọn để che giấu độ phức tạp.

Các bể và các làn

Các bể biểu diễn các bên tham gia trong một hợp tác, trong khi các làn trong một bể phân loại thêm các hoạt động dựa trên vai trò hoặc bộ phận. Cấu trúc này giúp hình dung rõ trách nhiệm và các tương tác trong một quy trình.

Phương pháp và phong cách BPMN

Phương pháp ‘Phương pháp và phong cách’ nhấn mạnh việc tạo các mô hình BPMN chính xác, rõ ràng, đầy đủ và nhất quán. Những nguyên tắc này đảm bảo rằng các sơ đồ là công cụ hiệu quả cho giao tiếp và phân tích.

• Đúng đắn: Sơ đồ phải tuân thủ các quy tắc được nêu trong tài liệu quy chuẩn BPMN.
• Rõ ràng: Lôgic quy trình phải rõ ràng và dễ hiểu chỉ từ sơ đồ.
• Đầy đủ: Sơ đồ phải bao gồm tất cả các yếu tố thiết yếu của logic quy trình từ đầu đến cuối.
• Nhất quán: Các mô hình quy trình tương tự nên được tạo ra khi có cùng một tập hợp thông tin.

Các cấp độ và các lớp con

BPMN thường được thảo luận theo các cấp độ và các lớp con tuân thủ, định nghĩa mức độ phức tạp và chi tiết của các mô hình.

• Cấp độ 1: Tập trung vào một bộ các yếu tố BPMN cơ bản quen thuộc từ phương pháp biểu đồ luồng truyền thống, tương ứng với lớp tuân thủ Mô hình hóa Quy trình Mô tả.
• Cấp độ 2: Mở rộng bảng công cụ với các yếu tố bổ sung, bao gồm các loại sự kiện và cổng khác nhau, tương ứng với lớp tuân thủ Mô hình hóa Quy trình Phân tích.
• Lớp mô tả: Bao gồm các yếu tố cho các mô hình không thực thi, tập trung vào độ rõ ràng của biểu đồ.
• Lớp phân tích: Thêm các yếu tố để biểu diễn chi tiết hơn quy trình, cũng áp dụng cho các mô hình không thực thi.
• Lớp chung cho mô hình thực thi: Bao gồm các yếu tố và thuộc tính liên quan đến chi tiết quy trình có thể thực thi.

Các bước trong Phương pháp Mô hình hóa BPMN

Phương pháp BPMN cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc để tạo ra các mô hình quy trình hiệu quả. Các bước chính là:

1. Xác định phạm vi quy trình: Xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc của quy trình, ý nghĩa của một thể hiện quy trình và các trạng thái kết thúc khả dĩ.
2. Tạo bản đồ cấp cao: Liệt kê các hoạt động chính của quy trình.
3. Phát triển sơ đồ quy trình cấp cao: Sắp xếp các hoạt động cấp cao thành các quy trình con trong sơ đồ BPMN, sử dụng các cổng để thể hiện các nhánh điều kiện và đồng thời.
4. Mở rộng các quy trình con: Tạo các sơ đồ cấp con để chi tiết hóa các bước bên trong mỗi quy trình con.
5. Thêm các luồng tin nhắn: Minh họa các tương tác giữa quy trình và các thực thể bên ngoài bằng các luồng tin nhắn.

Nghiên cứu trường hợp: Quy trình đặt hàng đến thu tiền của đại lý ô tô

Nghiên cứu trường hợp này minh họa ứng dụng của BPMN trong việc mô hình hóa quy trình đặt hàng đến thu tiền của một đại lý ô tô, tuân theo phương pháp có cấu trúc được nêu ở trên.

1. Xác định phạm vi quy trình

• Bắt đầu: Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, bao gồm thỏa thuận mua một chiếc xe cụ thể với giá đã thỏa thuận.
• Kết thúc: Hoàn tất giao dịch tài chính và giao xe cho khách hàng.
• Trường hợp: Một đơn đặt hàng xe duy nhất.
• Trạng thái kết thúc:
  • Giao dịch hoàn tất (đóng giao dịch thành công)
  • Không có tài trợ (khách hàng không thể đảm bảo tài trợ)
  • Ngày giao hàng không chấp nhận được (khách hàng hủy do giao hàng bị chậm)

2. Tạo bản đồ cấp cao

• Hoàn tất đơn hàng (Bán hàng)
  • Trạng thái kết thúc: Đã đặt giữ từ kho, Trao đổi giữa đại lý, Đặt hàng từ nhà máy
• Nhận xe từ đại lý địa phương (Bán hàng, điều kiện)
  • Trạng thái kết thúc: Đã nhận xe
• Nhận xe từ nhà máy (Bán hàng, điều kiện)
  • Trạng thái kết thúc: Xe đã nhận, Đơn hàng đã hủy
• Chuẩn bị xe để giao hàng (Dịch vụ)
  • Trạng thái kết thúc: Sẵn sàng
• Thiết lập tài chính (Tài chính)
  • Trạng thái kết thúc: Tài chính được xác nhận, Tài chính không khả dụng
• Kết thúc và giao hàng (Tài chính)
  • Trạng thái kết thúc: Giao dịch hoàn tất
• Xử lý hủy đơn hàng (Tài chính, có điều kiện)
  • Trạng thái kết thúc: Ngày giao hàng không chấp nhận được, Tài chính không khả dụng

