Hướng dẫn toàn diện về ký hiệu hoạt động BPMN

Business Process Model and Notation (BPMN) là một ký hiệu đồ họa chuẩn hóa được sử dụng để mô hình hóa các quy trình kinh doanh một cách rõ ràng và nhất quán. Một trong những yếu tố cốt lõi của BPMN là Hoạt động, được biểu diễn bằng các hình chữ nhật bo tròn. Các hoạt động đại diện cho công việc được thực hiện trong một quy trình và là yếu tố thiết yếu để chi tiết hóa các bước và nhiệm vụ thúc đẩy một luồng công việc. Hướng dẫn này, dựa trên hình ảnh được cung cấp, giải thích chi tiết ký hiệu hoạt động BPMN, bao gồm các loại, các loại con và các ví dụ thực tế, nhằm giúp người mới bắt đầu và người dùng nâng cao có thể mô hình hóa quy trình một cách hiệu quả.

Hoạt động BPMN là gì?

Các hoạt động trong BPMN đại diện cho công việc hoặc nhiệm vụ được thực hiện bởi một tổ chức hoặc cá nhân trong một quy trình kinh doanh. Chúng được biểu diễn dưới dạng hình chữ nhật bo tròn và đóng vai trò là các khối xây dựng của một quy trình, minh họa các bước cần thiết để đạt được mục tiêu. Các hoạt động có thể là nguyên tử (các nhiệm vụ đơn lẻ, không thể chia nhỏ) hoặc hợp thành (các nhiệm vụ phức tạp được chia nhỏ thành các quy trình con). Việc hiểu rõ các hoạt động là điều cần thiết để tạo ra các sơ đồ BPMN chính xác và có thể hành động.

Đặc điểm chính của các hoạt động:

• Chúng là một bước trong quy trình.
• Chúng có thể dao động từ các nhiệm vụ đơn giản, thủ công đến các luồng công việc phức tạp, tự động hóa.
• Chúng có thể được chi tiết hóa thêm bằng các ký hiệu cụ thể để chỉ loại công việc hoặc mức độ phức tạp.

Các loại hoạt động BPMN

Các hoạt động BPMN được phân loại thành hai loại chính: Nhiệm vụ và Quy trình con. Dưới đây, chúng tôi khám phá từng loại, các loại con và ý nghĩa của chúng.

1. Nhiệm vụ

Một Nhiệm vụ là một hoạt động đơn giản, nguyên tử được sử dụng khi công việc được thực hiện trong quy trình chưa được định nghĩa ở mức chi tiết hơn. Nó đại diện cho một đơn vị công việc duy nhất mà không thể chia nhỏ hơn trong sơ đồ hiện tại. Các nhiệm vụ là loại hoạt động phổ biến nhất trong BPMN và được biểu diễn dưới dạng hình chữ nhật bo tròn cơ bản.

Các loại con của nhiệm vụ

BPMN định nghĩa một số loại nhiệm vụ chuyên biệt, mỗi loại có một biểu tượng độc đáo bên trong hình chữ nhật bo tròn để chỉ ra bản chất của công việc. Các loại con này giúp xác định cách thức thực hiện hoặc tự động hóa nhiệm vụ:

