Menguasai Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN): Tips dan Trik

Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) adalah alat yang kuat untuk memvisualisasikan dan mengelola proses bisnis. Dengan menyediakan notasi grafis yang distandarkan, BPMN membantu menutup kesenjangan antara desain proses dan implementasi, memfasilitasi komunikasi dan pemahaman yang lebih baik di berbagai tingkatan organisasi. Berikut ini adalah panduan komprehensif untuk menguasai BPMN, lengkap dengan tips dan trik untuk meningkatkan keterampilan pemodelan Anda.

Memahami BPMN

Tujuan dan Standarisasi

BPMN bertujuan untuk menciptakan bahasa bersama bagi semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses bisnis, termasuk analis bisnis, pengembang teknis, dan manajer bisnis. Bahasa bersama ini membantu dalam berkomunikasi, menganalisis, dan meningkatkan alur kerja secara efektif. BPMN dipelihara oleh Object Management Group (OMG) dan telah disahkan sebagai ISO 19510. Versi terbaru, BPMN 2.0.2, mencakup semantik eksekusi bersama dengan notasi grafis.

Sejarah BPMN

Gambar ini menyediakan garis waktu yang rinci mengenai sejarah dan evolusi Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN), menyoroti tonggak penting dan versi dari awal hingga standarisasi. Berikut ini adalah penjelasan sejarah BPMN seperti yang ditampilkan dalam gambar:

Perkembangan Awal dan Rilis Awal

1. Inisiatif BPMI.org (2004-2005):

   • 3 Mei 2004: Inisiatif Manajemen Proses Bisnis (BPMI.org) memperkenalkan BPMN 1.0, menandai awal dari notasi yang distandarkan untuk pemodelan proses bisnis.
   • 29 Juni 2005: BPMI.org melanjutkan upayanya dalam mempromosikan dan mengembangkan BPMN sebagai standar.

2. Adopsi Object Management Group (OMG) (2006-2008):

   • 1 Februari 2006: OMG mengadopsi BPMN 1.0, mengambil alih pengembangan dan standarisasi.
   • 17 Januari 2008: BPMN 1.1 dirilis, mencerminkan pembaruan dan peningkatan pada notasi.
   • 3 Januari 2009: BPMN 1.2 diperkenalkan, lebih menyempurnakan standar.

Transisi ke BPMN 2.0

3. Pengembangan BPMN 2.0 (2007-2011):
   • 5 Juni 2007: Permintaan Proposal (RFP) untuk BPMN 2.0 dikeluarkan, memulai pengembangan versi utama berikutnya.
   • 14 Agustus 2009: BPMN Beta 2.0 dirilis, menyediakan versi awal untuk pengujian dan umpan balik.
   • 3 Januari 2011: BPMN 2.0 resmi dirilis, mengintegrasikan peningkatan signifikan dan semantik eksekusi.

Penyempurnaan Lebih Lanjut dan Standarisasi

4. Pembaruan Kecil dan Penetapan ISO (2013):
   • 2 Sep 2013: BPMN 2.0.1 dirilis, menangani pembaruan kecil dan koreksi.
   • 9 Des 2013: BPMN 2.0.2 diperkenalkan, lebih menyempurnakan standar.
   • Des 2013: BPMN 2.0.1 disahkan sebagai ISO/IEC 19510 oleh OMG, memperkuat statusnya sebagai standar internasional.

Pengembangan Paralel BPDM

5. Metamodel Definisi Proses Bisnis (BPDM):
   • 6 Jan 2003: RFP untuk BPDM dikeluarkan, dengan fokus pada menentukan metamodel untuk proses bisnis.
   • 17 Jan 2008: BPDM 1.0 dirilis, memberikan kerangka pendukung bagi BPMN.

Timeline ini menggambarkan upaya kolaboratif antara BPMI.org dan OMG dalam mengembangkan dan menstandarkan BPMN. Dimulai dari BPMN 1.0 pada tahun 2004, notasi ini berkembang melalui berbagai versi, berakhir pada BPMN 2.0.2, yang diakui sebagai standar ISO. Evolusi ini mencerminkan peningkatan terus-menerus dan penyesuaian BPMN untuk memenuhi kebutuhan pemodelan dan manajemen proses bisnis.

