掌握業務流程模型與符號（BPMN）：技巧與訣竅

業務流程模型與符號（BPMN）是一種強大的工具，可用於視覺化和管理業務流程。透過提供標準化的圖形符號，BPMN有助於彌合流程設計與實現之間的差距，促進組織內不同層級之間更好的溝通與理解。以下是一份全面的指南，教你如何掌握BPMN，並包含提升你建模技能的技巧與訣竅。

理解BPMN

目的與標準化

BPMN旨在為參與業務流程的所有利益相關者（包括業務分析師、技術開發人員和業務經理）建立一種通用語言。這種通用語言有助於有效溝通、分析和改進工作流程。BPMN由物件管理集團（OMG）維護，並被正式認可為ISO 19510標準。最新版本BPMN 2.0.2在圖形符號之外，還包含了執行語義。

BPMN的歷史

該圖像提供了業務流程模型與符號（BPMN）歷史與演變的詳細時間軸，突出顯示了從其創立到標準化過程中的關鍵里程碑與版本。以下是圖像中所呈現的BPMN歷史概要：

早期發展與初始發行

1. BPMI.org倡議（2004-2005）：

   • 2004年5月3日：業務流程管理倡議（BPMI.org）推出了BPMN 1.0，標誌著業務流程建模標準化符號的開始。
   • 2005年6月29日：BPMI.org繼續致力於推廣和發展BPMN作為一種標準。

2. 物件管理集團（OMG）採用（2006-2008）：

   • 2006年2月1日：OMG採用BPMN 1.0，接手其開發與標準化工作。
   • 2008年1月17日：BPMN 1.1正式發布，反映了符號的更新與改進。
   • 2009年1月3日：BPMN 1.2正式推出，進一步完善了該標準。

過渡至BPMN 2.0

3. BPMN 2.0開發（2007-2011）：
   • 2007年6月5日：BPMN 2.0的提案請求（RFP）正式發布，啟動了下一重大版本的開發。
   • 2009年8月14日：BPMN Beta 2.0正式發布，提供一個初步版本以供測試與反饋。
   • 2011年1月3日：正式版BPMN 2.0發布，包含重大改進與執行語義。

進一步的精煉與標準化

4. 小幅更新與ISO認證（2013年）：
   • 2013年9月2日： BPMN 2.0.1 正式發布，解決了小規模的更新與修正。
   • 2013年12月9日： BPMN 2.0.2 正式推出，進一步完善該標準。
   • 2013年12月： BPMN 2.0.1 經 OMG 審定為 ISO/IEC 19510，確立其作為國際標準的地位。

BPDM 的並行開發

5. 業務流程定義模型 (BPDM)：
   • 2003年1月6日： BPDM 的招標文件已發出，專注於定義業務流程的模型。
   • 2008年1月17日： BPDM 1.0 正式發布，為 BPMN 提供一個補充性的框架。

時間軸展示了 BPMI.org 與 OMG 在開發與標準化 BPMN 方面的協作努力。自 2004 年推出 BPMN 1.0 開始，該符號系統經歷了多個版本的演進，最終形成 BPMN 2.0.2，並被認可為 ISO 標準。這一演進反映了 BPMN 為滿足業務流程建模與管理需求而持續改進與適應的過程。

BPMN 的關鍵元素

BPMN 圖表由四個主要類別的元素組成：

BPMN 符號速查表

1. 流程物件：

   • 事件： 以圓形表示，事件代表影響流程流動的事件。可分為開始事件、中間事件或結束事件。
   • 活動： 以圓角矩形表示，活動代表流程中執行的任務。可為單一任務或子流程。
   • 網關： 以菱形表示，根據條件或決策控制流程的流動。類型包括互斥網關、並行網關與包含網關。

2. 連接物件：
   

   

