Hướng dẫn toàn diện về Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN)

Giới thiệu về BPMN

Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN) là một ngôn ngữ mô hình hóa trực quan được thiết kế cho phân tích kinh doanh và xác định các luồng công việc quy trình doanh nghiệp. Nó phục vụ như một ký hiệu chuẩn mở cho các sơ đồ luồng đồ họa định nghĩa các luồng công việc quy trình kinh doanh. BPMN được sử dụng rộng rãi nhờ tính trực quan của nó, giúp các bên liên quan khác nhau, bao gồm người dùng kinh doanh, chuyên gia phân tích, nhà phát triển phần mềm và kiến trúc sư dữ liệu, dễ dàng tiếp cận.

Lịch sử của BPMN

BPMN ban đầu được phát triển bởi Liên minh Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPMI) vào năm 2004. Sau khi BPMI sáp nhập với Tổ chức Quản lý Đối tượng (OMG) vào năm 2005, OMG đã tiếp quản việc bảo trì BPMN. Tài liệu Đặc tả BPMN đầu tiên được OMG phát hành vào tháng Hai năm 2006. Phiên bản 2.0 được giới thiệu vào năm 2010, và phiên bản mới nhất, BPMN 2.0.2, đã được ISO công bố chính thức như chuẩn phiên bản năm 2013: ISO/IEC 19510.

Lợi ích của BPMN

BPMN mang lại nhiều lợi ích chính:

• Tiêu chuẩn hóa: Đây là một chuẩn ngành được phát triển bởi liên minh OMG.
• Rõ ràng: Cung cấp cho doanh nghiệp khả năng định nghĩa và hiểu rõ các quy trình thông qua các sơ đồ quy trình kinh doanh (BPDs).
• Giao tiếp: Gắn kết khoảng cách giữa thiết kế quy trình kinh doanh và triển khai, đảm bảo tất cả các bên liên quan hiểu rõ các quy trình.
• Đơn giản và mạnh mẽ: Dễ học nhưng đủ mạnh mẽ để mô tả các quy trình kinh doanh phức tạp.

Mục tiêu của BPMN

BPMN nhằm hỗ trợ nhiều vai trò khác nhau trong tổ chức:

• Chuyên gia kỹ thuật: Chịu trách nhiệm triển khai quy trình.
• Nhà phân tích kinh doanh: Tạo và cải tiến quy trình.
• Nhà quản lý: Giám sát và kiểm soát quy trình.

Tổng quan về BPMN

Hiểu rõ cách một doanh nghiệp vận hành là điều quan trọng đối với việc cải tiến quy trình. BPMN cung cấp một biểu diễn đồ họa về các luồng công việc doanh nghiệp, giúp các nhà phân tích và bên liên quan dễ dàng hiểu và phân tích quy trình. Mỗi quy trình trong BPMN được biểu diễn dưới dạng một chuỗi các bước (hoạt động) được thực hiện theo thứ tự hoặc đồng thời theo các quy tắc kinh doanh.

Ký hiệu BPMN

BPMN sử dụng các sơ đồ với các yếu tố đồ họa để mô tả quy trình. Những biểu diễn trực quan này giúp người dùng dễ dàng hiểu logic của một quy trình. Các yếu tố được phân loại để hỗ trợ nhận diện và sử dụng.

Các cấu trúc cơ bản

Các yếu tố BPMN được chia thành năm danh mục cơ bản:

1. Swimlanes: Các container đồ họa đại diện cho các bên tham gia quy trình.
2. Các yếu tố luồng: Các yếu tố kết nối để tạo thành các luồng công việc doanh nghiệp, bao gồm Sự kiện, Hoạt động và Cổng.
3. Các đối tượng kết nối: Các bộ nối kết nối các đối tượng luồng, chẳng hạn như Luồng thứ tự, Luồng tin nhắn, Liên kết và Liên kết dữ liệu.
4. Dữ liệu: Thông tin cần thiết hoặc được tạo ra trong quá trình kinh doanh, bao gồm Đối tượng dữ liệu, Dữ liệu đầu vào, Dữ liệu đầu ra và Kho dữ liệu.
5. Các tài liệu bổ sung: Thông tin bổ sung không ảnh hưởng đến luồng, chẳng hạn như Nhóm và Ghi chú văn bản.