Unsur Utama BPMN

Diagram BPMN terdiri dari empat kategori utama elemen:

Kartu Pegangan Notasi BPMN

1. Objek Aliran:

   • Kejadian: Ditampilkan sebagai lingkaran, kejadian menunjukkan peristiwa yang memengaruhi aliran proses. Mereka bisa berupa kejadian awal, tengah, atau akhir.
   • Kegiatan: Ditampilkan sebagai persegi panjang dengan sudut membulat, kegiatan mewakili tugas yang dilakukan dalam proses. Mereka bisa berupa tugas atau sub-proses.
   • Gerbang: Berlian yang mengendalikan aliran proses berdasarkan kondisi atau keputusan. Jenisnya mencakup gerbang eksklusif, paralel, dan inklusif.

2. Objek Penghubung:
   

   

   Aliran Pesan BPMN

   • Aliran Urutan: Panah padat yang menunjukkan urutan kegiatan.
   • Aliran Pesan: Panah putus-putus yang mewakili komunikasi antar peserta.
   • Asosiasi:Garis putus-putus yang menghubungkan artefak ke objek aliran.

3. Swimlane:

   • Kolam:Mewakili peserta utama dalam suatu proses.
   • Laner:Subbagian dalam kolam yang lebih lanjut mengkategorikan peran atau tanggung jawab.
     

     Kolam dan laner BPMN

4. Artefak:

   • Objek Data:Mewakili data yang dibutuhkan untuk aktivitas.
     

     BPMN – Objek Data

   • Kelompok:Mengelompokkan tugas yang terkait tanpa memengaruhi aliran.
     

     Kelompok BPMN

   • Anotasi:Memberikan komentar atau penjelasan tentang bagian tertentu dari diagram.

      

      

     

     Anotasi BPMN

Notasi BPMN: Menyeimbangkan Kesederhanaan dan Kompleksitas

Notasi BPMN dirancang agar sederhana dan fleksibel, memungkinkan representasi proses yang kompleks tanpa mengorbankan kejelasan dan familiaritas diagram. Dalam kategori dasar elemen, detail dan variasi tambahan dapat dimasukkan untuk memenuhi kebutuhan skenario yang lebih rumit.

Tabel di bawah ini menggambarkan bagaimana peristiwa dalam BPMN dapat digambarkan menggunakan elemen dasar yang dikombinasikan dengan variasi tambahan. Pendekatan ini memungkinkan BPMN mengelola kompleksitas sambil mempertahankan tampilan dan nuansa inti notasi, memastikan bahwa diagram tetap dapat diakses dan dipahami.

Keseimbangan antara kesederhanaan dan kompleksitas ini menjadikan BPMN alat yang serbaguna untuk memodelkan berbagai proses bisnis, mulai dari alur kerja yang sederhana hingga operasi yang sangat detail dan rumit.

Contoh BPMN – Pemrosesan Pesanan

Diagram ini adalah diagram Business Process Model and Notation (BPMN) yang menggambarkan proses penanganan pesanan pelanggan, khususnya untuk layanan pengiriman air. Mari kita bahas konsep dan elemen BPMN utama yang ditampilkan dalam diagram ini:

Elemen Utama BPMN dalam Diagram

1. Kolam dan Laner:

   • Kolam:Mewakili peserta utama dalam proses. Dalam diagram ini terdapat dua kolam: “Pelanggan” dan “Perusahaan Air Botol Tiny Aqua.”
   • Laner:Subbagian dalam kolam yang mengkategorikan aktivitas berdasarkan peran atau tanggung jawab. Kolam perusahaan dibagi menjadi “Asisten Layanan Pelanggan,” “Manajer Departemen Logistik,” dan “Pekerja.”

2. Peristiwa:

   • Peristiwa Awal: Ditunjukkan oleh lingkaran hijau bertuliskan “Tempatkan Pesanan.” Peristiwa ini memicu dimulainya proses ketika pelanggan melakukan pemesanan.
   • Peristiwa Menengah: Simbol jam menunjukkan peristiwa pengatur waktu bertuliskan “Pada Rabu Mendatang,” yang menandakan penundaan atau tindakan yang dijadwalkan.
   • Peristiwa Akhir: Ditunjukkan oleh lingkaran merah bertuliskan “Kirim Air,” menandai akhir proses ketika air dikirim.

3. Aktivitas (Tugas):

   • Tugas: Ditunjukkan oleh persegi panjang sudut membulat, ini adalah tindakan yang dilakukan dalam proses. Contohnya termasuk “Verifikasi Identitas Pelanggan,” “Buat Akun Pelanggan,” “Lanjutkan Pesanan,” “Atur Pengiriman,” dan “Kirim Air.”

