Kompleksowy przewodnik po notacji aktywności BPMN

Model i notacja procesów biznesowych (BPMN) to znormalizowana notacja graficzna używana do modelowania procesów biznesowych jasno i spójnie. Jednym z podstawowych elementów BPMN jest Aktywność, przedstawiona jako zaokrąglone prostokąty. Aktywności reprezentują pracę wykonywaną w ramach procesu i są kluczowe do szczegółowego przedstawienia kroków i zadań, które napędzają przepływ pracy. Niniejszy przewodnik, oparty na podanym obrazie, szczegółowo wyjaśnia notację aktywności BPMN, w tym jej typy, podtypy i przykłady praktyczne, aby pomóc początkującym i zaawansowanym użytkownikom skutecznie modelować procesy.

Czym są aktywności BPMN?

Aktywności w BPMN reprezentują pracę lub zadania wykonywane przez organizację lub osobę w ramach procesu biznesowego. Są one przedstawiane jako zaokrąglone prostokąty i stanowią podstawowe elementy procesu, ilustrując kroki wymagane do osiągnięcia celu. Aktywności mogą być albo atomowe (jednostkowe, niepodzielne zadania) albo złożone (złożone zadania podzielone na podprocesy). Zrozumienie aktywności jest kluczowe dla tworzenia dokładnych i wykonalnych diagramów BPMN.

Kluczowe cechy aktywności:

• Są krokiem w ramach procesu.
• Można je zaklasyfikować od prostych, ręcznych zadań po złożone, zautomatyzowane przepływy pracy.
• Mogą być dalej szczegółowo opisane za pomocą specyficznych oznaczeń w celu wskazania rodzaju pracy lub poziomu złożoności.

Typy aktywności BPMN

Aktywności BPMN dzielą się na dwa główne typy: Zadania i Podprocesy. Poniżej omawiamy każdy typ, ich podtypy oraz ich znaczenie.

1. Zadanie

Zadanie Zadanie to prosta, atomowa aktywność używana wtedy, gdy praca wykonywana w ramach procesu nie jest szczegółowo zdefiniowana. Reprezentuje pojedynczą jednostkę pracy, która nie może zostać dalej podzielona w bieżącym diagramie. Zadania to najpowszechniejszy typ aktywności w BPMN i są przedstawiane jako podstawowy zaokrąglony prostokąt.

Podtypy zadań

BPMN definiuje kilka specjalistycznych typów zadań, każdy z unikalnym ikoną wewnątrz zaokrąglonego prostokąta, wskazującą charakter pracy. Te podtypy pomagają określić sposób wykonywania lub automatyzacji zadania:

• Zadanie użytkownika (ikona osoby, 👤):
  Reprezentuje zadanie wykonywane przez użytkownika, zazwyczaj w interakcji z systemem lub aplikacją.
  Przykład: Pracownik wypełniający formularz wniosku o urlop w portalu firmy (np. „Wypełnij formularz wniosku o urlop” z procesu urlopowego firmy ABC).
• Zadanie ręczne (ikona dłoni, ✋):
  Reprezentuje zadanie wykonywane bez pomocy automatyzacji procesów biznesowych lub aplikacji, oparte na wysiłku ludzkim.
  Przykład: Pracownik magazynowy ręcznie sprawdzający prototyp produktu podczas produkcji (np. „Zreview prototyp” w firmie Hello World Manufacturing).
• Zadanie usługi (ikona koła zębatego, ⚙️):
  Reprezentuje zadanie automatyczne wykonywane przez narzędzie lub usługę automatyzacji procesów biznesowych, takie jak interfejs API lub integracja systemowa.
  Przykład: Automatyczne generowanie planu produkcji w systemie produkcyjnym na podstawie zamówienia klienta (np. „Wydaj żądanie produkcji” w firmie Hello World Manufacturing).
• Zadanie wysyłania (ikona koperty, ✉️):
  Reprezentuje zadanie wysyłające wiadomość do uczestnika zewnętrznej lub wewnętrznej, takiej jak e-mail lub powiadomienie.
  Przykład: Informowanie klienta e-mailem o statusie dostawy produktu (np. „Poinformuj o zaakceptowaniu wniosku” w procesie urlopowym firmy ABC).
• Zadanie odbierania (ikona koperty z strzałką, ✉️⬅️):
  Reprezentuje zadanie oczekujące na wiadomość od uczestnika zewnętrznej lub wewnętrznej.
  Przykład: Oczekiwanie na 2D szkice koncepcyjne klienta przed rozpoczęciem prac projektowych (np. „Wydaj żądanie” z kanału Klienta w firmie Hello World Manufacturing).
• Zadanie skryptu (ikona skryptu, 📜):
  Reprezentuje zadanie wykonywane przez skrypt lub kod automatyczny, zazwyczaj w silniku procesów biznesowych.
  Przykład: Uruchamianie skryptu w celu weryfikacji szacunków kosztów podczas rozwoju produktu (np. „Szacuj koszt” w firmie Hello World Manufacturing).
• Zadanie odwołania (ikona strzałki w górę, ⬆️):
  Reprezentuje zadanie odwołujące się do innego procesu lub zadania zdefiniowanego gdzie indziej, często używane do ponownego wykorzystania lub standaryzacji.
  Przykład: Odwoływanie się do znormalizowanego procedury sprawdzania jakości podczas weryfikacji produktu (np. „Weryfikacja produktu” w Hello World Manufacturing).

