掌握BPMN：業務流程建模的全面指南

引言

業務流程模型與符號（BPMN）是一種強大的工具，可用於視覺化、分析和改善業務流程。它提供了一種標準化的圖形符號，所有利益相關者——從業務分析師到技術開發人員——都能輕易理解。本全面指南將帶您了解BPMN的核心概念，提供實用的技巧與建議，並提供創建有效BPMN圖表的指導原則。

BPMN的核心概念

1. 流程物件

流程物件是定義業務流程行為的核心元素。它們包括：

BPMN符號

• 事件：以圓形表示，事件代表流程中發生的某種情況。共有三種類型：

  • 開始事件：標示流程的開始。
  • 中間事件：發生在活動之間，可能影響流程的流向。
  • 結束事件：標示流程的完成。

• 活動：以圓角矩形表示，活動是流程中執行的任務。分為兩種類型：

  • 任務：單一的工作單位。
  • 子流程：一個流程中的流程，可展開以顯示更詳細的步驟。

• 網關：以菱形表示，網關根據條件控制流程的流向。類型包括：

  • 互斥網關：僅允許選擇一條路徑。
  • 包容網關：允許選擇多條路徑。
  • 並行網關：允許同時選擇多條路徑。

2. 連接物件

連接物件定義流程物件之間的關係：

• 順序流：顯示同一泳道內活動的順序，以帶箭頭的實線表示。
• 訊息流：以虛線加箭頭表示不同泳道之間訊息的交換。
• 關聯：使用虛線將物件連接到流程物件。

3. 泳道

泳道以視覺方式呈現流程中參與者或角色：

• 泳道：代表流程中的主要參與者，通常是不同的組織或部門。
• 泳道：代表泳道內的單一角色或部門。

4. 資產

資產提供額外的背景資訊，但不會影響流程：

• 資料物件：代表流程中使用或產生的資訊。
• 群組：以視覺方式將相關活動分組。
• 文字註解：為圖表添加描述性文字。

有效 BPMN 建模的技巧與提示

1. 保持簡單：從簡單的圖表開始，並根據需要逐步添加細節。避免使用不必要的元素使圖表過於複雜。

2. 使用標準符號：遵循標準的 BPMN 符號以確保清晰與一致性。這能使所有利益相關者更容易理解圖表。

3. 著重於關鍵活動：識別流程中的關鍵活動和決策點。這些是圖表中最重要的元素。

4. 與利益相關者驗證：定期與利益相關者驗證您的圖表，以確保準確性和完整性。他們的意見可提供寶貴見解，並有助於發現任何遺漏的步驟或錯誤。

5. 記錄假設：明確記錄適用於流程的任何假設或限制。這有助於理解圖表的背景與限制。

6. 使用註解：添加註解以提供額外資訊或澄清圖表的特定部分。這對於複雜流程尤其有用。

建立BPMN圖表的指南

1. 定義範圍：明確定義您所建模流程的範圍。這包括識別起點與終點，以及關鍵活動與決策點。

2. 識別參與者：識別流程中涉及的參與者，並相應地建立泳道與池。這有助於理解每位參與者的角色與責任。

3. 智慧運用事件：使用事件來觸發流程的開始與結束，以及影響活動的流程。確保事件在圖表中明確定義且邏輯性地放置。

4. 排序活動：將活動按邏輯順序排列，並使用閘門根據條件控制流程。確保流程清晰且易於跟隨。

5. 有效溝通：使用訊息流來顯示不同參與者之間的溝通。確保訊息流在圖表中明確定義且邏輯性地放置。

6. 審查與優化：定期審查並優化您的圖表，以確保準確性與完整性。納入利益相關者的反饋，並根據需要進行必要的調整。

BPMN範例 – 醫療系統

此圖表是醫院環境中手術流程的業務流程模型與符號（BPMN）表示。它展示了從患者到達、手術程序完成到隨後出院的活動序列。以下是對此圖表的詳細說明與解讀：

BPMN範例 – 醫療系統

主要組件：

1. 泳道與區段：

   • 泳道： 代表流程中的主要參與者。在此圖中，共有三個泳道：「病人」、「手術流程醫師」和「衛生助理」。
   • 區段： 泳道內的次級劃分，代表不同的角色或部門。這裡每個泳道代表手術流程中的不同角色。

2. 事件：

   • 開始事件： 以黃色圓圈標示，此事件觸發流程的開始。在此情況下，為「病人到達」。
   • 結束事件： 以紅色圓圈標示，此事件標示流程的完成。

3. 任務：

   •  以圓角矩形表示，任務是流程中執行的活動。
   • 手術流程醫師：
     • 手術準備： 醫師準備手術。
     • 等待手術： 醫師等待手術開始。
     • 執行手術： 醫師執行手術。
     • 手術出院：醫生在手術後讓病人出院。
   • 衛生助理：
     • 消毒手術室：衛生助理在手術後對手術室進行消毒。

4. 網關：

   • 以菱形表示，網關根據條件控制流程的流向。
   • 獨佔網關：以帶有「X」的菱形表示，此網關僅允許選擇一條路徑。在此圖中，用於決定手術完成後的流程。

5. 順序流程：

   • 以實線箭頭表示，順序流程顯示流程中活動的順序。
   • 順序流程從「病人到達」事件開始，經過各項任務與網關，最後結束於「結束」事件。

流程流程：

1. 病人到達：

   • 當病人抵達醫院時，流程開始。

2. 手術準備：

   • 手術流程醫師準備手術。

3. 等待手術：

   • 醫師等待手術開始。

4. 執行手術：

   • 醫生執行手術。

5. 獨佔閘門：

   • 手術完成後，流程由獨佔閘門控制。此閘門根據特定條件決定下一步行動。

6. 手術出院：

   • 若符合條件，醫生在手術後將病人出院。

7. 消毒手術室：

   • 同時，衛生助理在手術後對手術室進行消毒。

8. 結束事件：

   • 手術出院及手術室消毒完成後，流程結束。

解釋：

此BPMN圖表清晰地呈現了醫院內手術流程的視覺化表示。它有助於理解活動流程、決策點以及手術過程中涉及的角色。圖表突顯了病人、手術醫師與衛生助理之間的互動，確保所有必要步驟均被遵循，以達成成功的手術結果。

重點：

• 清晰與溝通：該圖表能有效傳達活動的順序與參與角色，使所有利害關係人更容易理解整個流程。
• 流程改善：透過視覺化手術流程，可識別出改善的潛在領域，例如縮短等候時間或強化衛生規範。
• 標準化：使用標準的BPMN符號可確保一致性與清晰度，使任何熟悉BPMN的人皆能輕易理解此圖表。

總而言之，此BPMN圖表是記錄與分析手術流程的寶貴工具，有助於確保所有步驟正確且高效地執行。

結論

BPMN 是一種強大的工具，可用於視覺化和記錄業務流程。透過理解關鍵概念並遵循最佳實踐，您可以創建有效的 BPMN 圖表，以幫助分析和改進業務流程。本指南提供了 BPMN 的全面概覽，並附有實用的技巧和指導方針，以提升您的建模技能。透過練習和所提供的洞察，您將能夠熟練地創建為您的組織帶來價值的 BPMN 圖表。