Podstawy BPMN: notacja, koncepcje i przykłady praktyczne

Model i notacja procesów biznesowych (BPMN) to standardowa reprezentacja graficzna używana do określania procesów biznesowych w ramach przepływu pracy. Zapewnia język wizualny, który jest intuicyjny dla użytkowników biznesowych i wystarczająco szczegółowy, aby programiści techniczni mogli go zaimplementować. Poniżej znajduje się kompleksowy przewodnik po BPMN, obejmujący podsumowanie notacji, kluczowe koncepcje i przykłady.

Podsumowanie notacji

BPMN wykorzystuje różnorodne symbole do przedstawienia różnych elementów procesu biznesowego. Oto podsumowanie kluczowych symboli:

Uczestnicy

• Basen: Reprezentuje głównych uczestników procesu, często całą organizację lub departament.
• Pasma: Podział wewnątrz basenu, zazwyczaj reprezentujący rolę lub departament w organizacji.

Artefakty

• Adnotacja tekstowa: Udziela dodatkowych informacji o procesie.
• Grupa: Wizualne grupowanie działań, często używane do wyróżnienia określonej części procesu.

Bramki

• Wyłączny: Reprezentuje punkt decyzyjny, w którym wybierana jest tylko jedna droga.
• Włączający: Pozwala na jednoczesne przejście przez wiele dróg.
• Równoległy: Dzieli proces na równoległe ścieżki, które są wykonywane współbieżnie.
• Zdarzenie: Uruchamia proces lub podproces na podstawie zdarzenia.

Dane

• Obiekt danych: Reprezentuje informacje przepływające przez proces.
• Magazyn danych: Miejsce, z którego można odczytać dane lub zapisać je.

Działania

• Zadanie: Jednostka pracy.
• Podproces: Proces wewnątrz procesu, może być zwinięty lub rozszerzony.
• Aktywność wywołania: Wywołuje inny proces lub podproces.
• Podproces zdarzenia: Podproces wyzwalany zdarzeniem.
• Transakcja: Podproces, który musi zostać całkowicie ukończony lub wcale nie.

Kluczowe koncepcje

1. Proces: Zbiór powiązanych działań, które prowadzą do konkretnego wyniku.
2. Obiekty przepływu: Główne elementy definiujące zachowanie procesu (zdarzenia, aktywności, bramki).
3. Obiekty łączące: Używane do łączenia obiektów przepływu (przepływ sekwencyjny, przepływ komunikatów, połączenia).
4. Płynne pasy: Używane do organizowania i kategoryzowania działań w pulpitach i pasach.
5. Artefakty: Zapewniają dodatkowe informacje o procesie, ale nie wpływają na przepływ.

Przykłady

Ten diagram to diagram modelu i notacji procesu biznesowego (BPMN), który ilustruje proces zamówienia zakupu. Oto szczegółowe wyjaśnienie i interpretacja diagramu:

Kluczowe komponenty:

1. Pulpity i pasy:

   • Pulpity: Reprezentują główne uczestników procesu. W tym diagramie znajdują się dwa pulpity: „Klient” i „Sklep z napojami”.
   • Pasy: Podziały wewnątrz pulpitu reprezentujące różne role lub działy. Tutaj pulpit „Sklep z napojami” podzielony jest na dwa pasy: „Reprezentant handlowy” i „Magazyn”.

2. Przepływ komunikatów:

   • Oznaczone przerywanymi czerwonymi liniami, przepływy komunikatów pokazują wymianę komunikatów między różnymi pulpitem.
   • Klient wysyła „Zamówienie zakupowe” do sklepu z napojami, a później otrzymuje „Fakturę.”

3. Zadania:

   • Reprezentowane przez zaokrąglone prostokąty, zadania to działania wykonywane w ramach procesu.
   • Sprawdź poziom zapasów: Reprezentant handlowy sprawdza poziom zapasów po otrzymaniu zamówienia.
   • Zaproponuj zmianę: Jeśli zapasów jest niewystarczająco, reprezentant handlowy proponuje zmiany w zamówieniu zakupowym.
   • Zażądaj zapakowania towarów: Jeśli zapasów jest wystarczająco, reprezentant handlowy prosi magazyn o zapakowanie towarów.
   • Zapakuj towary: Magazyn pakuje towary.
   • Wyslij towary: Magazyn wysyła towary, kończąc zamówienie.

