Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN): Panduan Lengkap dengan Studi Kasus

Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) adalah standar notasi grafis yang kuat yang dirancang untuk memodelkan proses bisnis. Dikelola oleh Object Management Group (OMG), BPMN berfungsi sebagai jembatan antara pemangku kepentingan bisnis dan teknis, memberikan diagram yang jelas dan mudah dipahami mengenai logika proses. Panduan ini mengeksplorasi dasar-dasar BPMN dan menunjukkan penerapannya melalui studi kasus proses order-to-cash dari seorang penjual mobil.

Ikhtisar tentang BPMN

BPMN dirancang agar dapat diakses oleh pengguna bisnis maupun teknis, memfasilitasi pemahaman bersama mengenai proses bisnis. Tujuan utamanya adalah merepresentasikan logika proses, termasuk aktivitas, peristiwa, gerbang, dan alur urutan, secara jelas dan terstruktur.

Konsep Kunci dalam BPMN

Aktivitas

Aktivitas mewakili unit kerja tertentu yang dilakukan dalam suatu proses. Mereka sebaiknya diberi nama menggunakan format kata kerja-kata benda, seperti “Periksa Kredit”, untuk secara jelas menyampaikan tindakan yang dilakukan.

Peristiwa

Peristiwa menunjukkan kejadian yang memicu atau memengaruhi alur suatu proses. Peristiwa utama meliputi:

• Peristiwa Mulai: Menandai awal dari suatu proses.
• Peristiwa Akhir: Menandakan penyelesaian suatu proses.

Gerbang

Gerbang mengendalikan alur suatu proses dengan membagi atau menggabungkan jalur berdasarkan kondisi. Gerbang yang umum meliputi:

• Gerbang Eksklusif (XOR): Mewakili titik keputusan di mana hanya satu jalur yang diambil.
• Gerbang Paralel: Memungkinkan eksekusi bersamaan dari beberapa jalur.

Alur Urutan

Aliran urutan adalah koneksi panah padat yang menunjukkan urutan pelaksanaan aktivitas. Mereka menentukan urutan operasi dalam suatu proses.

Aliran Pesan

Aliran pesan adalah koneksi garis putus-putus yang mewakili komunikasi antara suatu proses dan peserta eksternal, menggambarkan pertukaran informasi dan permintaan.

Subproses

Subproses menggabungkan serangkaian aktivitas dalam satu bentuk aktivitas, memungkinkan representasi proses secara hierarkis. Mereka dapat diperluas untuk menampilkan langkah-langkah rinci atau dikompresi untuk menyembunyikan kompleksitas.

Kolam dan Lintasan

Kolam mewakili peserta dalam kolaborasi, sementara lintasan dalam kolam lebih lanjut mengkategorikan aktivitas berdasarkan peran atau departemen. Struktur ini membantu dalam memvisualisasikan tanggung jawab dan interaksi dalam suatu proses.

Metode dan Gaya BPMN

Pendekatan “Metode dan Gaya” menekankan pembuatan model BPMN yang benar, jelas, lengkap, dan konsisten. Prinsip-prinsip ini memastikan bahwa diagram tersebut menjadi alat yang efektif untuk komunikasi dan analisis.

• Ketepatan: Diagram harus mematuhi aturan yang ditentukan dalam spesifikasi BPMN.
• Kesederhanaan: Logika proses harus jelas dan mudah dipahami hanya dari diagram saja.
• Kelengkapan: Diagram harus mencakup semua elemen penting dari logika proses secara keseluruhan.
• Konsistensi: Model proses yang serupa harus dibuat jika diberikan sekumpulan fakta yang sama.

Tingkatan dan Subkelas

BPMN sering dibahas dalam hal tingkatan dan subkelas kepatuhan, yang menentukan kompleksitas dan tingkat detail model.