Swimlanes

Các đường dọc là các hộp hình chữ nhật đại diện cho các bên tham gia trong một quy trình kinh doanh. Chúng có thể được sắp xếp theo chiều ngang hoặc chiều dọc và chứa các đối tượng luồng do bên tham gia thực hiện. Có hai loại đường dọc:

• Các bể chứa: Đại diện cho các bên tham gia như các phòng ban hoặc vai trò.
• Các làn: Các phân vùng con của bể chứa, đại diện cho các thực thể hoặc vai trò cụ thể bên trong một bể chứa.

Các hoạt động

Các hoạt động là những công việc được thực hiện trong một quy trình kinh doanh, được hiển thị dưới dạng hình chữ nhật tròn. Có hai loại:

• Nhiệm vụ: Các công việc nguyên tử không thể chia nhỏ hơn.
• Các quy trình con: Các công việc phức tạp có thể được chi tiết hóa thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.

Sự kiện

Các sự kiện là những sự kiện có thể ảnh hưởng đến một quy trình kinh doanh, được hiển thị dưới dạng hình tròn. Có ba loại:

• Sự kiện bắt đầu: Chỉ ra điểm bắt đầu của một quy trình.
• Sự kiện trung gian: Điều khiển luồng kinh doanh dựa trên các điều kiện đã xác định.
• Sự kiện kết thúc: Đánh dấu sự hoàn thành của một quy trình.

Các cổng

Các cổng điều khiển luồng của một quy trình kinh doanh dựa trên các điều kiện, được hiển thị dưới dạng hình thoi. Các loại bao gồm:

• Cổng loại loại trừ: Điều khiển luồng dựa trên dữ liệu quy trình đã cho.

• Cổng loại bao hàm: Tạo ra các nhánh song song dựa trên điều kiện.

• Cổng song song: Thực hiện các luồng song song mà không cần kiểm tra điều kiện.

• Cổng dựa trên sự kiện: Mô hình hóa các đường đi thay thế dựa trên sự kiện.

Các đối tượng kết nối

Các đối tượng kết nối liên kết các phần tử luồng:

• Luồng thứ tự: Kết nối các phần tử luồng trong cùng một bể.

• Luồng tin nhắn: Hiển thị sự giao tiếp giữa các bể.

Dữ liệu

Các đối tượng dữ liệu đại diện cho thông tin được tạo ra hoặc cần thiết trong một quy trình kinh doanh. Các loại bao gồm:

• Đối tượng dữ liệu: Dữ liệu chung.
• Dữ liệu đầu vào: Dữ liệu cần thiết cho một quy trình.
• Đầu ra dữ liệu: Dữ liệu được tạo ra bởi một quy trình.
• Kho dữ liệu: Lưu trữ dữ liệu bền vững.

Các thành phần bổ trợ

Các thành phần bổ trợ cung cấp thông tin bổ sung mà không ảnh hưởng đến luồng:

• Nhóm: Phân loại các hình dạng.

• Ghi chú văn bản: Thêm chi tiết vào các đối tượng luồng.

Ví dụ về BPMN

Xét một công ty nước tinh khiết nhằm cải thiện quy trình đặt hàng của mình. Sơ đồ BPMN sẽ minh họa các bước từ việc đặt hàng đến giao hàng, bao gồm các tương tác với khách hàng, xử lý đơn hàng và logistics.

Sơ đồ Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN) này minh họa quy trình đặt hàng nước tinh khiết cho Công ty Nước Tinh Khiết True Aqua. Quy trình bao gồm nhiều bước và người tham gia quan trọng, mỗi người được biểu diễn trong các làn riêng biệt. Dưới đây là phần giải thích chi tiết về sơ đồ:

Các làn và người tham gia

1. Khách hàng: Đại diện cho các hành động thực hiện bởi khách hàng.
2. Nhân viên chăm sóc khách hàng: Xử lý các tương tác với khách hàng và xử lý đơn hàng.
3. Giám đốc bộ phận logistics: Chịu trách nhiệm sắp xếp việc giao hàng hóa.
4. Người lao động: Giao nước cất cho khách hàng.

Luồng quy trình

1. Đặt hàng:

   • Quy trình bắt đầu khi khách hàng đặt hàng.
   • Hơn 90% yêu cầu được thực hiện qua điện thoại, 10% qua email.

