Guia Completo sobre a Notação de Atividades BPMN

Modelo e Notação de Processos de Negócios (BPMN) é uma notação gráfica padronizada usada para modelar processos de negócios de forma clara e consistente. Um dos elementos centrais do BPMN é o Atividade, representado por retângulos arredondados. As atividades representam o trabalho realizado dentro de um processo e são essenciais para detalhar os passos e tarefas que impulsionam um fluxo de trabalho. Este guia, baseado na imagem fornecida, explica a notação de atividades BPMN em profundidade, incluindo seus tipos, subtipos e exemplos práticos, para ajudar iniciantes e usuários avançados a modelar processos de forma eficaz.

O que são Atividades BPMN?

As atividades no BPMN representam o trabalho ou tarefas realizadas por uma organização ou indivíduo dentro de um processo de negócios. Elas são representadas por retângulos arredondados e servem como blocos de construção de um processo, ilustrando os passos necessários para alcançar um objetivo. As atividades podem ser atômicas (tarefas únicas e indivisíveis) ou compostas (tarefas complexas divididas em sub-processos). Compreender as atividades é essencial para criar diagramas BPMN precisos e acionáveis.

Principais características das atividades:

• São um passo dentro do processo.
• Podem variar de tarefas simples e manuais a fluxos de trabalho complexos e automatizados.
• Podem ser detalhadas ainda mais usando notações específicas para indicar o tipo de trabalho ou nível de complexidade.

Tipos de Atividades BPMN

As atividades BPMN são categorizadas em dois tipos principais: Tarefas e Subprocessos. A seguir, exploramos cada tipo, seus subtipos e sua relevância.

1. Tarefa

A Tarefa é uma atividade simples e atômica usada quando o trabalho realizado dentro do processo não é definido em um nível mais detalhado. Representa uma unidade única de trabalho que não pode ser dividida ainda mais no diagrama atual. As tarefas são o tipo de atividade mais comum no BPMN e são representadas por um retângulo arredondado básico.

Subtipos de Tarefas

O BPMN define vários tipos especializados de tarefas, cada uma com um ícone único dentro do retângulo arredondado para indicar a natureza do trabalho. Esses subtipos ajudam a especificar como a tarefa é realizada ou automatizada:

• Tarefa de Usuário (Ícone de pessoa, 👤):
  Representa uma tarefa realizada por um usuário humano, geralmente interagindo com um sistema ou aplicativo.
  Exemplo: Um funcionário preenchendo um formulário de solicitação de férias em um portal da empresa (por exemplo, “Preencher o Formulário de Solicitação de Férias” do processo de férias da Empresa ABC).
• Tarefa Manual (Ícone de mão, ✋):
  Representa uma tarefa realizada sem a ajuda de qualquer automação de processo de negócios ou aplicativo, dependendo do esforço humano.
  Exemplo: Um operador de armazém inspecionando manualmente um protótipo de produto durante a fabricação (por exemplo, “Revisar Protótipo” na Fábrica Hello World).
• Tarefa de Serviço (Ícone de engrenagem, ⚙️):
  Representa uma tarefa automatizada executada por uma ferramenta ou serviço de automação de processos de negócios, como uma API ou integração de sistema.
  Exemplo: Gerando automaticamente um plano de produção em um sistema de manufatura com base em um pedido do cliente (por exemplo, “Emitir Solicitação de Produção” na fábrica Hello World).
• Tarefa de Envio (Ícone de envelope, ✉️):
  Representa uma tarefa que envia uma mensagem a um participante externo ou interno, como um e-mail ou notificação.
  Exemplo: Notificando um cliente por e-mail sobre o status de entrega do produto (por exemplo, “Informar a Aceitação do Pedido” no processo de férias da empresa ABC).
• Tarefa de Recebimento (Ícone de envelope com seta, ✉️⬅️):
  Representa uma tarefa que aguarda uma mensagem de um participante externo ou interno.
  Exemplo: Aguardando os desenhos conceituais em 2D do cliente antes de iniciar o trabalho de design (por exemplo, “Emitir Solicitação” da faixa do Cliente na fábrica Hello World Manufacturing).
• Tarefa de Script (Ícone de script, 📜):
  Representa uma tarefa executada por um script ou código automatizado, geralmente dentro de um motor de processos de negócios.
  Exemplo: Executando um script para validar estimativas de custo durante o desenvolvimento do produto (por exemplo, “Estimar Custo” na fábrica Hello World Manufacturing).
• Tarefa de Referência (Ícone de seta para cima, ⬆️):
  Representa uma tarefa que faz referência a outro processo ou tarefa definido em outro lugar, frequentemente usado para reutilização ou padronização.
  Exemplo: Referenciando um procedimento padronizado de verificação de qualidade durante a verificação do produto (por exemplo, “Verificar Produto” na Hello World Manufacturing).

