Kompletny i kompleksowy przewodnik po modelowaniu i notacji procesów biznesowych (BPMN) z przykładami

1. Wprowadzenie do BPMN

Model i notacja procesów biznesowych (BPMN) to globalnie uznawany standard wizualizacji, projektowania i optymalizacji procesów biznesowych. Łączy luki komunikacyjne między zainteresowanymi stronami technicznymi i nietechnicznymi, oferując język graficzny, który jest intuicyjny, a jednocześnie precyzyjny. BPMN pozwala organizacjom na mapowanie przepływów pracy, identyfikację nieefektywności i wspieranie automatyzacji procesów. Niezależnie od tego, czy modelujesz proces onboardingu klienta, czy automatyzujesz przepływy w łańcuchu dostaw, BPMN zapewnia przejrzystość i zgodność między zespołami.

2. Historia i ewolucja BPMN

• 2004: Opracowany przez Inicjatywę Zarządzania Procesami Biznesowymi (BPMI).
• 2005: Przyjęty przez Grupę Zarządzania Obiektami (OMG), zapewniający standardyzację.
• 2011: BPMN 2.0 wprowadził zaawansowane funkcje, takie jak diagramy choreografii i współpracy.
• 2013: Stano się standardem ISO (ISO/IEC 19510:2013).

Obecnie BPMN 2.0 jest częścią „trójkąta korony” standardów OMG, wraz z notacją modelu zarządzania przypadkami (CMMN) i notacją modelu decyzji (DMN).

3. Kluczowe korzyści z BPMN

• Znormalizowana komunikacja: Usuwa niejasności dzięki uniwersalnemu językowi graficznemu.
• Optymalizacja procesów: Identyfikuje zatory i nadmiarowość.
• Gotowość do automatyzacji: Bezpośrednio informuje o języku wykonania procesów biznesowych (BPEL) w celu automatyzacji przepływów pracy.
• Szkolenia i zgodność: Tworzy bibliotekę procesów do wdrażania i audytów.

4. Podstawowe elementy BPMN

a. Obiekty przepływu

1. Zdarzenia
   • Zdarzenie początkowe (⚪): Uruchamia proces.
     Przykład: Komunikat „Klient przesyła zamówienie” uruchamia przepływ pracy e-commerce.
   • Zdarzenie pośrednie (⚪ z symbolem wewnątrz): Występuje w trakcie procesu.
     Przykład: Zdarzenie timera zawiesza proces wysyłki do momentu zaksięgowania płatności.
   • Zdarzenie końcowe (⚪ z pogrubionym obramowaniem): Zakończenie procesu.
     Przykład: Zdarzenie „Zamówienie dostarczone” kończy proces dostawy.
2. Czynności
   • Zadanie (Łukowaty prostokąt): Jedno działanie.
     Przykład: „Weryfikacja płatności” w procesie zamówienia.
   • Podproces (Okrągły prostokąt z +): Proces zagnieżdżony.
     Przykład: „Przetwarzanie zwrotu” obejmuje zadania takie jak „Zatwierdź wniosek” i „Wydaj płatność.”
3. Bramki (Diamenty z symbolami):
   • Bramka wyłączna (⨉): Wybierana jest tylko jedna droga.
     Przykład: Wniosek o kredyt dzieli się na „Zaakceptowany” lub „Odrzucony.”
   • Bramka równoległa (+): Wiele dróg działa równolegle.
     Przykład: „Wysyłka produktu” i „Wysyłka faktury” odbywają się równolegle.
   • Bramka inkluzjowa (◯): Wiele nie wyłączających się dróg.
     Przykład: Proces zwrotu opinii klienta uruchamia „Wyślij ankietę e-mailową” i „Zaktualizuj CRM.”

b. Obiekty łączące

• Przepływ sekwencji (→): Pokazuje kolejność działań.
• Przepływ wiadomości (- – – →): Komunikacja między strefami (np. działami).
  Przykład: Wiadomość „Potwierdzenie płatności” wysłana z Finansów do Sprzedaży.
• Przypisanie (····→): Łączy artefakty z elementami.

c. Płynne pasy

• Strefa: Reprezentuje uczestnika (np. „Klient”, „Magazyn”).
• Pas: Podziela strefę według roli (np. „Reprezentant sprzedaży” w porównaniu do „Menadżera”).
  Przykład: W procesie rekrutacji pasy HR i menadżera rekrutacji pokazują odpowiedzialność za zadania.

d. Artefakty

• Obiekt danych: Wejścia/wyjścia (np. „Formularz zamówienia”).
• Uwaga: Ujednolica kroki (np. „Wymagana zgoda dla zamówień powyżej 500 $”).

5. Rodzaje diagramów BPMN

1. Diagram współpracy:
   • Pokazuje interakcje między strefami.
     Przykład: Diagram z obszarami „Klient”, „Sklep internetowy” i „Brama płatności”.
2. Diagram choreografii:
   • Szczegółowo przedstawia interakcje między uczestnikami.
     Przykład: Kroki dotyczące ustalenia przez dostawcę i detaliści warunków dostawy.
3. Diagram rozmowy:
   • Uproszcza złożone współprace.
     Przykład: Widok najwyższego poziomu wiadomości „Umieszczanie zamówienia” między zespołami.

6. BPMN 2.0 i standardy OMG

• CMMN: Obsługuje niezdefiniowane procesy (np. zarządzanie incydentami).
• DMN: Modeluje zasady biznesowe (np. kryteria uprawnień do zniżki).

7. Poradnik krok po kroku tworzenia diagramu BPMN

Przykład: Proces zamówienia w kawiarni

1. Zdarzenie początkowe: Klient składa zamówienie.
2. Zadanie: Barista przygotowuje kawę.
3. Brama równoległa: Gotuj kawę I podgrzewaj bułkę.
4. Brama wyłączna: Sprawdź, czy zamówienie jest poprawne.
   • Tak → Zdarzenie końcowe (Zamówienie zakończone).
   • Nie → Zadanie (Ponów zamówienie).

8. Najlepsze praktyki

• Używaj spójnej notacji (np. unikaj mieszania symboli).
• Ogranicz liczbę pasów do 5–7 na strefę dla czytelności.
• Weryfikuj diagramy z zaangażowanymi stronami.

9. Przypadki użycia w rzeczywistym świecie

• Opieka zdrowotna: Proces przyjęcia pacjenta z korytarzami dla recepcji, pielęgnarek i lekarzy.
• Bankowość: Przepływ zatwierdzania kredytu z bramkami do sprawdzeń kredytowych.
• Detal: Uzupełnianie zapasów wyzwalane zdarzeniem „Niski stan”.

10. Narzędzia do BPMN

• Bezpłatne: Camunda Modeler.
• Płatne: Visual Paradigm

11. Wnioski

BPMN umożliwia organizacjom przekształcanie abstrakcyjnych przepływów w wykonalne szablony. Opanowując jego elementy i ćwicząc na przykładach z rzeczywistego świata, zespoły mogą wspomagać efektywność, innowacje i zgodność. Zacznij od małego – zmapuj jeden proces, popraw go i skaluj swój sukces.

Ten przewodnik wyposaży Cię w umiejętność modelowania procesów z pewnością. Aby nauczyć się na przykładach z życia, spróbuj odtworzyć przykład kawiarni lub zmapować proces z Twojego miejsca pracy za pomocą narzędzi BPMN!