   BPMN 消息流

   • 順序流： 實線箭頭，表示活動的順序。
   • 消息流： 虛線箭頭，表示參與者之間的通信。
   • 關聯：虛線連接物件與流程物件。

3. 泳道：

   • 池：代表流程中的主要參與者。
   • 泳道：池內的次級劃分，用以進一步按角色或職責進行分類。
     

     BPMN 池與泳道

4. 物件：

   • 資料物件：代表活動所需的資料。
     

     BPMN – 資料物件

   • 群組：組織相關任務，而不影響流程。
     

     BPMN 群組

   • 註解：提供對圖表特定部分的評論或說明。

      

      

     

     BPMN 註解

BPMN 記號：簡化與複雜性的平衡

BPMN 記號設計兼具簡潔與彈性，可在不損及圖表清晰度與熟悉度的前提下，呈現複雜流程。在基本元素類別中，可加入額外細節與變體，以滿足更複雜情境的需求。

下表說明了如何利用基本元素與額外變體來呈現 BPMN 中的事件。此方法使 BPMN 能應對複雜性，同時保持記號的核心外觀與風格，確保圖表仍具可及性與易懂性。

簡潔與複雜性之間的這種平衡，使 BPMN 成為建模各種商業流程的多功能工具，從簡單的工作流程到高度詳細且複雜的操作皆適用。

BPMN 範例 – 訂單處理

此圖表為商業流程模型與符號（BPMN）圖表，用以說明處理客戶訂單的流程，特別是針對水配送服務。讓我們來解析圖表中所呈現的關鍵 BPMN 概念與元素：

圖表中的關鍵 BPMN 元素

1. 池與泳道：

   • 池：代表流程中的主要參與者。在此圖表中，共有兩個池：「客戶」與「Tiny Aqua 瓶裝水公司」。
   • 泳道：池內的次級劃分，用以按角色或職責對活動進行分類。公司池被分為「客服助理」、「物流部門經理」與「員工」。

2. 事件：

   • 開始事件：以標有「下訂單」的綠色圓圈表示。當客戶下訂單時，此事件觸發流程的開始。
   • 中間事件：時鐘符號表示標有「下週三」的計時器事件，代表延遲或預定動作。
   • 結束事件：以標有「送水」的紅色圓圈表示，標示當水送達時流程的結束。

3. 活動（任務）：

   • 任務：以圓角矩形表示，這些是在流程中執行的動作。範例包括「驗證客戶身份」、「建立客戶帳戶」、「轉交訂單」、「安排送達」以及「送水」。

4. 網關：

   • 獨佔網關：以標有「客戶是否存在？」的菱形表示，此網關根據客戶是否已在系統中存在來控制流程。根據條件，流程會分支為建立新客戶帳戶或轉交訂單。

5. 圖示：

   • 資料物件：以折角矩形表示，這些代表流程中涉及的文件或資料。範例包括「採購訂單 [待分配]」、「採購訂單 [待送達]」以及「採購訂單 [已完成]」。
   • 註解：文字框提供額外資訊，指出超過90%的請求是透過電話提出，10%則是透過電子郵件。

