Sơ đồ BPMN: Hướng dẫn chuyên gia để trực quan hóa và cải thiện các quy trình công việc kinh doanh

Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN) là một phương pháp chuẩn hóa để trực quan hóa các quy trình kinh doanh. Nó cung cấp một biểu diễn đồ họa dễ hiểu cho cả các bên liên quan kỹ thuật và phi kỹ thuật. Dưới đây là các hướng dẫn toàn diện để tạo ra các sơ đồ BPMN hiệu quả:

1. Hiểu rõ các thành phần cốt lõi

BPMN bao gồm một số thành phần cốt lõi, mỗi thành phần phục vụ một mục đích cụ thể:

• Các bể và các làn: Đại diện cho các bên tham gia hoặc các phòng ban khác nhau trong một quy trình.
• Sự kiện: Đại diện cho các sự kiện xảy ra trong quá trình (ví dụ: sự kiện bắt đầu, sự kiện trung gian, sự kiện kết thúc).
• Hoạt động: Đại diện cho công việc được thực hiện trong một quy trình.
• Cổng: Đại diện cho các điểm quyết định kiểm soát luồng của quy trình.
• Các tài liệu bổ sung: Cung cấp thêm thông tin về quy trình (ví dụ: chú thích, kho dữ liệu).
• Các đối tượng luồng: Kết nối các thành phần để thể hiện trình tự các hoạt động.

2. Xác định phạm vi và mục tiêu

Trước khi tạo sơ đồ BPMN, hãy xác định rõ phạm vi và mục tiêu của quy trình mà bạn đang mô hình hóa. Hiểu rõ quy trình hướng đến điều gì và các giới hạn của nó.

3. Sử dụng ký hiệu BPMN chuẩn

Tuân thủ các ký hiệu BPMN chuẩn để đảm bảo sự rõ ràng và nhất quán:

• Sự kiện bắt đầu: Được biểu diễn bằng một hình tròn nhỏ.
• Sự kiện kết thúc: Được biểu diễn bằng một hình tròn đậm.
• Sự kiện trung gian: Được biểu diễn bằng một hình tròn kép.
• Nhiệm vụ/hoạt động: Được biểu diễn bằng một hình chữ nhật bo góc.
• Cổng: Được biểu diễn bằng hình thoi.
• Mũi tên luồng: Sử dụng mũi tên liền để biểu diễn luồng trình tự và mũi tên gạch chéo để biểu diễn luồng tin nhắn.

4. Đơn giản hóa và rõ ràng

• Tránh làm phức tạp hóa: Tập trung vào các hoạt động và quyết định chính. Tránh các chi tiết không cần thiết có thể làm rối diagram.
• Sử dụng nhãn mô tả: Nhãn rõ ràng cho từng phần tử để mô tả mục đích hoặc hành động của nó.

5. Sử dụng các làn để tổ chức

• Các bể và làn: Sử dụng các bể để biểu diễn các tổ chức khác nhau hoặc các bên tham gia chính, và các làn để biểu diễn các phòng ban hoặc vai trò trong một tổ chức. Điều này giúp hình dung rõ trách nhiệm.

6. Mô hình hóa các điểm quyết định bằng các cổng

• Các cổng loại loại trừ: Sử dụng cho các quyết định mà chỉ có một con đường được chọn.
• Các cổng loại bao hàm: Sử dụng cho các quyết định mà nhiều con đường có thể được chọn đồng thời.
• Các cổng song song: Sử dụng cho các hoạt động diễn ra đồng thời.

7. Bao gồm các sự kiện cho các mốc quan trọng trong quy trình

• Sự kiện bắt đầu: Chỉ ra nơi quy trình bắt đầu.
• Sự kiện trung gian: Hiển thị các sự kiện quan trọng trong quy trình.
• Sự kiện kết thúc: Chỉ ra kết thúc của quy trình hoặc một con đường cụ thể.

8. Sử dụng các công cụ bổ sung để cung cấp thông tin thêm

• Ghi chú văn bản: Cung cấp giải thích hoặc chi tiết bổ sung.
• Các kho dữ liệu: Biểu diễn các cơ sở dữ liệu hoặc kho lưu trữ.
• Các đối tượng dữ liệu: Đại diện cho tài liệu hoặc đầu vào/đầu ra dữ liệu.