Exemplo de Tarefas em Ação

Considere o processo de desenvolvimento de produtos da Hello World Manufacturing:

• Tarefa do Usuário: “Desenvolver Esboço 3D” por um designer usando software CAD.
• Tarefa Manual: “Revisar Protótipo” por um membro da equipe inspecionando fisicamente o protótipo.
• Tarefa de Serviço: “Iniciar Produção” automatizada por um sistema de manufatura.
• Tarefa de Envio: “Preparar Fatura” para notificar o cliente sobre os detalhes de pagamento.
• Tarefa de Recebimento: Aguardando os “Desenhos Conceituais 2D” do cliente.

2. Subprocesso

Um Subprocesso é uma atividade composta cujos detalhes são definidos como um fluxo de outras atividades, tarefas ou subprocessos. Representa um processo mais complexo e hierárquico dentro do processo principal. Os subprocessos são representados por um retângulo arredondado com um símbolo “+” ou “−” (indicador de expansão/colapso) e podem ser classificados ainda mais.

Subtipos de Subprocessos

• Subprocesso Incorporado (Retângulo arredondado com “+” dentro):
  Representa um sub-processo que é totalmente dependente do processo pai. Ele não pode conter pools ou lanes e é usado para modelar etapas detalhadas no mesmo contexto.
  Exemplo: Dentro de “Desenvolver Esboço 3D” na Hello World Manufacturing, um sub-processo embutido poderia incluir tarefas como “Criar Projeto Inicial”, “Executar Simulação” e “Aprimorar Modelo”, todas dentro da lane do Departamento de Design.
• Sub-processo Reutilizável (Retângulo arredondado com “+” dentro, frequentemente com borda):
  Representa um processo independente e reutilizável definido separadamente como outro diagrama BPMN. Ele não depende do processo pai e pode ser reutilizado em múltiplos processos.
  Exemplo: Um sub-processo reutilizável para “Verificar Produto” na Hello World Manufacturing, usado em diferentes linhas de produtos, detalhando etapas de verificação de qualidade, testes e certificação.

Exemplo de Sub-processos em Ação

No processo de solicitação de férias da Empresa ABC:

• Um Sub-processo Embutido poderia ser adicionado a “Avaliar Solicitação de Férias”, dividindo-o em tarefas como “Verificar Disponibilidade”, “Revisar Política” e “Consultar Líderes da Equipe.”
• Um Sub-processo Reutilizável poderia ser “Gerenciar a Solicitação” na lane de RH, reutilizado em outros processos de RH como aprovações de férias ou licença por doença, definido como um diagrama separado com tarefas como “Atualizar Registros”, “Notificar Folha de Pagamento” e “Agendar Férias.”

Como as Atividades se Encaixam nos Diagramas BPMN

Atividades são essenciais nos diagramas BPMN, conectando-se a outros elementos como eventos, gateways e fluxos para criar um modelo de processo completo:

• Eventos: Atividades geralmente seguem eventos de início (por exemplo, “Emitir Solicitação” que dispara “Desenvolver Esboço 3D”) e antecedem eventos de término (por exemplo, “Entregar Produtos” concluindo o processo).
• Portais: As atividades podem ser influenciadas por pontos de decisão, como “Aceitar Protótipo?” que levam a “Fazer Pedido” ou “Solicitar Alteração.”
• Fluxos de Sequência: Setas sólidas conectam atividades sequencialmente, mostrando a ordem de execução (por exemplo, “Desenvolver Esboço 3D” → “Preparar Protótipo”).
• Fluxos de Mensagens: Atividades que envolvem comunicação (por exemplo, Tarefas de Envio/Recebimento) usam setas tracejadas para mostrar interações (por exemplo, cliente enviando “Desenhos Conceituais 2D”).

