掌握業務流程模型與符號（BPMN）：技巧與訣竅

業務流程模型與符號（BPMN）是一種強大的工具，可用於視覺化和管理業務流程。透過提供標準化的圖形符號，BPMN有助於彌合流程設計與實施之間的差距，促進組織內不同層級之間更好的溝通與理解。以下是一份全面的指南，幫助您掌握BPMN，並包含提升您建模技能的技巧與訣竅。

理解BPMN

目的與標準化

BPMN旨在為參與業務流程的所有利益相關者（包括業務分析師、技術開發人員和業務經理）建立一種通用語言。這種通用語言有助於有效溝通、分析和改進工作流程。BPMN由物件管理集團（OMG）維護，並被正式認可為ISO 19510標準。最新版本BPMN 2.0.2在圖形符號之外，還包含了執行語義。

BPMN的歷史

該圖像提供了業務流程模型與符號（BPMN）歷史與演變的詳細時間軸，突出顯示了從其創立到標準化過程中的關鍵里程碑與版本。以下是圖像中所呈現的BPMN歷史概要：

早期發展與初始發行

1. BPMI.org計畫（2004-2005）：

   • 2004年5月3日：業務流程管理倡議（BPMI.org）推出了BPMN 1.0，標誌著業務流程建模標準化符號的開始。
   • 2005年6月29日：BPMI.org繼續致力於推廣和發展BPMN作為一種標準。

2. 物件管理集團（OMG）採用（2006-2008）：

   • 2006年2月1日：OMG採納了BPMN 1.0，接手其開發與標準化工作。
   • 2008年1月17日：BPMN 1.1正式發布，反映了符號的更新與改進。
   • 2009年1月3日：BPMN 1.2正式推出，進一步完善了該標準。

過渡至 BPMN 2.0

3. BPMN 2.0 開發（2007–2011）：
   • 2007 年 6 月 5 日：BPMN 2.0 的提案請求（RFP）已發出，啟動了下一個主要版本的開發。
   • 2009 年 8 月 14 日：BPMN Beta 2.0 已發布，提供一個初步版本以供測試和反饋。
   • 2011 年 1 月 3 日：正式的 BPMN 2.0 已發布，整合了重大改進和執行語義。

進一步的精化與標準化

4. 小幅更新與 ISO 批准（2013）：
   • 2013 年 9 月 2 日：BPMN 2.0.1 已發布，解決了小幅更新和修正。
   • 2013 年 12 月 9 日：BPMN 2.0.2 已推出，進一步完善了標準。
   • 2013 年 12 月：OMG 已將 BPMN 2.0.1 批准為 ISO/IEC 19510，確立其作為國際標準的地位。

BPDM 的並行開發

5. 業務流程定義元模型（BPDM）：
   • 2003 年 1 月 6 日：BPDM 的提案請求（RFP）已發出，專注於定義業務流程的元模型。
   • 2008年1月17日：BPDM 1.0 正式發布，為 BPMN 提供了一個補充性的框架。

時間軸展示了 BPMI.org 與 OMG 在開發和制定 BPMN 標準方面的合作努力。自 2004 年發布 BPMN 1.0 開始，該符號系統經過多個版本的演進，最終發展為被認可為 ISO 標準的 BPMN 2.0.2。這一演進過程反映了 BPMN 為滿足業務流程建模與管理需求而持續改進與適應的特點。

BPMN 的關鍵元素

BPMN 圖表由四個主要類別的元素組成：

BPMN 符號速查表

1. 流程物件：

   • 事件：以圓形表示，事件代表影響流程流動的事件。它可以是開始事件、中間事件或結束事件。
   • 活動：以圓角矩形表示，活動代表流程中執行的任務。它可以是任務或子流程。
   • 網關：以菱形表示，根據條件或決策來控制流程的流動。類型包括互斥網關、並行網關和包含網關。

2. 連接物件：
   

   