2. Xác minh danh tính khách hàng:

   • Nhân viên dịch vụ khách hàng xác minh danh tính khách hàng.
   • Nếu khách hàng không tồn tại trong hệ thống, một tài khoản khách hàng mới sẽ được tạo.

3. Tạo tài khoản khách hàng:

   • Nếu khách hàng là khách mới, nhân viên dịch vụ khách hàng sẽ tạo tài khoản khách hàng.

4. Chuyển đơn hàng:

   • Vào thứ Tư tiếp theo, nhân viên dịch vụ khách hàng chuyển các đơn hàng đến bộ phận Logistics để giao hàng.

5. Sắp xếp giao hàng:

   • Trưởng phòng Logistics nhận đơn hàng và sắp xếp giao hàng bằng cách phân công nhân viên và in lịch giao hàng.

6. Giao nước:

   • Người lao động giao nước cất cho khách hàng theo lịch được phân công.

Các tài liệu

• Ghi chú văn bản:
  • Cung cấp thêm thông tin về phương thức đặt hàng, cho thấy hơn 90% yêu cầu được thực hiện qua điện thoại và 10% qua email.

Các đối tượng dữ liệu

• Đơn đặt hàng [Chưa được phân công]:

  • Đ代表 đơn hàng cần được phân công để giao hàng.

• Đơn đặt hàng [Chưa giao]:

  • Đ代表 đơn hàng đã sẵn sàng để giao.

• Đơn đặt hàng [Đã hoàn thành]:

  • Chỉ ra rằng đơn hàng đã được giao thành công.

Các điểm giao tiếp

• Khách hàng có tồn tại?:
  • Một điểm quyết định nơi quy trình kiểm tra xem khách hàng đã tồn tại trong hệ thống hay chưa.
  • Nếu có, đơn hàng sẽ được xử lý trực tiếp. Nếu không, một tài khoản khách hàng mới sẽ được tạo trước khi xử lý đơn hàng.

Sự kiện

• Sự kiện bắt đầu:

  • Quy trình bắt đầu khi khách hàng đặt hàng.

• Sự kiện trung gian:

  • Đơn hàng được chuyển đến Bộ phận Logistics vào thứ Tư tuần sau.

• Sự kiện kết thúc:

  • Quy trình kết thúc bằng việc giao nước đến khách hàng.

Sơ đồ này một cách hiệu quả ghi lại toàn bộ quy trình đặt hàng và giao hàng, từ khi khách hàng đặt hàng đến khi giao hàng cuối cùng. Nó bao gồm các điểm quyết định quan trọng, các đối tượng dữ liệu và luồng hoạt động giữa các bên tham gia, đảm bảo một biểu diễn rõ ràng và có cấu trúc về quy trình kinh doanh.

Kết luận

Sơ đồ Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN) cho Công ty Nước uống tinh khiết True Aqua cung cấp một hình ảnh trực quan toàn diện và chi tiết về quy trình đặt hàng và giao nước tinh khiết. Bằng cách chia nhỏ quy trình thành các bước rõ ràng, tuần tự và phân công trách nhiệm cho các bên tham gia cụ thể, sơ đồ đảm bảo tất cả các bên liên quan có thể dễ dàng hiểu và theo dõi luồng công việc.

Việc sử dụng các làn (swimlanes) giúp tổ chức quy trình một cách hiệu quả bằng cách tách biệt các hành động của các bên tham gia khác nhau, bao gồm Khách hàng, Nhân viên Dịch vụ Khách hàng, Trưởng phòng Logistics và Nhân viên. Sự tách biệt này giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng bên, hỗ trợ sự phối hợp và trách nhiệm tốt hơn.

Việc bao gồm các cổng (gateways), chẳng hạn như điểm quyết định xác minh danh tính khách hàng, làm nổi bật các bước ra quyết định quan trọng trong quy trình. Điều này đảm bảo quy trình có thể linh hoạt thích ứng với các tình huống khác nhau, chẳng hạn như tạo tài khoản khách hàng mới nếu khách hàng chưa tồn tại.

Sơ đồ cũng tích hợp các đối tượng dữ liệu thiết yếu, chẳng hạn như các đơn đặt hàng ở các giai đoạn khác nhau (đang chờ phân công, đang chờ giao, đã hoàn thành), điều này rất quan trọng để theo dõi tiến độ đơn hàng. Các đối tượng dữ liệu này cung cấp một lộ trình rõ ràng về trạng thái đơn hàng, đảm bảo tính minh bạch và khả năng truy xuất suốt quá trình.

