Kompleksowy przewodnik po oznaczeniach działań BPMN

Model i notacja procesów biznesowych (BPMN) to standardowa notacja graficzna używana do modelowania procesów biznesowych jasno i spójnie. Jednym z podstawowych elementów BPMN jest działanie, przedstawiane jako zaokrąglone prostokąty. Działania reprezentują pracę wykonywaną w ramach procesu i są kluczowe do szczegółowego przedstawienia kroków i zadań, które napędzają przepływ pracy. Niniejszy przewodnik, oparty na podanym obrazie, szczegółowo wyjaśnia notację działań BPMN, w tym jej typy, podtypy i przykłady praktyczne, aby pomóc początkującym i zaawansowanym użytkownikom skutecznie modelować procesy.

Co to są działania BPMN?

Działania w BPMN reprezentują pracę lub zadania wykonywane przez organizację lub osobę w ramach procesu biznesowego. Są przedstawiane jako zaokrąglone prostokąty i stanowią podstawowe elementy procesu, ilustrując kroki wymagane do osiągnięcia celu. Działania mogą być albo atomowe (jednostkowe, niepodzielne zadania) albo złożone (złożone zadania podzielone na podprocesy). Zrozumienie działań jest kluczowe dla tworzenia dokładnych i wykonalnych diagramów BPMN.

Kluczowe cechy działań:

• Są krokiem w ramach procesu.
• Można je zaklasyfikować od prostych zadań ręcznych po złożone, automatyzowane przepływy pracy.
• Można je szczegółowo opisać za pomocą specyficznych oznaczeń w celu wskazania rodzaju pracy lub poziomu złożoności.

Typy działań BPMN

Działania BPMN dzielą się na dwa główne typy: Zadania i Podprocesy. Poniżej omawiamy każdy typ, ich podtypy oraz ich znaczenie.

1. Zadanie

A Zadanie to proste, atomowe działanie używane wtedy, gdy praca wykonywana w ramach procesu nie jest szczegółowo zdefiniowana. Reprezentuje jednostkę pracy, która nie może zostać dalej podzielona w bieżącym diagramie. Zadania to najpowszechniejszy typ działania w BPMN i są przedstawiane jako podstawowy zaokrąglony prostokąt.

Podtypy zadań

BPMN definiuje kilka specjalistycznych typów zadań, każdy z unikalnym ikoną wewnątrz zaokrąglonego prostokąta, która wskazuje charakter pracy. Te podtypy pomagają określić sposób wykonywania zadania lub jego automatyzacji:

• Zadanie użytkownika (ikona osoby, 👤):
  Reprezentuje zadanie wykonywane przez użytkownika, zazwyczaj w interakcji z systemem lub aplikacją.
  Przykład: Pracownik wypełniający formularz wniosku o urlop w portalu firmy (np. „Wypełnij formularz wniosku o urlop” z procesu urlopowego firmy ABC).
• Zadanie ręczne (ikona ręki, ✋):
  Reprezentuje zadanie wykonywane bez pomocy automatyzacji procesów biznesowych lub aplikacji, opierające się na wysiłku ludzkim.
  Przykład: Pracownik magazynowy ręcznie sprawdzający prototyp produktu podczas produkcji (np. „Zreview prototyp” w produkcji Hello World).
• Zadanie usługi (ikona koła zębatego, ⚙️):
  Reprezentuje zadanie automatyczne wykonywane przez narzędzie lub usługę automatyzacji procesów biznesowych, taką jak interfejs API lub integracja systemowa.
  Przykład: Automatyczne generowanie planu produkcji w systemie produkcyjnym na podstawie zamówienia klienta (np. „Wydaj żądanie produkcji” w firmie Hello World Manufacturing).
• Zadanie wysyłania (Ikona koperty, ✉️):
  Reprezentuje zadanie wysyłające wiadomość do uczestnika zewnętrznej lub wewnętrznej, np. e-mail lub powiadomienie.
  Przykład: Informowanie klienta e-mailem o statusie dostawy produktu (np. „Poinformuj o akceptacji wniosku” w procesie urlopowym firmy ABC).
• Zadanie odbierania (Ikona koperty z strzałką, ✉️⬅️):
  Reprezentuje zadanie oczekujące na wiadomość od uczestnika zewnętrznej lub wewnętrznej.
  Przykład: Oczekiwanie na 2D szkice koncepcyjne klienta przed rozpoczęciem prac projektowych (np. „Wydaj żądanie” z kanału Klienta w firmie Hello World Manufacturing).
• Zadanie skryptu (Ikona skryptu, 📜):
  Reprezentuje zadanie wykonywane przez skrypt lub kod automatyzacji, zazwyczaj w silniku procesów biznesowych.
  Przykład: Uruchamianie skryptu w celu weryfikacji szacunków kosztów podczas rozwoju produktu (np. „Szacuj koszt” w firmie Hello World Manufacturing).
• Zadanie odwołania (Ikona strzałki w górę, ⬆️):
  Reprezentuje zadanie odwołujące się do innego procesu lub zadania zdefiniowanego gdzie indziej, często używane do ponownego wykorzystania lub standaryzacji.
  Przykład: Odwoływanie się do znormalizowanego procedurę sprawdzania jakości podczas weryfikacji produktu (np. „Weryfikacja produktu” w firmie Hello World Manufacturing).