• Nhiệm vụ người dùng (biểu tượng người, 👤):
  Đại diện cho một nhiệm vụ được thực hiện bởi người dùng, thường tương tác với một hệ thống hoặc ứng dụng.
  Ví dụ: Một nhân viên điền vào mẫu đơn xin nghỉ phép trên cổng thông tin công ty (ví dụ: “Điền vào Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép” từ quy trình xin nghỉ phép của Công ty ABC).
• Nhiệm vụ thủ công (Icon bàn tay, ✋):
  Đ代表 một nhiệm vụ được thực hiện mà không cần sự hỗ trợ từ bất kỳ tự động hóa quy trình kinh doanh hay ứng dụng nào, dựa vào nỗ lực của con người.
  Ví dụ: Một nhân viên kho kiểm tra thủ công một mẫu sản phẩm trong quá trình sản xuất (ví dụ: “Xem xét Mẫu Sản phẩm” tại Nhà máy Hello World).
• Nhiệm vụ dịch vụ (Icon bánh răng, ⚙️):
  Đ代表 một nhiệm vụ tự động được thực hiện bởi công cụ hoặc dịch vụ tự động hóa quy trình kinh doanh, chẳng hạn như API hoặc tích hợp hệ thống.
  Ví dụ: Tự động tạo kế hoạch sản xuất trong hệ thống sản xuất dựa trên đơn hàng khách hàng (ví dụ: “Phát hành Yêu cầu Sản xuất” tại Nhà máy Hello World).
• Nhiệm vụ gửi (Icon bưu kiện, ✉️):
  Đ代表 một nhiệm vụ gửi tin nhắn đến người tham gia bên ngoài hoặc bên trong, chẳng hạn như email hoặc thông báo.
  Ví dụ: Thông báo cho khách hàng qua email về trạng thái giao hàng sản phẩm (ví dụ: “Thông báo chấp nhận yêu cầu” trong quy trình xin nghỉ phép của Công ty ABC).
• Nhiệm vụ nhận (Icon bưu kiện với mũi tên, ✉️⬅️):
  Đ代表 một nhiệm vụ chờ đợi tin nhắn từ người tham gia bên ngoài hoặc bên trong.
  Ví dụ: Chờ đợi bản vẽ khái niệm 2D từ khách hàng trước khi bắt đầu công việc thiết kế (ví dụ: “Phát hành Yêu cầu” từ làn khách hàng tại Nhà máy Hello World).
• Nhiệm vụ kịch bản (Icon kịch bản, 📜):
  Đ代表 một nhiệm vụ được thực hiện bởi một đoạn mã kịch bản hoặc mã tự động, thường được thực hiện trong bộ động lực quy trình kinh doanh.
  Ví dụ: Chạy một kịch bản để xác minh ước tính chi phí trong quá trình phát triển sản phẩm (ví dụ: “Ước tính Chi phí” tại Nhà máy Hello World).
• Nhiệm vụ tham chiếu (Icon mũi tên lên, ⬆️):
  Đ代表 một nhiệm vụ tham chiếu đến một quy trình hoặc nhiệm vụ khác được định nghĩa ở nơi khác, thường được sử dụng để tái sử dụng hoặc chuẩn hóa.
  Ví dụ: Tham chiếu đến quy trình kiểm tra chất lượng chuẩn hóa trong quá trình xác minh sản phẩm (ví dụ: “Xác minh Sản phẩm” tại Nhà máy Hello World).

Ví dụ về các nhiệm vụ đang hoạt động

Hãy xem xét quy trình phát triển sản phẩm tại Nhà máy Hello World:

• Nhiệm vụ người dùng: “Phát triển Bản phác thảo 3D” bởi một nhà thiết kế sử dụng phần mềm CAD.
• Nhiệm vụ thủ công: “Xem xét mẫu thử” bởi một thành viên trong nhóm kiểm tra trực tiếp mẫu thử.
• Nhiệm vụ dịch vụ: “Bắt đầu sản xuất” được tự động hóa bởi hệ thống sản xuất.
• Nhiệm vụ gửi: “Chuẩn bị Hóa đơn” để thông báo cho khách hàng về chi tiết thanh toán.
• Nhiệm vụ nhận: Đang chờ “Bản vẽ Khái niệm 2D” từ khách hàng.

2. Quy trình con

Một Quy trình con là một hoạt động phức hợp mà chi tiết được xác định dưới dạng luồng của các hoạt động, nhiệm vụ hoặc quy trình con khác. Nó đại diện cho một quy trình phức tạp và phân cấp hơn bên trong quy trình chính. Các quy trình con được biểu diễn dưới dạng hình chữ nhật tròn với ký hiệu “+” hoặc “−” (biểu tượng mở rộng/rút gọn) và có thể được phân loại thêm.