3. Phát triển sơ đồ quy trình cấp cao

• Quy trình bắt đầu bằng một sự kiện khởi động tin nhắn, “Nhận đơn hàng.”
• Mỗi hoạt động từ bản đồ cấp cao trở thành một quy trình con đã được thu gọn.
• Các điểm chuyển tiếp đại diện cho các nhánh điều kiện dựa trên trạng thái kết thúc của hoạt động.
• Các nhánh song song được sử dụng cho các hoạt động xảy ra đồng thời.
• Các sự kiện kết thúc đại diện cho các trạng thái kết thúc khác nhau của quy trình.

4. Mở rộng các quy trình con

• Mỗi quy trình con được mở rộng thành một sơ đồ cấp con, mô tả chi tiết các hoạt động liên quan. Ví dụ, “Hoàn tất đơn hàng” có thể bao gồm các hoạt động xác minh thông tin khách hàng, kiểm tra tình trạng sẵn có của xe và chuẩn bị hợp đồng đơn hàng.

5. Thêm các luồng tin nhắn

• Các luồng tin nhắn được thêm vào để thể hiện sự giao tiếp giữa đại lý xe và khách hàng, cũng như với các bên bên ngoài như ngân hàng hoặc nhà máy. Các luồng này minh họa việc trao đổi thông tin và yêu cầu trong suốt quy trình.

Bằng cách tuân theo các bước này và áp dụng các nguyên tắc của Phương pháp và Phong cách BPMN, một đại lý xe có thể tạo ra một mô hình rõ ràng, đầy đủ và nhất quán về quy trình từ đặt hàng đến thu tiền. Mô hình này sau đó có thể được sử dụng để cải tiến quy trình, đào tạo nhân viên hoặc làm nền tảng cho tự động hóa.

Cuốn hướng dẫn toàn diện này về BPMN cung cấp nền tảng vững chắc để hiểu và áp dụng mô hình hóa quy trình kinh doanh. Trường hợp nghiên cứu về quy trình đặt hàng đến thu tiền của đại lý ô tô minh họa rõ ràng cách áp dụng các nguyên tắc BPMN, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc biểu diễn quy trình một cách rõ ràng và có cấu trúc.

Tài liệu tham khảo về BPMN

1. Hướng dẫn toàn diện về Visual Paradigm cho mô hình hóa quy trình kinh doanh
2. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh với phần mềm mô hình hóa quy trình kinh doanh BPMN của Visual Paradigm
3. Visual Paradigm: Giải pháp toàn diện của bạn cho mô hình hóa doanh nghiệp tích hợp
4. Giải mã BPMN: Hướng dẫn toàn diện về mô hình hóa quy trình kinh doanh
5. Điều hướng các quy trình kinh doanh với BPMN: Một hành trình thị giác
6. Visual Paradigm: Nền tảng mô hình hóa thị giác toàn diện nhất cho kiến trúc doanh nghiệp và thiết kế phần mềm
7. Top công cụ Visual Paradigm cho mô hình hóa quy trình kinh doanh
8. Visual Paradigm: Công cụ hàng đầu cho mô hình hóa ArchiMate EA
9. Thành thạo công cụ BPMN của Visual Paradigm: Hướng dẫn học tập từng bước
10. Đơn giản hóa mô hình hóa quy trình kinh doanh với công cụ BPMN của Visual Paradigm
11. BPMN — Hướng dẫn nhanh
12. BPMN trong một cái nhìn tổng quan — kèm công cụ BPMN trực tuyến miễn phí và ví dụ
13. Hướng dẫn toàn diện về BPMN
14. Mô hình hóa các quy trình Hiện tại và Tương lai
15. Làm thế nào để thực hiện phân tích khoảng cách với BPMN?
16. Visual Paradigm: Bộ công cụ toàn diện cho phát triển dự án CNTT và chuyển đổi số
17. Giới thiệu về BPMN Phần I – Visual Paradigm
18. Hướng dẫn BPMN với ví dụ – Quy trình nộp đơn xin nghỉ
19. Làm thế nào để vẽ sơ đồ BPMN?
20. Các loại hoạt động BPMN được giải thích
21. Làm thế nào để tạo sơ đồ BPMN?
22. Làm thế nào để phát triển quy trình kinh doanh hiện tại và tương lai?
23. Làm thế nào để vẽ sơ đồ quy trình kinh doanh BPMN 2.0?
24. Giới thiệu về BPMN Phần IV – Dữ liệu và tài sản
25. Giới thiệu về BPMN Phần III – Luồng và các đối tượng kết nối
26. Làm thế nào để vẽ sơ đồ hội thoại BPMN?
27. Ví dụ sơ đồ quy trình kinh doanh: Thứ tự
28. Ví dụ sơ đồ quy trình kinh doanh: Giải thưởng Nobel