4. Brama:

   • Reprezentowana przez romb, brama kontroluje przebieg procesu na podstawie warunków.
   • Wystarczające zapasy?: Ta brama decyduje, czy jest wystarczająco duża ilość zapasów, aby zrealizować zamówienie. Jeśli tak, proces przechodzi do „Zażądaj zapakowania towarów”; jeśli nie, przechodzi do „Zaproponuj zmianę.”

5. Zdarzenia:

   • Zdarzenie startowe wiadomości: Oznaczane przez okrąg z ikoną koperty, to zdarzenie uruchamia start procesu, gdy zostaje otrzymana wiadomość (zamówienie zakupowe).
   • Zdarzenie końcowe: Oznaczane przez okrąg z grubym obramowaniem, to zdarzenie oznacza zakończenie procesu.

6. Przepływ sekwencyjny:

   • Oznaczane przez pełne strzałki, przepływy sekwencyjne pokazują kolejność działań w ramach procesu.
   • Przepływ sekwencyjny zaczyna się od zdarzenia „Zamówienie otrzymane”, przechodzi przez zadania i bramę, a kończy się zdarzeniem „Zamówienie zakończone”.

Przepływ procesu:

1. Zamówienie otrzymane:

   • Proces zaczyna się, gdy reprezentant handlowy otrzyma zamówienie zakupowe od klienta.

2. Sprawdź poziom zapasów:

   • Reprezentant handlowy sprawdza poziom zapasów, aby ustalić, czy zamówienie może zostać zrealizowane.

3. Brama (Wystarczająca ilość na stanie?):

   • Jeśli ilość na stanie jest wystarczająca, proces przechodzi do „Zażądaj zapakowania towaru”.
   • Jeśli ilość na stanie jest niewystarczająca, proces przechodzi do „Zaproponuj zmianę”, gdzie przedstawiciel handlowy proponuje zmiany w zamówieniu zakupowym.

4. Zażądaj zapakowania towaru:

   • Jeśli ilość na stanie jest wystarczająca, przedstawiciel handlowy żąda od magazynu zapakowania towaru.

5. Zapakuj towary:

   • Magazyn pakuje towary według żądania.

6. Wyslij towary:

   • Magazyn wysyła towary do klienta.

7. Zamówienie zakończone:

   • Proces kończy się zakończeniem zamówienia i wysłaniem faktury do klienta.

Interpretacja:

Ten diagram BPMN przedstawia jasny wizualny obraz procesu zamówienia zakupowego, podkreślając interakcje między klientem a sklepem z napojami, jak również działania wewnętrzne w sklepie. Pomaga w zrozumieniu przebiegu działań, punktów decyzyjnych oraz ról uczestniczących w realizacji zamówienia zakupowego. Ten diagram może być wykorzystywany do poprawy procesu, szkoleń oraz zapewnienia wspólnego zrozumienia procesu przez wszystkich stakeholderów.

Najlepsze praktyki

1. Przejrzystość: Upewnij się, że diagram jest przejrzysty i łatwy do zrozumienia.
2. Spójność: Używaj symboli spójnie we wszystkich diagramach.
3. Dokumentacja: Używaj adnotacji tekstowych, aby dostarczyć dodatkowy kontekst, gdy to konieczne.
4. Modułowość: Podziel złożone procesy na zarządzalne podprocesy.
5. Weryfikacja: Regularnie weryfikuj model procesu z udziałem stakeholderów, aby zapewnić jego poprawność.

Śledząc ten przewodnik, możesz skutecznie modelować procesy biznesowe za pomocą BPMN, zapewniając jasną komunikację i efektywne zarządzanie procesami.

Odwołania do BPMN