Przykład zadań w działaniu

Zastanów się nad procesem rozwoju produktu w firmie Hello World Manufacturing:

• Zadanie użytkownika: „Stworzenie szkicu 3D” przez projektanta przy użyciu oprogramowania CAD.
• Zadanie ręczne: „Przegląd prototypu” przez członka zespołu, który fizycznie sprawdza prototyp.
• Zadanie usługi: „Rozpoczęcie produkcji” automatyzowane przez system produkcyjny.
• Zadanie wysyłki: „Przygotowanie faktury” w celu poinformowania klienta o szczegółach płatności.
• Zadanie odbioru: Oczekiwanie na „2D rysunki koncepcyjne” od klienta.

2. Podproces

A Podproces to złożona działalność, której szczegółowe informacje są określone jako przepływ innych działań, zadań lub podprocesów. Reprezentuje bardziej złożony, hierarchiczny proces w ramach głównego procesu. Podprocesy są przedstawiane jako zaokrąglony prostokąt z symbolem „+” lub „−” (wskaźnik rozszerzania/zawierania) i mogą być dalej kategoryzowane.

Podtypy podprocesów

• Zagnieżdżony podproces (zaokrąglony prostokąt z „+” wewnątrz):
  Reprezentuje podproces, który jest całkowicie zależny od procesu nadrzędnego. Nie może zawierać stref ani pasów i służy do modelowania szczegółowych kroków w tym samym kontekście.
  Przykład: W ramach „Tworzenie szkicu 3D” w firmie Hello World Manufacturing podproces osadzony może obejmować zadania takie jak „Stworzenie projektu początkowego”, „Uruchomienie symulacji” i „Doskonalenie modelu”, wszystkie w pasie działu Projektowania.
• Podproces ponownie używalny (Okrągły prostokąt z „+” w środku, często z obramowaniem):
  Reprezentuje niezależny, ponownie używalny proces zdefiniowany oddzielnie jako inny diagram BPMN. Nie zależy od procesu nadrzędnego i może być używany w wielu procesach.
  Przykład: Podproces ponownie używalny dla „Weryfikacja produktu” w firmie Hello World Manufacturing, używany w różnych liniach produkcyjnych, szczegółowo opisujący kontrole jakości, testy i kroki certyfikacji.

Przykład działania podprocesów

W procesie wniosku o urlop w firmie ABC:

• Podproces osadzonyPodproces osadzonymoże zostać dodany do „Ocena wniosku o urlop”, rozkładając go na zadania takie jak „Sprawdzenie dostępności”, „Przegląd polityki” i „Konsultacja z liderami zespołów.”
• Podproces ponownie używalnyPodproces ponownie używalnymoże być „Zarządzanie wnioskiem” w pasie HR, ponownie używany w innych procesach HR, takich jak zatwierdzanie urlopów wypoczynkowych lub urlopów chorobowych, zdefiniowany jako oddzielny diagram z zadaniami takimi jak „Aktualizacja rekordów”, „Powiadomienie działu płac” i „Zaplanowanie urlopu.”

Jak zadania pasują do diagramów BPMN

Zadania są nieodzowne w diagramach BPMN, łącząc się z innymi elementami, takimi jak zdarzenia, bramki i przepływy, tworząc kompletny model procesu:

• Zdarzenia: Zadania często następują po zdarzeniach początkowych (np. „Wydanie wniosku” uruchamia „Tworzenie szkicu 3D”) i poprzedzają zdarzenia końcowe (np. „Dostarczenie produktów” kończące proces).
• Bramki: Aktywności mogą być wpływane przez punkty decyzyjne, takie jak „Zaakceptować prototyp?” prowadzące do „Złożyć zamówienie” lub „Zaproponować zmianę.”
• Przepływy sekwencji: Pełne strzałki łączą aktywności sekwencyjnie, pokazując kolejność wykonywania (np. „Stworzyć szkic 3D” → „Przygotować prototyp”).
• Przepływy komunikatów: Aktywności związane z komunikacją (np. zadania wysyłania/otrzymywania) używają kreskowych strzałek do pokazania interakcji (np. klient wysyłający „2D rysunki koncepcyjne”).