• Tingkat 1: Berfokus pada seperangkat dasar elemen BPMN yang umum dikenal dari pembuatan bagan alir tradisional, sesuai dengan kelas konformitas Pemodelan Proses Deskriptif.
• Tingkat 2: Memperluas palet dengan elemen tambahan, termasuk berbagai jenis peristiwa dan gerbang, sesuai dengan kelas konformitas Pemodelan Proses Analitik.
• Subkelas Deskriptif: Mencakup elemen untuk model yang tidak dapat dieksekusi, dengan fokus pada kejelasan diagram.
• Subkelas Analitik: Menambahkan elemen untuk representasi proses yang lebih rinci, juga untuk model yang tidak dapat dieksekusi.
• Subkelas Eksekusi Umum: Mencakup elemen dan atribut yang berkaitan dengan detail proses yang dapat dieksekusi.

Langkah-langkah dalam Metode Pemodelan BPMN

Metode BPMN menyediakan pendekatan terstruktur untuk membuat model proses yang efektif. Langkah-langkah utamanya adalah:

1. Tentukan Lingkup Proses: Tentukan titik awal dan akhir proses, apa yang diwakili oleh instance proses, dan kemungkinan status akhir.
2. Buat Peta Tingkat Tinggi: Daftar aktivitas utama proses.
3. Kembangkan Diagram Proses Tingkat Atas: Susun aktivitas tingkat tinggi sebagai subproses dalam diagram BPMN, menggunakan gerbang untuk menunjukkan jalur bersyarat dan sejalan.
4. Perluas Subproses: Buat diagram tingkat anak untuk menjelaskan langkah-langkah di dalam setiap subproses.
5. Tambahkan Aliran Pesan:Ilustrasikan interaksi antara proses dan entitas eksternal menggunakan aliran pesan.

Studi Kasus: Proses Order-to-Cash Dealer Mobil

Studi kasus ini mengilustrasikan penerapan BPMN dalam pemodelan proses order-to-cash dealer mobil, mengikuti pendekatan terstruktur yang dijelaskan di atas.

1. Tentukan Lingkup Proses

• Mulai:Penerimaan pesanan dari pelanggan, termasuk kesepakatan untuk membeli mobil tertentu dengan harga yang disepakati.
• Akhir:Penyelesaian transaksi keuangan dan pengiriman mobil kepada pelanggan.
• Contoh:Satu pesanan mobil.
• Keadaan Akhir:
  • Transaksi selesai (penutupan berhasil)
  • Pembiayaan tidak tersedia (pelanggan tidak dapat mendapatkan pembiayaan)
  • Tanggal pengiriman tidak dapat diterima (pelanggan membatalkan karena pengiriman terlambat)

2. Buat Peta Tingkat Tinggi

• Tuntaskan Pesanan (Penjualan)
  • Keadaan akhir: Dipesan dari stok, Pertukaran dealer, Pesanan dari pabrik
• Peroleh Mobil dari Dealer Lokal (Penjualan, bersyarat)
  • Keadaan akhir: Mobil diterima
• Peroleh Mobil dari Pabrik (Penjualan, bersyarat)
  • Keadaan akhir: Mobil diterima, Pesanan dibatalkan
• Siapkan Mobil untuk Pengiriman (Layanan)
  • Keadaan akhir: Siap
• Atur Pendanaan (Keuangan)
  • Keadaan akhir: Pendanaan dikonfirmasi, Pendanaan tidak tersedia
• Tutup dan Kirim (Keuangan)
  • Keadaan akhir: Transaksi selesai
• Kelola Pembatalan Pesanan (Keuangan, bersyarat)
  • Keadaan akhir: Tanggal pengiriman tidak dapat diterima, Pendanaan tidak tersedia

3. Kembangkan Diagram Proses Tingkat Atas

• Proses dimulai dengan Peristiwa Mulai Pesan, “Terima Pesanan.”
• Setiap aktivitas dari peta tingkat tinggi menjadi subproses yang dikompresi.
• Gerbang mewakili jalur bersyarat berdasarkan keadaan akhir aktivitas.
• Jalur paralel digunakan untuk aktivitas yang terjadi secara bersamaan.
• Peristiwa akhir mewakili berbagai keadaan akhir proses.