Przykład zadań w działaniu

Zastanów się nad procesem rozwoju produktu w firmie Hello World Manufacturing:

• Zadanie użytkownika: „Stworzenie szkicu 3D” przez projektanta przy użyciu oprogramowania CAD.
• Zadanie ręczne: „Przegląd prototypu” przez członka zespołu, który fizycznie sprawdza prototyp.
• Zadanie usługi: „Rozpoczęcie produkcji” automatyzowane przez system produkcyjny.
• Zadanie wysyłania: „Przygotowanie faktury” w celu poinformowania klienta o szczegółach płatności.
• Zadanie odbioru: Oczekiwanie na „2D rysunki koncepcyjne” od klienta.

2. Podproces

A Podproces to złożona działalność, której szczegółowe informacje są określone jako przepływ innych działań, zadań lub podprocesów. Reprezentuje bardziej złożony, hierarchiczny proces w ramach głównego procesu. Podprocesy są przedstawiane jako zaokrąglony prostokąt z symbolem „+” lub „−” (wskaźnik rozszerzania/zwińnięcia) i mogą być dalej kategoryzowane.

Podtypy podprocesów

• Zagnieżdżony podproces (zaokrąglony prostokąt z „+” wewnątrz):
  Reprezentuje podproces, który jest całkowicie zależny od procesu nadrzędnego. Nie może zawierać stref ani pasm i służy do modelowania szczegółowych kroków w tym samym kontekście.
  Przykład: W ramach „Stworzenia szkicu 3D” w firmie Hello World Manufacturing, zagnieżdżony podproces może obejmować zadania takie jak „Stworzenie projektu początkowego”, „Uruchomienie symulacji” i „Doskonalenie modelu”, wszystkie w pasie działu projektowego.
• Odpowiedni podproces (zaokrąglony prostokąt z „+” wewnątrz, często z obramowaniem):
  Reprezentuje niezależny, ponownie używalny proces zdefiniowany oddzielnie jako inny diagram BPMN. Nie zależy od procesu nadrzędnego i może być wykorzystywany w wielu procesach.
  Przykład: Odpowiedni podproces dla „Weryfikacji produktu” w firmie Hello World Manufacturing, wykorzystywany w różnych liniach produkcyjnych, szczegółowo opisujący kroki kontroli jakości, testowania i certyfikacji.

Przykład podprocesów w działaniu

W procesie wniosku o urlop w firmie ABC:

• Za Zagnieżdżony podproces może zostać dodany do „Ocena wniosku o urlop”, rozkładając go na zadania takie jak „Sprawdź dostępność”, „Przejrzyj politykę” i „Skonsultuj się z liderami zespołów.”
• Za Ponownie używalny podproces może być „Zarządzanie wnioskiem” w kategorii HR, ponownie używany dla innych procesów HR, takich jak zatwierdzanie urlopów wypoczynkowych lub urlopów chorobowych, zdefiniowany jako osobny schemat z zadaniami takimi jak „Zaktualizuj rekordy”, „Poinformuj o płatnościach” i „Zaplanuj urlop.”

Jak zadania pasują do schematów BPMN

Zadania są nieodzowne w schematach BPMN, łącząc się z innymi elementami, takimi jak zdarzenia, bramki i przepływy, tworząc kompletny model procesu:

• Zdarzenia: Zadania często następują po zdarzeniach początkowych (np. „Wydaj wniosek” uruchamia „Tworzenie szkicu 3D”) i poprzedzają zdarzenia końcowe (np. „Dostarcz produkty” kończące proces).
• Bramki: Zadania mogą być wpływane przez punkty decyzyjne, takie jak „Zaakceptuj prototyp?” prowadzące do „Złożenia zamówienia” lub „Wniesienia zmiany.”
• Przepływy sekwencyjne: Pełne strzałki łączą zadania sekwencyjnie, pokazując kolejność wykonywania (np. „Tworzenie szkicu 3D” → „Przygotowanie prototypu”).
• Przepływy komunikatów: Zadania związane z komunikacją (np. zadania wysyłania/odbierania) używają kreskowych strzałek, aby pokazać interakcje (np. klient wysyła „2D szkice koncepcyjne”).