Melhores Práticas para o Uso de Atividades BPMN

Para modelar processos de forma eficaz usando atividades BPMN, siga estas orientações:

• Escolha o Tipo de Tarefa Correto: Use ícones específicos de tarefas (Usuário, Manual, Serviço, etc.) para esclarecer como o trabalho é realizado, melhorando a legibilidade.
• Use Subprocessos para Complexidade: Divida atividades complexas em subprocessos para gerenciar detalhes sem sobrecarregar o diagrama principal.
• Mantenha a Consistência: Use nomenclatura e notação consistentes (por exemplo, sempre use “Tarefa de Usuário” para interações humanas) para garantir clareza.
• Equilibre Detalhe e Simplicidade: Evite sobrecarregar os diagramas com muitos subprocessos; use tarefas para passos atômicos e subprocessos para fluxos compostos.
• Documente Artifacts: Adicione anotações ou objetos de dados (por exemplo, “Plano de Produção”) para fornecer contexto às atividades, melhorando a compreensão.

Armadilhas Comuns para Evitar

• Sobreuso de Tarefas: Evite modelar cada ação menor como uma tarefa separada; agrupe etapas relacionadas em sub-processos para clareza.
• Ignorar Tipos de Tarefas: Usar tarefas genéricas em vez de tipos específicos (por exemplo, Usuário, Serviço) pode obscurecer como o trabalho é realizado.
• Descuidar-se dos Sub-processos: Falhar em usar sub-processos para atividades complexas pode tornar os diagramas difíceis de seguir.
• Fluxos Ausentes: Certifique-se de que todas as atividades estejam conectadas por fluxos de sequência ou fluxos de mensagens para evitar ambiguidade no fluxo do processo.

Exemplos Práticos em Diversos Setores

Aqui estão exemplos adicionais de atividades BPMN em diferentes contextos:

1. Saúde – Admissão de Paciente:
   • Tarefa de Usuário: “Registrar Paciente” (enfermeira insere dados em um sistema).
   • Tarefa Manual: “Verificar Sinais Vitais” (médico avalia manualmente o paciente).
   • Tarefa de Serviço: “Agendar Consulta” (sistema automatizado de agendamento).
   • Sub-processo (Incorporado): “Realizar Exames Diagnósticos”, incluindo tarefas como “Solicitar Exame de Sangue” e “Analisar Resultados.”
2. Varejo – Cumprimento de Pedidos:
   • Tarefa de Envio: “Notificar Cliente sobre o Status do Pedido” (confirmação por e-mail).
   • Tarefa de Recebimento: “Receber Pagamento” (aguardando pagamento do cliente).
   • Subprocesso (Reutilizável): “Embalagem do Pedido”, reutilizado em diferentes linhas de produtos, detalhando tarefas como “Selecionar Itens”, “Embrulhar Produtos” e “Rotular Pacote”.
3. Financeiro – Aprovação de Empréstimo:
   • Tarefa de Usuário: “Revisar Solicitação de Empréstimo” (o funcionário de empréstimos avalia os documentos).
   • Tarefa de Serviço: “Executar Verificação de Crédito” (sistema automatizado verifica o score de crédito).
   • Subprocesso (Incorporado): “Verificar Renda”, incluindo “Solicitar Comprovantes de Pagamento” e “Validar Emprego”.

Conclusão

A notação de atividade BPMN, representada por retângulos arredondados, é um pilar da modelagem de processos, permitindo uma representação detalhada do trabalho dentro de um processo empresarial. Tarefas (atômicas, com subtipos como Usuário, Manual, Serviço) e subprocessos (compostos, incluindo incorporados e reutilizáveis) oferecem flexibilidade para modelar fluxos de trabalho simples e complexos. Ao compreender e aplicar essas notações — utilizando os exemplos do Hello World Manufacturing, da ABC Company ou outros — você pode criar diagramas BPMN claros e acionáveis para documentar, analisar e otimizar processos. Seja ao modelar desenvolvimento de produtos, solicitações de férias ou atendimento ao cliente, dominar as atividades BPMN garante que seus diagramas sejam precisos, comunicativos e alinhados aos padrões da indústria.

Este guia, baseado na imagem fornecida, equipa você com o conhecimento necessário para usar eficazmente as atividades BPMN, oferecendo exemplos práticos e melhores práticas para aplicações no mundo real.