Najlepsze praktyki dotyczące używania aktywności BPMN

Aby skutecznie modelować procesy za pomocą aktywności BPMN, postępuj zgodnie z tymi wytycznymi:

• Wybierz odpowiedni typ zadania: Używaj konkretnych ikon zadań (Użytkownik, Ręczne, Usługa itp.), aby wyjaśnić sposób wykonywania pracy, poprawiając czytelność.
• Używaj podprocesów w przypadku złożoności: Podziel złożone aktywności na podprocesy, aby zarządzać szczegółami bez zatruwania głównego diagramu.
• Utrzymuj spójność: Używaj spójnej nomenklatury i oznaczeń (np. zawsze używaj „Zadanie użytkownika” dla interakcji ludzkich), aby zapewnić jasność.
• Zrównowaguj szczegółowość i prostotę: Unikaj nadmiernego skomplikowania diagramów zbyt wieloma podprocesami; używaj zadań dla kroków atomowych, a podprocesów dla złożonych przepływów.
• Dokumentuj artefakty: Dodaj adnotacje lub obiekty danych (np. „Plan produkcji”), aby dostarczyć kontekst dla aktywności, poprawiając zrozumienie.

Typowe pułapki do uniknięcia

• Zbyt częste używanie zadań: Unikaj modelowania każdej drobnej czynności jako osobnego zadania; grupuj powiązane kroki w podprocesy dla jasności.
• Ignorowanie typów zadań: Używanie zadań ogólnych zamiast konkretnych typów (np. Użytkownik, Usługa) może zakłócać zrozumienie sposobu wykonywania pracy.
• Ignorowanie podprocesów: Nie używanie podprocesów dla złożonych działań może sprawić, że schematy będą trudne do prześledzenia.
• Brakujące przepływy: Upewnij się, że wszystkie działania są połączone przepływami sekwencyjnymi lub komunikatami, aby uniknąć niejasności w przebiegu procesu.

Prawdziwe przykłady w różnych branżach

Oto dodatkowe przykłady działań BPMN w różnych kontekstach:

1. Opieka zdrowotna – Rejestracja pacjenta:
   • Zadanie użytkownika: „Zarejestruj pacjenta” (pielęgniarka wprowadza dane do systemu).
   • Zadanie ręczne: „Sprawdź objawy życiowe” (lekarz ocenia pacjenta ręcznie).
   • Zadanie usługi: „Zaplanuj wizytę” (system automatycznego rezerwowania).
   • Podproces (osadzony): „Przeprowadź badania diagnostyczne”, w tym zadania takie jak „Zamów badanie krwi” i „Zinterpretuj wyniki.”
2. Rozwozowe – Realizacja zamówienia:
   • Zadanie wysyłania: „Powiadom klienta o stanie zamówienia” (potwierdzenie e-mailem).
   • Zadanie odbioru: „Odbierz płatność” (oczekiwanie na płatność klienta).
   • Podproces (możliwy do ponownego użycia): „Zapakuj zamówienie”, używane w różnych liniach produktów, zawierające zadania takie jak „Wybierz przedmioty”, „Zawijanie produktów” i „Etykietowanie paczki”.
3. Finanse – Zatwierdzenie kredytu:
   • Zadanie użytkownika: „Przejrzyj wniosek kredytowy” (urzędnik kredytowy ocenia dokumenty).
   • Zadanie usługi: „Uruchom sprawdzenie kredytowe” (system automatyczny sprawdza ocenę kredytową).
   • Podproces (zagnieżdżony): „Weryfikacja dochodu”, w tym „Zażądaj wypłat” i „Potwierdź zatrudnienie”.

Wnioski

Oznaczenie działania BPMN, przedstawiane jako zaokrąglone prostokąty, jest fundamentem modelowania procesów, umożliwiającym szczegółowe przedstawienie pracy w ramach procesu biznesowego. Zadania (atomowe, z podtypami takimi jak Użytkownik, Ręczne, Usługa) i podprocesy (złożone, obejmujące zagnieżdżone i ponownie używane) zapewniają elastyczność w modelowaniu zarówno prostych, jak i złożonych przepływów pracy. Zrozumienie i stosowanie tych oznaczeń — wykorzystując przykłady takie jak Hello World Manufacturing, ABC Company lub inne — pozwala tworzyć jasne, działające diagramy BPMN do dokumentowania, analizowania i optymalizowania procesów. Niezależnie od tego, czy modelujesz rozwój produktu, wnioski o urlop czy obsługę klienta, opanowanie działań BPMN gwarantuje, że Twoje diagramy będą precyzyjne, zrozumiałe i zgodne z standardami branżowymi.

Ten przewodnik, oparty na podanym obrazie, wyposaży Cię w wiedzę niezbędną do skutecznego korzystania z działań BPMN, oferując praktyczne przykłady i najlepsze praktyki w zastosowaniach rzeczywistych.