Các loại quy trình con

• Quy trình con nhúng (Hình chữ nhật tròn với “+” bên trong):
  Đại diện cho một quy trình con hoàn toàn phụ thuộc vào quy trình cha. Nó không thể chứa các vùng hoặc làn và được sử dụng để mô hình hóa các bước chi tiết trong cùng một ngữ cảnh.
  Ví dụ: Trong “Phát triển Bản phác thảo 3D” tại Nhà máy Hello World, một quy trình con nhúng có thể bao gồm các nhiệm vụ như “Tạo Thiết kế ban đầu”, “Chạy Mô phỏng” và “Tinh chỉnh Mô hình”, tất cả đều nằm trong làn Bộ phận Thiết kế.
• Quy trình con tái sử dụng (Hình chữ nhật tròn với “+” bên trong, thường có viền):
  Đại diện cho một quy trình độc lập, có thể tái sử dụng, được xác định riêng biệt dưới dạng một sơ đồ BPMN khác. Nó không phụ thuộc vào quy trình cha và có thể được sử dụng lại trong nhiều quy trình khác nhau.
  Ví dụ: Một quy trình con tái sử dụng cho “Xác minh Sản phẩm” tại Nhà máy Hello World, được sử dụng trên nhiều dòng sản phẩm khác nhau, mô tả các bước kiểm tra chất lượng, kiểm thử và chứng nhận.

Ví dụ về các quy trình con đang hoạt động

Trong quy trình nộp đơn xin nghỉ phép tại Công ty ABC:

• Một Quy trình con nhúng có thể được thêm vào “Đánh giá đơn xin nghỉ phép”, chia nhỏ thành các nhiệm vụ như “Kiểm tra khả năng sẵn sàng”, “Xem xét chính sách”, và “Tư vấn với các trưởng nhóm.”
• Một Quy trình con tái sử dụng được có thể là “Quản lý đơn đăng ký” trong luồng nhân sự, được tái sử dụng cho các quy trình nhân sự khác như phê duyệt nghỉ phép hoặc nghỉ ốm, được định nghĩa như một sơ đồ riêng biệt với các nhiệm vụ như “Cập nhật hồ sơ”, “Thông báo cho bộ phận lương”, và “Lên lịch nghỉ phép.”

Cách các hoạt động phù hợp vào sơ đồ BPMN

Các hoạt động là yếu tố thiết yếu trong sơ đồ BPMN, kết nối với các yếu tố khác như sự kiện, cổng điều kiện và luồng để tạo thành một mô hình quy trình hoàn chỉnh:

• Sự kiện: Các hoạt động thường theo sau các sự kiện khởi đầu (ví dụ: “Phát hành yêu cầu” kích hoạt “Thiết kế mẫu 3D”) và đi trước các sự kiện kết thúc (ví dụ: “Giao hàng” kết thúc quy trình).
• Cổng điều kiện: Các hoạt động có thể bị ảnh hưởng bởi các điểm ra quyết định, chẳng hạn như “Chấp nhận mẫu thử?” dẫn đến “Đặt hàng” hoặc “Yêu cầu thay đổi.”
• Luồng tuần tự: Các mũi tên liền nối các hoạt động theo thứ tự, thể hiện trình tự thực hiện (ví dụ: “Thiết kế mẫu 3D” → “Chuẩn bị mẫu thử”).
• Luồng tin nhắn: Các hoạt động liên quan đến giao tiếp (ví dụ: Nhiệm vụ gửi/nhận) sử dụng mũi tên đứt đoạn để thể hiện các tương tác (ví dụ: khách hàng gửi “Bản vẽ khái niệm 2D”).

Các thực hành tốt nhất khi sử dụng các hoạt động BPMN

Để mô hình hóa quy trình hiệu quả bằng các hoạt động BPMN, hãy tuân theo các hướng dẫn sau:

• Chọn loại nhiệm vụ phù hợp: Sử dụng các biểu tượng nhiệm vụ cụ thể (Người dùng, Thủ công, Dịch vụ, v.v.) để làm rõ cách thức thực hiện công việc, cải thiện tính dễ đọc.
• Sử dụng quy trình con cho độ phức tạp: Chia nhỏ các hoạt động phức tạp thành các quy trình con để quản lý chi tiết mà không làm rối sơ đồ chính.
• Duy trì tính nhất quán: Sử dụng tên gọi và ký hiệu nhất quán (ví dụ: luôn dùng “Nhiệm vụ người dùng” cho các tương tác của con người) để đảm bảo tính rõ ràng.
• Cân bằng giữa chi tiết và đơn giản: Tránh làm phức tạp quá sơ đồ bằng quá nhiều quy trình con; sử dụng nhiệm vụ cho các bước nguyên tử và quy trình con cho các quy trình phức hợp.
• Tài liệu minh họa: Thêm chú thích hoặc đối tượng dữ liệu (ví dụ: “Kế hoạch sản xuất”) để cung cấp bối cảnh cho các hoạt động, nâng cao sự hiểu biết.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

