Zrozumienie modelu i notacji procesów biznesowych: podejście wizualne

Wprowadzenie

Model i notacja procesów biznesowych (BPMN) to potężne narzędzie do wizualnego przedstawiania procesów biznesowych w sposób standaryzowany. Zapewnia jasny i zwięzły sposób na mapowanie sekwencji działań, decyzji i zdarzeń zachodzących w ramach procesu, co ułatwia stakeholderom zrozumienie i analizę przepływów pracy. BPMN wykorzystuje zestaw elementów graficznych do przedstawienia różnych aspektów procesu – od prostych zadań po złożone punkty decyzyjne i aktywności równoległe. Niniejszy przewodnik omówi podstawowe elementy BPMN na przykładach, pomagając Ci zrozumieć, jak tworzyć i interpretować diagramy BPMN skutecznie. Opanowanie BPMN pozwala organizacjom poprawić efektywność procesów, wykrywać zatory i poprawiać komunikację między członkami zespołu.

Podstawowe elementy BPMN

1. Zdarzenia

   • Zdarzenie początkowe: Reprezentowane przez mały okrąg, wskazuje, gdzie zaczyna się proces.
   • Zdarzenie końcowe: Reprezentowane przez pogrubiony okrąg, wskazuje, gdzie kończy się proces.
   • Zdarzenie pośrednie: Reprezentowane przez podwójny okrąg, wskazuje coś, co dzieje się między zdarzeniem początkowym a końcowym.

2. Działania

   • Zadanie: Reprezentowane przez prostokąt z zaokrąglonymi rogami, wskazuje pojedynczą jednostkę pracy.
   • Podproces: Reprezentowane przez prostokąt z znakiem plus wewnątrz, wskazuje proces wewnątrz innego procesu.

3. Bramki
   

   • Bramka wyłączna (XOR): Reprezentowane przez kształt diamentu z literą „X” wewnątrz, wskazuje punkt decyzyjny, w którym można wybrać tylko jedną drogę.
   • Bramka inkluzjowa (OR): Reprezentowane przez kształt diamentu z literą „O” wewnątrz, wskazuje punkt decyzyjny, w którym można wybrać jedną lub więcej dróg.
   • Bramka równoległa (AND): Reprezentowane przez kształt diamentu z symbolem „+”, wskazuje punkt, w którym wiele dróg jest wykonywanych równolegle.

4. Obiekty przepływu

   • Przepływ sekwencyjny: Reprezentowane przez pełne strzałki, wskazuje kolejność działań.
   • Przepływ komunikatów: Reprezentowane przez kreskowane strzałki, wskazuje przepływ komunikatów między różnymi uczestnikami.

5. Artefakty

   • Obiekty danych: Reprezentowane przez prostokąt z zagiętym narożnikiem, wskazuje dane wymagane lub generowane przez zadanie.
   • Grupy: Reprezentowane przez przerywaną prostokąt z zaokrąglonymi narożnikami, grupuje powiązane działania.
   • Adnotacje: Reprezentowane przez mały prostokąt z zagiętym narożnikiem, dostarcza dodatkowych informacji o elemencie procesu.

Analiza przykładu

Przykład 1: Strzałki przepływu

• Strzałka wychodząca: Wskazuje kierunek przepływu sekwencji od jednego elementu do drugiego.
• Strzałka przychodząca: Wskazuje kierunek przepływu sekwencji wpływającego do elementu.
• Przepływ sekwencji: Strzałki pokazują kolejność wykonywania działań.

Przykład 2: Proces nauczania

• Zdarzenie początkowe: Proces zaczyna się nauczaniem lekcji.
• Zadanie: „Naucz lekcję” to zadanie reprezentowane przez prostokąt z zaokrąglonymi narożnikami.
• Wyłączny bramka: Diament z „X” reprezentuje punkt decyzyjny, w którym proces sprawdza, czy uczniowie są zaangażowani.
  • Jeśli uczniowie są zaangażowani, proces przechodzi do „Zadawanie pytań, zaangażowani”.
  • Jeśli uczniowie nie są zaangażowani (ziewają), podawane są przekąski.
• Zdarzenie końcowe: Proces kończy się „Zakończenie ćwiczenia edukacyjnego”.

Tworzenie diagramu BPMN

1. Zidentyfikuj proces: Określ zakres i granice procesu, który chcesz zamodelować.
2. Zdefiniuj działania: Wypisz wszystkie zadania i podprocesy uczestniczące.
3. Określ zdarzenia: Zidentyfikuj zdarzenia początkowe, pośrednie i końcowe.
4. Dodaj bramki: Uwzględnij punkty decyzyjne, w których proces może się rozgałęziać.
5. Połącz za pomocą przejść: Użyj przejść sekwencyjnych do połączenia zdarzeń, działań i bramek.
6. Dodaj artefakty: Uwzględnij wszystkie niezbędne obiekty danych, grupy lub adnotacje.

Najlepsze praktyki

• Przejrzystość: Upewnij się, że schemat jest przejrzysty i łatwy do zrozumienia.
• Spójność: Używaj symboli BPMN spójnie we wszystkich częściach schematu.
• Prostota: Zachowaj schemat jak najprostszy, jednocześnie przekazując niezbędną informację.
• Weryfikacja: Przejrzyj schemat z udziałem stakeholderów, aby upewnić się o jego poprawności.

Śledząc ten przewodnik i korzystając z podanych przykładów, możesz tworzyć skuteczne schematy BPMN w celu modelowania i jasnego przekazywania informacji o procesach biznesowych.

Wnioski

BPMN oferuje strukturalny podejście do modelowania procesów biznesowych, umożliwiając organizacjom wizualizację i optymalizację swoich przepływów pracy. Korzystając z znormalizowanych symboli i przejść, schematy BPMN zapewniają przejrzystość i spójność, co ułatwia współpracy zespołów i podejmowanie informowanych decyzji. Przykłady omówione w tym przewodniku ilustrują, jak BPMN może być stosowany w rzeczywistych scenariuszach, od procesów podejmowania decyzji w edukacji po zrozumienie kierunków przepływu. Podczas dalszego eksplorowania i wdrażania BPMN w swojej organizacji, pamiętaj o skupieniu się na przejrzystości, prostocie i zaangażowaniu stakeholderów. Dzięki praktyce BPMN może stać się cennym narzędziem wspierającym poprawę procesów i osiąganie wybitnej efektywności operacyjnej.