Najlepsze praktyki dotyczące używania zadań BPMN

Aby skutecznie modelować procesy za pomocą zadań BPMN, postępuj zgodnie z tymi wytycznymi:

• Wybierz odpowiedni typ zadania: Używaj konkretnych ikon zadań (Użytkownik, Ręczne, Usługa itp.), aby wyjaśnić sposób wykonywania pracy, poprawiając czytelność.
• Używaj podprocesów w przypadku złożoności: Rozbij złożone zadania na podprocesy, aby zarządzać szczegółami bez zatruwania głównego schematu.
• Utrzymuj spójność: Używaj spójnej nomenklatury i oznaczeń (np. zawsze używaj „Zadanie użytkownika” dla interakcji ludzkich), aby zapewnić jasność.
• Zrównowaguj szczegółowość i prostotę: Unikaj nadmiernego skomplikowania schematów zbyt wieloma podprocesami; używaj zadań dla elementarnych kroków, a podprocesów dla złożonych przepływów.
• Dokumentuj artefakty: Dodaj adnotacje lub obiekty danych (np. „Plan produkcji”), aby dostarczyć kontekst dla zadań, poprawiając zrozumienie.

Typowe pułapki do uniknięcia

• Zbyt częste używanie zadań: Unikaj modelowania każdego małego działania jako osobnego zadania; grupuj powiązane kroki w podprocesy dla jasności.
• Ignorowanie typów zadań: Używanie zadań ogólnych zamiast konkretnych typów (np. Użytkownik, Usługa) może zakłócać zrozumienie sposobu wykonywania pracy.
• Ignorowanie podprocesów: Nie używanie podprocesów dla złożonych działań może sprawić, że schematy będą trudne do prześledzenia.
• Brakujące przepływy: Upewnij się, że wszystkie działania są połączone przepływami sekwencyjnymi lub komunikatowymi, aby uniknąć niejasności w przebiegu procesu.

Prawdziwe przykłady w różnych branżach

Oto dodatkowe przykłady działań BPMN w różnych kontekstach:

1. Opieka zdrowotna – Rejestracja pacjenta:
   • Zadanie użytkownika: „Zarejestruj pacjenta” (pielęgniarka wprowadza dane do systemu).
   • Zadanie ręczne: „Sprawdź objawy życiowe” (lekarz ocenia pacjenta ręcznie).
   • Zadanie usługi: „Zaplanuj wizytę” (system automatycznego rezerwowania).
   • Podproces (osadzony): „Przeprowadź badania diagnostyczne”, w tym zadania takie jak „Zamów badanie krwi” i „Zanalizuj wyniki.”
2. Rozliczanie sprzedaży – realizacja zamówienia:
   • Zadanie wysyłania: „Poinformuj klienta o stanie zamówienia” (potwierdzenie e-mailowe).
   • Zadanie odbierania: „Odbierz płatność” (oczekiwanie na płatność klienta).
   • Podproces (możliwy do ponownego użycia): „Zapakuj zamówienie”, używane w różnych liniach produktów, zawierające zadania takie jak „Wybierz przedmioty”, „Odpakuj produkty” i „Oznacz opakowanie.”
3. Finanse – Zatwierdzenie kredytu:
   • Zadanie użytkownika: „Przejrzyj wniosek o pożyczkę” (urzędnik kredytowy ocenia dokumenty).
   • Zadanie usługi: „Uruchom sprawdzenie kredytowe” (system automatyczny sprawdza ocenę kredytową).
   • Proces podrzędny (zagnieżdżony): „Weryfikacja dochodu”, w tym „Zażądaj wypłat” i „Potwierdź zatrudnienie.”

Wnioski

Oznaczenie działania BPMN, przedstawiane jako zaokrąglone prostokąty, jest fundamentem modelowania procesów, umożliwiającym szczegółowe przedstawienie pracy w ramach procesu biznesowego. Zadania (atomowe, z podtypami takimi jak Użytkownik, Ręczne, Usługa) i procesy podrzędne (złożone, w tym zagnieżdżone i ponownie używane) zapewniają elastyczność w modelowaniu zarówno prostych, jak i złożonych przepływów pracy. Zrozumienie i stosowanie tych oznaczeń — wykorzystując przykłady takie jak Hello World Manufacturing, ABC Company lub inne — pozwala tworzyć jasne, działające diagramy BPMN do dokumentowania, analizowania i optymalizowania procesów. Niezależnie od tego, czy modelujesz rozwój produktu, wnioski o urlop czy obsługę klienta, opanowanie działań BPMN gwarantuje, że Twoje diagramy będą precyzyjne, zrozumiałe i zgodne z standardami branżowymi.

Ten przewodnik, oparty na podanym obrazie, wyposaży Cię w wiedzę niezbędną do skutecznego korzystania z działań BPMN, oferując praktyczne przykłady i najlepsze praktyki w zastosowaniach rzeczywistych.