6. 順序流程：

   • 實線箭頭表示活動的順序。流程從下訂單開始，經過驗證客戶身份，並根據客戶是否存在進行分支。接著進行帳戶建立或訂單轉交、安排送達，最後以送水結束。

流程流程解讀

1. 下訂單：

   • 流程在客戶下訂單時開始，由開始事件標示。

2. 客戶驗證：

   • 客服助理驗證客戶身份。
   • 若客戶已存在，則轉交訂單；若不存在，則建立新客戶帳戶。

3. 訂單處理：

   • 訂單已安排於下週三轉交，如中間計時器事件所示。
   • 物流部門經理安排水的送達。

4. 送達：

   • 工人送達水，標示流程結束。

有效BPMN建模的技巧與訣竅

1. 從明確的目標開始

在開始進行BPMN建模之前，明確界定您流程的目標。了解您希望達成的結果以及相關的利益相關者。這種清晰性將引導您的建模工作，並確保圖表能發揮其預期作用。

2. 保持簡潔

避免讓您的BPMN圖表過於複雜。使用最簡單且能準確反映流程的元素。過度使用複雜的網關和圖示會使圖表難以理解。應專注於核心活動及其順序。

3. 有效運用泳道

泳道有助於根據角色或職責來組織活動。使用池來代表主要參與者，並使用泳道進一步對這些參與者內部的任務進行分類。這種結構使誰負責何事更易於理解。

4. 為所有項目標籤

確保BPMN圖表中的所有元素都標示清楚。為活動、事件和網關使用描述性名稱。這種做法能提升可讀性，使圖表對利益相關者更具說服力。

5. 與利益相關者共同驗證

定期與利益相關者共同驗證您的BPMN圖表。他們的反饋對於確保圖表準確反映流程並符合其期望至關重要。合作能促進更好的契合與模型的接受度。

6. 使用標準符號

堅持使用標準的BPMN符號與標示法。一致地使用標準符號，可讓熟悉BPMN的人更容易理解圖表。避免使用自訂符號或非標準的呈現方式。

7. 記錄假設與決策

記錄建模過程中所做的任何假設或決策。這些記錄有助於理解圖表背後的邏輯，並在未來的修訂或改進中提供參考。

8. 定期練習

如同任何技能，精通BPMN需要不斷練習。定期為不同流程創建BPMN圖表，以提升您對符號的理解與應用能力。

9. 善用工具與軟體

使用BPMN工具與軟體來建立和管理您的圖表。這些工具通常提供範本、驗證功能和協作選項，有助於提升建模效率。

10. 持續更新

持續關注BPMN的最新發展。符號系統不斷演進，保持更新可確保您使用最有效且高效的實務方法。

結論

BPMN是一種強大的工具，可用於視覺化與管理業務流程。透過理解其關鍵元素並遵循最佳實務，您可以建立有效的BPMN圖表，以提升溝通、分析與流程改善。精通BPMN需要明確的目標、簡潔性、有效運用泳道、清晰標籤、利益相關者驗證、標準符號、文件記錄、定期練習、善用工具以及持續更新。透過這些技巧與訣竅，您將能熟練掌握BPMN，並推動更佳的業務成果。

上述的BPMN圖表示例有效模擬了水配送服務的客戶訂單流程，展示了公司內部不同角色如何互動以完成訂單。它使用標準的BPMN符號，清晰地呈現活動的順序、決策點與相關資料，使流程對利益相關者而言更易於理解。

透過採用這些策略，您可以充分發揮BPMN的潛力，並促進更高效且協作性更高的業務運作。

BPMN參考資料

1. Visual Paradigm業務流程建模完整指南
2. 利用Visual Paradigm的BPMN業務流程建模軟體優化業務流程
3. Visual Paradigm：整合企業建模的全面解決方案
4. 解密BPMN：業務流程建模完整指南
5. 透過BPMN導航業務流程：一次視覺之旅
6. Visual Paradigm：企業架構與軟體設計的全方位視覺建模平台
7. 用於業務流程建模的頂尖Visual Paradigm工具
8. Visual Paradigm：ArchiMate企業架構建模的首選工具
9. 掌握Visual Paradigm的BPMN工具：逐步學習指南
10. 利用Visual Paradigm的BPMN工具簡化業務流程建模
11. BPMN — 快速指南
12. BPMN簡明指南 — 搭配免費線上BPMN工具與範例
13. BPMN全面指南
14. 現狀與目標流程建模
15. 如何使用BPMN進行差距分析？
16. Visual Paradigm：IT專案開發與數位轉型的完整工具套件
17. BPMN入門（一）—— Visual Paradigm
18. BPMN教學範例——請假流程
19. 如何繪製BPMN圖表？
20. BPMN活動類型解析
21. 如何建立BPMN圖表？
22. 如何開發現狀與目標業務流程？
23. 如何繪製BPMN 2.0業務流程圖？
24. BPMN入門（四）——資料與物件
25. BPMN入門（三）——流程與連接物件
26. 如何繪製BPMN對話圖？
27. 業務流程圖範例：順序
28. 業務流程圖範例：諾貝爾獎