4. Gerbang:

   • Gerbang Eksklusif: Ditunjukkan oleh bentuk berlian bertuliskan “Pelanggan Ada?”, gerbang ini mengendalikan alur berdasarkan apakah pelanggan sudah ada dalam sistem. Bergantung pada kondisinya, proses bercabang menjadi membuat akun pelanggan baru atau melanjutkan pesanan.

5. Arsip:

   • Objek Data: Ditunjukkan oleh persegi panjang sudut terlipat, ini menunjukkan dokumen atau data yang terlibat dalam proses. Contohnya termasuk “Pesanan Pembelian [Akan Diberi Tugas],” “Pesanan Pembelian [Akan Dikirim],” dan “Pesanan Pembelian [Selesai].”
   • Anotasi: Kotak teks memberikan informasi tambahan, mencatat bahwa lebih dari 90% permintaan dilakukan melalui panggilan telepon, dengan 10% melalui email.

6. Alur Urutan:

   •  Panah padat menunjukkan urutan aktivitas. Alur dimulai dengan pemesanan, bergerak melalui verifikasi identitas pelanggan, dan bercabang berdasarkan apakah pelanggan ada. Alur dilanjutkan dengan membuat akun atau melanjutkan pesanan, mengatur pengiriman, dan berakhir dengan pengiriman air.

Interpretasi Alur Proses

1. Pemesanan:

   • Proses dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan, ditandai oleh peristiwa awal.

2. Verifikasi Pelanggan:

   • Asisten layanan pelanggan memverifikasi identitas pelanggan.
   • Jika pelanggan sudah ada, pesanan akan dilanjutkan. Jika tidak, akun pelanggan baru akan dibuat.

3. Pemrosesan Pesanan:

   • Pesanan dijadwalkan untuk dilanjutkan pada hari Rabu mendatang, sebagaimana ditunjukkan oleh peristiwa pengatur waktu menengah.
   • Manajer departemen logistik mengatur pengiriman air.

4. Pengiriman:

   • Pekerja mengirim air, menandai akhir dari proses.

Kiat dan Trik untuk Pemodelan BPMN yang Efektif

1. Mulailah dengan Tujuan yang Jelas

Sebelum terjun ke pemodelan BPMN, tentukan secara jelas tujuan dari proses Anda. Pahami apa yang ingin Anda capai dan siapa saja pemangku kepentingan. Kejelasan ini akan membimbing upaya pemodelan Anda dan memastikan bahwa diagram tersebut memenuhi tujuan yang dimaksudkan.

2. Buatlah Sederhana

Hindari membuat diagram BPMN Anda terlalu rumit. Gunakan elemen paling sederhana yang secara akurat merepresentasikan proses. Penggunaan berlebihan terhadap gateway dan artefak yang kompleks dapat membuat diagram sulit dipahami. Fokuslah pada aktivitas utama dan urutannya.

3. Gunakan Swimlanes Secara Efektif

Swimlanes membantu mengorganisasi aktivitas berdasarkan peran atau tanggung jawab. Gunakan pool untuk mewakili peserta utama dan lane untuk mengklasifikasikan tugas lebih lanjut dalam kalangan peserta tersebut. Struktur ini memudahkan pemahaman siapa yang bertanggung jawab atas apa.

4. Beri Label pada Semuanya

Pastikan semua elemen dalam diagram BPMN Anda diberi label dengan jelas. Gunakan nama yang deskriptif untuk aktivitas, peristiwa, dan gateway. Praktik ini meningkatkan kemudahan pembacaan dan membuat diagram lebih mudah dipahami oleh pemangku kepentingan.

5. Validasi dengan Pemangku Kepentingan

Secara rutin validasi diagram BPMN Anda dengan pemangku kepentingan. Umpan balik mereka sangat penting untuk memastikan bahwa diagram secara akurat merepresentasikan proses dan memenuhi harapan mereka. Kolaborasi menghasilkan kesejajaran yang lebih baik dan penerimaan terhadap model tersebut.

6. Gunakan Simbol Standar

Patuhi simbol dan notasi BPMN standar. Konsistensi dalam penggunaan simbol standar membuat diagram lebih mudah dipahami oleh siapa saja yang mengenal BPMN. Hindari penggunaan simbol khusus atau representasi tidak standar.

7. Dokumentasikan Asumsi dan Keputusan

Dokumentasikan setiap asumsi atau keputusan yang dibuat selama proses pemodelan. Dokumentasi ini membantu memahami alasan di balik diagram dan membantu dalam revisi atau peningkatan di masa depan.

8. Latih Secara Rutin

Seperti keterampilan lainnya, keahlian dalam BPMN datang dari latihan. Buat diagram BPMN secara rutin untuk berbagai proses agar memperdalam pemahaman dan penerapan notasi tersebut.