Các yếu tố bổ trợ, chẳng hạn như chú thích văn bản, thêm bối cảnh có giá trị cho sơ đồ. Ví dụ, chú thích cho biết hơn 90% yêu cầu được thực hiện qua điện thoại và 10% qua email cung cấp thông tin về hành vi khách hàng, có thể hữu ích cho việc tối ưu hóa quy trình và cải thiện dịch vụ khách hàng.

Tổng quan, sơ đồ BPMN đóng vai trò là một công cụ mạnh mẽ để cải tiến và chuẩn hóa quy trình. Nó giúp công ty xác định các điểm nghẽn tiềm tàng, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả. Bằng cách cung cấp một biểu diễn rõ ràng và có cấu trúc về quy trình kinh doanh, sơ đồ này thúc đẩy giao tiếp và hợp tác tốt hơn giữa các bên liên quan, góp phần cuối cùng vào mục tiêu của công ty là tăng thị phần và sự hài lòng của khách hàng.

Tóm lại, sơ đồ BPMN cho Công ty Nước uống tinh khiết True Aqua là minh chứng cho hiệu quả của BPMN trong việc mô hình hóa và cải tiến quy trình kinh doanh. Nó cung cấp một bản đồ hành trình giúp công ty đạt được mục tiêu về hiệu quả hoạt động tăng cao và sự hài lòng của khách hàng ngày càng tốt hơn, đảm bảo quy trình đặt và giao nước tinh khiết diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn.

1. Chinh phục Công cụ BPMN của Visual Paradigm: Hướng dẫn học tập từng bước
2. Đơn giản hóa mô hình hóa quy trình kinh doanh với các công cụ BPMN của Visual Paradigm
3. Hướng dẫn nhanh BPMN
4. BPMN trong một cái nhìn tổng quan — kèm theo công cụ BPMN trực tuyến miễn phí và các ví dụ
5. Hướng dẫn toàn diện về BPMN
6. Mô hình hóa các quy trình Hiện tại và Quy trình Mong muốn
7. Làm thế nào để thực hiện phân tích khoảng cách bằng BPMN?
8. Visual Paradigm: Bộ công cụ toàn diện cho phát triển dự án CNTT và chuyển đổi số
9. Hướng dẫn toàn diện về Visual Paradigm cho mô hình hóa quy trình kinh doanh
10. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh với phần mềm mô hình hóa quy trình kinh doanh BPMN của Visual Paradigm
11. Visual Paradigm: Giải pháp toàn diện của bạn cho mô hình hóa doanh nghiệp tích hợp
12. Làm sáng tỏ BPMN: Hướng dẫn toàn diện về mô hình hóa quy trình kinh doanh
13. Điều hướng các quy trình kinh doanh bằng BPMN: Một hành trình thị giác
14. Visual Paradigm: Nền tảng mô hình hóa thị giác toàn diện nhất cho kiến trúc doanh nghiệp và thiết kế phần mềm
15. Top công cụ Visual Paradigm cho mô hình hóa quy trình kinh doanh
16. Visual Paradigm: Công cụ hàng đầu cho mô hình hóa ArchiMate trong quản lý kiến trúc doanh nghiệp
17. Giới thiệu về BPMN Phần I – Visual Paradigm
18. Hướng dẫn BPMN với ví dụ – Quy trình nộp đơn xin nghỉ
19. Làm thế nào để vẽ sơ đồ BPMN?
20. Các loại hoạt động BPMN được giải thích
21. Làm thế nào để tạo sơ đồ BPMN?
22. Làm thế nào để phát triển quy trình kinh doanh hiện tại và tương lai?
23. Làm thế nào để vẽ sơ đồ quy trình kinh doanh BPMN 2.0?
24. Giới thiệu về BPMN Phần IV – Dữ liệu và tài sản
25. Giới thiệu về BPMN Phần III – Luồng và các đối tượng kết nối
26. Làm thế nào để vẽ sơ đồ hội thoại BPMN?
27. Ví dụ sơ đồ quy trình kinh doanh: Thứ tự
28. Ví dụ sơ đồ quy trình kinh doanh: Giải thưởng Nobel