   BPMN 消息流

   • 順序流：實線箭頭，表示活動的順序。
   • 消息流：虛線箭頭，表示參與者之間的通信。
   • 關聯：虛線連接物件與流程物件。

3. 泳道：

   • 池：代表流程中的主要參與者。
   • 泳道：池中的次級區分，進一步對角色或職責進行分類。
     

     BPMN 池與泳道

4. 物件：

   • 資料物件：代表活動所需的資料。
     

     BPMN – 資料物件

   • 群組：組織相關任務，而不影響流程。
     

     BPMN 群組

   • 註解：提供對圖表特定部分的評論或說明。

      

      

     

     BPMN 註解

BPMN 記號：平衡簡化與複雜性

BPMN 記號設計為既簡潔又靈活，可在不損失圖表清晰度與熟悉度的情況下，呈現複雜流程。在基本元素類別中，可加入額外細節與變體，以滿足更複雜情境的需求。

下表說明了如何使用基本元素結合額外變體來呈現 BPMN 中的事件。此方法使 BPMN 能應對複雜性，同時保持記號的核心外觀與感覺，確保圖表仍具可及性與易懂性。

這種簡化與複雜性之間的平衡，使BPMN成為一種多功能工具，可用於建模各種業務流程，從簡單的工作流程到高度詳細且複雜的操作。

BPMN範例 – 訂單處理

該圖表是一個業務流程模型與符號（BPMN）圖表，用以展示處理客戶訂單的流程，特別是針對水配送服務。讓我們來解析圖表中所呈現的主要BPMN概念與元素：

圖表中的關鍵BPMN元素

1. 泳道與區段：

   • 泳道： 代表流程中的主要參與者。在此圖表中，有兩個泳道：「客戶」與「Tiny Aqua瓶裝水公司」。
   • 區段： 泳道內的子區塊，根據角色或責任對活動進行分類。公司泳道被分為「客戶服務助理」、「物流部門經理」與「工人」。

2. 事件：

   • 開始事件： 以標有「下訂單」的綠色圓圈表示。當客戶下訂單時，此事件觸發流程的開始。
   • 中間事件： 時鐘符號表示標有「下週三」的計時器事件，代表延遲或預定動作。
   • 結束事件： 以標有「送水」的紅色圓圈表示，標示當水送達時流程的結束。

3. 活動（任務）：

   • 任務： 以圓角矩形表示，這些是在流程中執行的動作。範例包括「核實客戶身份」、「建立客戶帳戶」、「轉交訂單」、「安排送達」以及「送水」。

4. 網關：

   • 專用閘門：以標示「客戶是否存在？」的菱形圖形表示，此閘門根據客戶是否已在系統中來控制流程。根據條件，流程會分支為建立新客戶帳戶或轉發訂單。

5. 物件：

   • 資料物件：以折角矩形表示，這些代表流程中涉及的文件或資料。範例包括「採購訂單 [待指派]」、「採購訂單 [待交付]」以及「採購訂單 [已完成]」。
   • 註解：文字框提供額外資訊，指出超過90%的請求是透過電話提出，10%則透過電子郵件。