4. Perluas Subproses

• Setiap subproses diperluas menjadi diagram tingkat anak yang menjelaskan aktivitas-aktivitas yang terlibat. Sebagai contoh, “Tuntaskan Pesanan” dapat mencakup aktivitas untuk memverifikasi detail pelanggan, memeriksa ketersediaan mobil, dan menyiapkan kontrak pesanan.

5. Tambahkan Aliran Pesan

• Aliran pesan ditambahkan untuk menunjukkan komunikasi antara penjual mobil dan pelanggan, serta dengan entitas eksternal seperti bank atau pabrik. Aliran ini menggambarkan pertukaran informasi dan permintaan sepanjang proses.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini dan menerapkan prinsip-prinsip Metode dan Gaya BPMN, seorang penjual mobil dapat membuat model yang jelas, lengkap, dan konsisten dari proses pesanan ke pembayaran mereka. Model ini kemudian dapat digunakan untuk peningkatan proses, pelatihan, atau sebagai dasar otomatisasi.

Panduan komprehensif ini tentang BPMN menyediakan dasar yang kuat untuk memahami dan menerapkan pemodelan proses bisnis. Studi kasus proses order-to-cash dari dealer mobil menunjukkan penerapan praktis prinsip-prinsip BPMN, menyoroti pentingnya representasi proses yang jelas dan terstruktur.

Referensi BPMN

1. Panduan Komprehensif tentang Visual Paradigm untuk Pemodelan Proses Bisnis
2. Menyederhanakan Proses Bisnis dengan Perangkat Lunak Pemodelan Proses Bisnis BPMN dari Visual Paradigm
3. Visual Paradigm: Solusi Komprehensif Anda untuk Pemodelan Perusahaan Terpadu
4. Mengungkapkan BPMN: Panduan Komprehensif untuk Pemodelan Proses Bisnis
5. Menavigasi Proses Bisnis dengan BPMN: Odisea Visual
6. Visual Paradigm: Platform Pemodelan Visual All-in-One Terbaik untuk Arsitektur Perusahaan dan Desain Perangkat Lunak
7. Alat Visual Paradigm Terbaik untuk Pemodelan Proses Bisnis
8. Visual Paradigm: Alat Utama untuk Pemodelan ArchiMate EA
9. Menguasai Alat BPMN Visual Paradigm: Panduan Pembelajaran Langkah demi Langkah
10. Memudahkan Pemodelan Proses Bisnis dengan Alat BPMN Visual Paradigm
11. BPMN — Panduan Cepat
12. BPMN dalam Genggaman — dengan Alat BPMN Online Gratis & Contoh
13. Panduan Komprehensif tentang BPMN
14. Pemodelan Proses As-Is dan To-Be
15. Bagaimana Melakukan Analisis Kesenjangan dengan BPMN?
16. Visual Paradigm: Suite Komprehensif untuk Pengembangan Proyek TI dan Transformasi Digital
17. Pengantar tentang BPMN Bagian I – Visual Paradigm
18. Tutorial BPMN dengan Contoh – Proses Pengajuan Cuti
19. Cara Menggambar Diagram BPMN?
20. Jenis-Jenis Aktivitas BPMN Dijelaskan
21. Cara Membuat Diagram BPMN?
22. Cara Mengembangkan Proses Bisnis As-Is dan To-Be?
23. Cara Menggambar Diagram Proses Bisnis BPMN 2.0?
24. Pengantar BPMN Bagian IV – Data dan Artefak
25. Pengantar BPMN Bagian III – Alur dan Objek Penghubung
26. Cara Menggambar Diagram Percakapan BPMN?
27. Contoh Diagram Proses Bisnis: Urutan
28. Contoh Diagram Proses Bisnis: Hadiah Nobel