• Sử dụng quá nhiều nhiệm vụ: Tránh mô hình hóa mỗi hành động nhỏ thành một nhiệm vụ riêng biệt; nhóm các bước liên quan vào các tiểu quy trình để tăng tính rõ ràng.
• Bỏ qua loại nhiệm vụ: Sử dụng các nhiệm vụ chung thay vì các loại cụ thể (ví dụ: Người dùng, Dịch vụ) có thể làm mờ nét cách thức thực hiện công việc.
• Bỏ qua các tiểu quy trình: Không sử dụng tiểu quy trình cho các hoạt động phức tạp có thể khiến sơ đồ trở nên khó theo dõi.
• Thiếu luồng: Đảm bảo tất cả các hoạt động được kết nối bằng luồng thứ tự hoặc luồng tin nhắn để tránh sự mơ hồ trong luồng quy trình.

Các ví dụ thực tế trong nhiều ngành nghề

Dưới đây là các ví dụ bổ sung về các hoạt động BPMN trong các bối cảnh khác nhau:

1. Y tế – Tiếp nhận bệnh nhân:
   • Nhiệm vụ người dùng: “Đăng ký bệnh nhân” (y tá nhập dữ liệu vào hệ thống).
   • Nhiệm vụ thủ công: “Kiểm tra dấu hiệu sinh tồn” (bác sĩ đánh giá bệnh nhân bằng tay).
   • Nhiệm vụ dịch vụ: “Lên lịch hẹn” (hệ thống đặt lịch tự động).
   • Tiểu quy trình (nhúng): “Thực hiện các xét nghiệm chẩn đoán,” bao gồm các nhiệm vụ như “Yêu cầu xét nghiệm máu” và “Phân tích kết quả.”
2. Bán lẻ – Thực hiện đơn hàng:
   • Nhiệm vụ gửi: “Thông báo cho khách hàng về trạng thái đơn hàng” (xác nhận qua email).
   • Nhiệm vụ nhận: “Nhận thanh toán” (đợi khách hàng thanh toán).
   • Tiểu quy trình (có thể tái sử dụng): “Đóng gói đơn hàng,” được tái sử dụng trên nhiều dòng sản phẩm khác nhau, bao gồm các nhiệm vụ như “Chọn sản phẩm,” “Bọc sản phẩm,” và “Dán nhãn gói hàng.”
3. Tài chính – Duyệt vay:
   • Nhiệm vụ người dùng: “Xem xét đơn vay” (cán bộ cho vay đánh giá hồ sơ).
   • Nhiệm vụ dịch vụ: “Thực hiện kiểm tra tín dụng” (hệ thống tự động kiểm tra điểm tín dụng).
   • Quy trình con (được nhúng): “Xác minh thu nhập,” bao gồm “Yêu cầu sao kê lương” và “Xác thực việc làm.”

Kết luận

Ký hiệu hoạt động BPMN, được biểu diễn bằng các hình chữ nhật bo tròn, là nền tảng của mô hình hóa quy trình, cho phép biểu diễn chi tiết công việc trong một quy trình kinh doanh. Các nhiệm vụ (nguyên tử, với các loại con như Người dùng, Thủ công, Dịch vụ) và quy trình con (hợp thành, bao gồm nhúng và tái sử dụng) cung cấp sự linh hoạt để mô hình hóa cả các luồng công việc đơn giản và phức tạp. Bằng cách hiểu và áp dụng các ký hiệu này—sử dụng các ví dụ như Sản xuất Hello World, Công ty ABC hoặc các ví dụ khác—bạn có thể tạo ra các sơ đồ BPMN rõ ràng, có thể hành động để ghi chép, phân tích và tối ưu hóa quy trình. Dù bạn đang mô hình hóa phát triển sản phẩm, yêu cầu nghỉ phép hay dịch vụ khách hàng, việc thành thạo các hoạt động BPMN sẽ đảm bảo các sơ đồ của bạn chính xác, truyền đạt rõ ràng và phù hợp với các tiêu chuẩn ngành.

Hướng dẫn này, dựa trên hình ảnh được cung cấp, trang bị cho bạn kiến thức để sử dụng hiệu quả các hoạt động BPMN, cung cấp các ví dụ thực tế và các phương pháp tốt nhất cho các ứng dụng thực tế.