6. 順序流程：

   • 實線箭頭表示活動的順序。流程從下訂單開始，經過核實客戶身分，並根據客戶是否存在進行分支。接著進行建立帳戶或轉發訂單、安排配送，最後完成送水。

流程邏輯解讀

1. 下訂單：

   • 流程在客戶下訂單時開始，由起始事件標示。

2. 客戶核實：

   • 客服助理核實客戶身分。
   • 若客戶已存在，則轉發訂單；否則建立新客戶帳戶。

3. 訂單處理：

   • 訂單預定於下個星期三轉發，由中間計時事件標示。
   • 物流部門經理安排送水。

4. 配送：

   • 工人送達水，標示流程結束。

有效BPMN建模的技巧與提示

1. 從明確的目標開始

在開始BPMN建模之前，明確界定您流程的目標。了解您希望達成的結果以及相關的利益相關者。這種清晰性將引導您的建模工作，並確保圖表能發揮其預期作用。

2. 保持簡潔

避免讓您的BPMN圖表過於複雜。使用最簡單且能準確反映流程的元素。過度使用複雜的網關和圖示會使圖表難以理解。專注於核心活動及其順序。

3. 有效運用泳道

泳道有助於根據角色或職責來組織活動。使用池來代表主要參與者，並使用泳道進一步分類這些參與者內部的任務。這種結構使誰負責什麼變得更清晰。

4. 為所有項目標籤

確保您的BPMN圖表中所有元素都標示清楚。為活動、事件和網關使用描述性名稱。這種做法能提升可讀性，使圖表對利益相關者更具說服力。

5. 與利益相關者共同驗證

定期與利益相關者共同驗證您的BPMN圖表。他們的反饋對於確保圖表準確反映流程並符合其期望至關重要。合作能促進更好的契合度與模型的接受度。

6. 使用標準符號

堅持使用標準的BPMN符號與標示法。一致地使用標準符號，可讓熟悉BPMN的人更容易理解圖表。避免使用自定義符號或非標準的表示方式。

7. 記錄假設與決策

記錄建模過程中所做的任何假設或決策。這些記錄有助於理解圖表背後的邏輯，並在未來的修訂或改進中提供參考。

8. 定期練習

如同任何技能，精通BPMN需要不斷練習。定期為不同流程創建BPMN圖表，以提升您對符號的理解與應用能力。

9. 善用工具與軟體

使用BPMN工具與軟體來創建和管理您的圖表。這些工具通常提供範本、驗證功能和協作選項，有助於提升建模過程。

10. 持續更新

隨時掌握 BPMN 的最新發展。符號系統不斷演進，保持更新可確保您使用最有效且高效的實務做法。

結論

BPMN 是一種強大的工具，可用於視覺化與管理業務流程。透過理解其關鍵元素並遵循最佳實務，您可以建立有效的 BPMN 圖表，以提升溝通、分析與流程改善。掌握 BPMN 需要明確的目標、簡化設計、有效運用泳道、清晰標示、利害關係人驗證、使用標準符號、文件化、定期練習、善用工具以及持續更新。透過這些技巧，您將能熟練運用 BPMN，並推動更佳的業務成果。

上述的 BPMN 圖表範例有效模擬了水配送服務的客戶訂單流程，展示公司內部不同角色如何協作以完成訂單。它使用標準的 BPMN 符號，清楚地呈現活動的順序、決策點與相關資料，使流程對利害關係人而言更易於理解。

透過採用這些策略，您可以釋放 BPMN 的全部潛力，並促進更高效且協作性更高的業務運作。

BPMN 參考資料

1. Visual Paradigm 商業流程建模完整指南
2. 利用 Visual Paradigm 的 BPMN 商業流程建模軟體簡化業務流程
3. Visual Paradigm：整合企業建模的全面解決方案
4. 解密 BPMN：商業流程建模的完整指南
5. 運用 BPMN 掌握業務流程：一場視覺之旅
6. Visual Paradigm：企業架構與軟體設計的終極全方位視覺建模平台
7. 最佳的 Visual Paradigm 商業流程建模工具
8. Visual Paradigm：ArchiMate EA 建模的首選工具
9. 精通 Visual Paradigm 的 BPMN 工具：逐步學習指南
10. 利用 Visual Paradigm 的 BPMN 工具簡化業務流程建模
11. BPMN — 快速指南
12. BPMN 精要 — 搭配免費線上 BPMN 工具與範例
13. BPMN 完整指南
14. 現狀與目標流程建模
15. 如何使用BPMN進行差距分析？
16. Visual Paradigm：用於IT專案開發與數位轉型的全面性套件
17. BPMN入門（一）– Visual Paradigm
18. BPMN教學範例 – 休假申請流程
19. 如何繪製BPMN圖表？
20. BPMN活動類型說明
21. 如何建立BPMN圖表？
22. 如何開發現狀與目標業務流程？
23. 如何繪製BPMN 2.0業務流程圖？
24. BPMN入門（四）– 數據與物件
25. BPMN入門（三）– 流程與連接物件
26. 如何繪製BPMN對話圖？
27. 業務流程圖範例：順序
28. 業務流程圖範例：諾貝爾獎