9. Xác minh và xem xét

• Xem xét cùng các bên liên quan: Đảm bảo sơ đồ phản ánh chính xác quy trình bằng cách xem xét nó cùng các bên liên quan.
• Lặp lại khi cần thiết: Sẵn sàng thực hiện các chỉnh sửa dựa trên phản hồi hoặc thay đổi trong quy trình.

10. Tài liệu hóa quy trình

• Tạo mô tả quy trình: Đi kèm sơ đồ BPMN bằng mô tả văn bản để cung cấp bối cảnh và chi tiết bổ sung.
• Bao gồm ví dụ: Sử dụng ví dụ để minh họa các phần phức tạp của quy trình.

11. Sử dụng công cụ để tăng hiệu quả

• Phần mềm BPMN: Sử dụng các công cụ phần mềm được thiết kế để tạo sơ đồ BPMN nhằm đảm bảo độ chính xác và dễ sử dụng.

12. Đào tạo đội nhóm của bạn

• Đào tạo BPMN: Đảm bảo các thành viên trong đội nhóm quen thuộc với ký hiệu và các phương pháp tốt nhất trong BPMN để thúc đẩy giao tiếp và hợp tác hiệu quả.

Bằng cách tuân theo các hướng dẫn này, bạn có thể tạo ra các sơ đồ BPMN rõ ràng, hiệu quả, phản ánh chính xác các quy trình kinh doanh và hỗ trợ cải tiến quy trình cũng như tự động hóa.

Tài liệu tham khảo BPMN

1. Hướng dẫn toàn diện về Visual Paradigm cho mô hình hóa quy trình kinh doanh
2. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh với phần mềm mô hình hóa quy trình kinh doanh BPMN của Visual Paradigm
3. Visual Paradigm: Giải pháp toàn diện của bạn cho mô hình hóa doanh nghiệp tích hợp
4. Giải mã BPMN: Hướng dẫn toàn diện về mô hình hóa quy trình kinh doanh
5. Điều hướng các quy trình kinh doanh với BPMN: Một hành trình thị giác
6. Visual Paradigm: Nền tảng mô hình hóa thị giác toàn diện nhất cho kiến trúc doanh nghiệp và thiết kế phần mềm
7. Top công cụ Visual Paradigm cho mô hình hóa quy trình kinh doanh
8. Visual Paradigm: Công cụ hàng đầu cho mô hình hóa ArchiMate EA
9. Thành thạo công cụ BPMN của Visual Paradigm: Hướng dẫn học tập từng bước
10. Đơn giản hóa mô hình hóa quy trình kinh doanh với công cụ BPMN của Visual Paradigm
11. BPMN — Hướng dẫn nhanh
12. BPMN trong một cái nhìn tổng quan — với công cụ BPMN trực tuyến miễn phí và các ví dụ
13. Hướng dẫn toàn diện về BPMN
14. Mô hình hóa các quy trình Hiện tại và Tương lai
15. Làm thế nào để thực hiện phân tích khoảng cách bằng BPMN?
16. Visual Paradigm: Bộ công cụ toàn diện cho phát triển dự án CNTT và chuyển đổi số
17. Giới thiệu về BPMN Phần I – Visual Paradigm
18. Hướng dẫn BPMN với ví dụ – Quy trình nộp đơn xin nghỉ
19. Làm thế nào để vẽ sơ đồ BPMN?
20. Giải thích các loại hoạt động BPMN
21. Làm thế nào để tạo sơ đồ BPMN?
22. Làm thế nào để phát triển quy trình kinh doanh Hiện tại và Tương lai?
23. Làm thế nào để vẽ sơ đồ quy trình kinh doanh BPMN 2.0?
24. Giới thiệu về BPMN Phần IV – Dữ liệu và tài sản
25. Giới thiệu về BPMN Phần III – Luồng và các đối tượng kết nối
26. Làm thế nào để vẽ sơ đồ hội thoại BPMN?
27. Ví dụ sơ đồ quy trình kinh doanh: Thứ tự
28. Ví dụ sơ đồ quy trình kinh doanh: Giải thưởng Nobel