9. Manfaatkan Alat dan Perangkat Lunak

Gunakan alat dan perangkat lunak BPMN untuk membuat dan mengelola diagram Anda. Alat-alat ini sering menyediakan template, fitur validasi, dan opsi kolaborasi yang meningkatkan proses pemodelan.

10. Tetap Perbarui Informasi

Tetap perbarui diri Anda dengan perkembangan terbaru dalam BPMN. Notasi ini terus berkembang, dan tetap up-to-date memastikan bahwa Anda menggunakan praktik yang paling efektif dan efisien.

Kesimpulan

BPMN adalah alat yang kuat untuk memvisualisasikan dan mengelola proses bisnis. Dengan memahami elemen kunci dan mengikuti praktik terbaik, Anda dapat membuat diagram BPMN yang efektif yang meningkatkan komunikasi, analisis, dan peningkatan alur kerja. Menguasai BPMN membutuhkan tujuan yang jelas, kesederhanaan, penggunaan swimlanes yang efektif, penandaan yang jelas, validasi dengan pemangku kepentingan, simbol standar, dokumentasi, latihan rutin, memanfaatkan alat, dan tetap memperbarui informasi. Dengan kiat dan trik ini, Anda dapat menjadi ahli dalam BPMN dan mendorong hasil bisnis yang lebih baik.

Contoh diagram BPMN di atas secara efektif memodelkan proses pesanan pelanggan untuk layanan pengiriman air, menggambarkan bagaimana peran yang berbeda dalam perusahaan berinteraksi untuk memenuhi pesanan. Diagram ini menggunakan notasi BPMN standar untuk menggambarkan secara jelas urutan aktivitas, titik keputusan, dan data yang terlibat, sehingga membuat proses menjadi lebih mudah dipahami oleh pemangku kepentingan.

Dengan menerapkan strategi-strategi ini, Anda dapat mengungkapkan potensi penuh dari BPMN dan berkontribusi pada operasi bisnis yang lebih efisien dan kolaboratif.

Referensi BPMN

1. Panduan Lengkap untuk Visual Paradigm dalam Pemodelan Proses Bisnis
2. Menyederhanakan Proses Bisnis dengan Perangkat Lunak Pemodelan Proses Bisnis BPMN Visual Paradigm
3. Visual Paradigm: Solusi Komprehensif Anda untuk Pemodelan Perusahaan Terpadu
4. Mengungkapkan BPMN: Panduan Lengkap untuk Pemodelan Proses Bisnis
5. Menjelajahi Proses Bisnis dengan BPMN: Odisea Visual
6. Visual Paradigm: Platform Visual All-in-One Terbaik untuk Arsitektur Perusahaan dan Desain Perangkat Lunak
7. Alat Visual Paradigm Terbaik untuk Pemodelan Proses Bisnis
8. Visual Paradigm: Alat Unggulan untuk Pemodelan ArchiMate EA
9. Menguasai Alat BPMN Visual Paradigm: Panduan Pembelajaran Langkah demi Langkah
10. Memudahkan Pemodelan Proses Bisnis dengan Alat BPMN Visual Paradigm
11. BPMN — Panduan Cepat
12. BPMN Secara Singkat — dengan Alat BPMN Online Gratis & Contoh
13. Panduan Lengkap tentang BPMN
14. Pemodelan Proses As-Is dan To-Be
15. Bagaimana Melakukan Analisis Kesenjangan dengan BPMN?
16. Visual Paradigm: Suite Lengkap untuk Pengembangan Proyek TI dan Transformasi Digital
17. Pengantar tentang BPMN Bagian I – Visual Paradigm
18. Tutorial BPMN dengan Contoh – Proses Pengajuan Cuti
19. Bagaimana Menggambar Diagram BPMN?
20. Jenis-Jenis Aktivitas BPMN Dijelaskan
21. Bagaimana Membuat Diagram BPMN?
22. Bagaimana Mengembangkan Proses Bisnis As-Is dan To-Be?
23. Bagaimana Menggambar Diagram Proses Bisnis BPMN 2.0?
24. Pengantar tentang BPMN Bagian IV – Data dan Artefak
25. Pengantar tentang BPMN Bagian III – Aliran dan Objek Penghubung
26. Bagaimana Menggambar Diagram Percakapan BPMN?
27. Contoh Diagram Proses Bisnis: Urutan
28. Contoh Diagram Proses Bisnis: Hadiah Nobel