Essensial BPMN: Notasi, Konsep, dan Contoh Praktis

Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) adalah representasi grafis standar yang digunakan untuk menentukan proses bisnis dalam suatu alur kerja. Ini menyediakan bahasa visual yang intuitif bagi pengguna bisnis dan cukup rinci bagi pengembang teknis untuk mengimplementasikannya. Di bawah ini adalah panduan komprehensif tentang BPMN, termasuk ringkasan notasi, konsep utama, dan contoh-contoh.

Ringkasan Notasi

BPMN menggunakan berbagai simbol untuk mewakili elemen-elemen berbeda dari proses bisnis. Berikut ini adalah ringkasan simbol-simbol utama:

Peserta

• Kolam: Mewakili peserta utama dalam suatu proses, seringkali seluruh organisasi atau departemen.
• Lorong: Bagian bawah dalam kolam, biasanya mewakili peran atau departemen dalam organisasi.

Artifak

• Anotasi Teks: Memberikan informasi tambahan tentang proses.
• Kelompok: Pengelompokan visual dari aktivitas, sering digunakan untuk menonjolkan bagian tertentu dari proses.

Gerbang

• Eksklusif: Mewakili titik keputusan di mana hanya satu jalur yang dipilih.
• Inklusif: Memungkinkan beberapa jalur diambil secara bersamaan.
• Paralel: Memisahkan proses menjadi jalur paralel yang dieksekusi secara bersamaan.
• Peristiwa: Memicu proses atau subproses berdasarkan peristiwa.

Data

• Objek Data: Mewakili informasi yang mengalir melalui proses.
• Penyimpanan Data: Tempat di mana data dapat dibaca atau ditulis.

Aktivitas

• Tugas: Satu unit kerja.
• Subproses: Proses di dalam proses, dapat dikompresi atau diperluas.
• Aktivitas Panggilan: Memanggil proses atau subproses lain.
• Subproses Peristiwa: Subproses yang dipicu oleh peristiwa.
• Transaksi: Subproses yang harus diselesaikan secara keseluruhan atau tidak sama sekali.

Konsep Kunci

1. Proses: Kumpulan aktivitas yang saling terkait yang menghasilkan hasil tertentu.
2. Objek Aliran: Elemen utama yang menentukan perilaku suatu proses (Kejadian, Aktivitas, Gateway).
3. Objek Penghubung: Digunakan untuk menghubungkan objek aliran (Aliran Urutan, Aliran Pesan, Asosiasi).
4. Layar: Digunakan untuk mengatur dan mengelompokkan aktivitas ke dalam pool dan lane.
5. Artifak: Memberikan informasi tambahan tentang proses tetapi tidak memengaruhi aliran.

Contoh

Diagram ini adalah diagram Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) yang menggambarkan proses pesanan pembelian. Berikut penjelasan dan interpretasi rinci dari diagram ini:

Komponen Utama:

1. Pool dan Lane:

   • Pool: Mewakili peserta utama dalam suatu proses. Pada diagram ini terdapat dua pool: ‘Pelanggan’ dan ‘Kedai Minuman’.
   • Lane: Subbagian dalam suatu pool yang mewakili peran atau departemen yang berbeda. Di sini, pool ‘Kedai Minuman’ dibagi menjadi dua lane: ‘Perwakilan Penjualan’ dan ‘Gudang’.

2. Aliran Pesan:

   • Ditunjukkan oleh garis merah putus-putus, aliran pesan menunjukkan pertukaran pesan antara pool yang berbeda.
   • Pelanggan mengirimkan “Pesanan Pembelian” ke Toko Minuman dan kemudian menerima “Faktur.”

3. Tugas:

   • Direpresentasikan oleh persegi panjang melengkung, tugas adalah kegiatan yang dilakukan dalam proses.
   • Periksa Tingkat Stok: Perwakilan penjualan memeriksa tingkat stok setelah menerima pesanan.
   • Sarankan Perubahan: Jika stok tidak mencukupi, perwakilan penjualan menyarankan perubahan pada pesanan pembelian.
   • Permintaan Pengemasan Barang: Jika stok mencukupi, perwakilan penjualan meminta gudang untuk mengemas barang.
   • Mengemas Barang: Gudang mengemas barang.
   • Mengirim Barang: Gudang mengirim barang, menyelesaikan pesanan.

4. Gerbang:

   • Direpresentasikan oleh bentuk berlian, gerbang mengendalikan alur proses berdasarkan kondisi.
   • Stok Cukup?: Gerbang ini menentukan apakah ada stok yang cukup untuk memenuhi pesanan. Jika ya, proses mengalir ke “Permintaan Pengemasan Barang”; jika tidak, mengalir ke “Sarankan Perubahan.”

5. Kejadian:

   • Kejadian Awal Pesan: Ditandai oleh lingkaran dengan ikon amplop, kejadian ini memicu awal proses ketika pesan (pesanan pembelian) diterima.
   • Acara Akhir:Ditandai dengan lingkaran berbatas tebal, acara ini menandai penyelesaian proses.

6. Aliran Urutan:

   • Ditandai dengan panah padat, aliran urutan menunjukkan urutan aktivitas dalam proses.
   • Aliran urutan dimulai dari acara “Pesanan diterima”, bergerak melalui tugas dan gerbang, dan berakhir pada acara “Pesanan Selesai”.

Aliran Proses:

1. Pesanan Diterima:

   • Proses dimulai ketika perwakilan penjualan menerima pesanan pembelian dari pelanggan.

2. Periksa Tingkat Stok:

   • Perwakilan penjualan memeriksa tingkat stok untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi.

3. Gerbang (Stok Cukup?):

   • Jika stok cukup, proses berpindah ke “Permintaan Pengemasan Barang.”
   • Jika stok tidak mencukupi, proses berpindah ke “Sarankan Perubahan,” di mana perwakilan penjualan menyarankan perubahan pada pesanan pembelian.

4. Permintaan Pengemasan Barang:

   • Jika stok cukup, perwakilan penjualan meminta gudang untuk mengemas barang.

5. Mengemas Barang:

   • Gudang mengemas barang sesuai permintaan.

6. Mengirim Barang:

   • Gudang mengirim barang ke pelanggan.

7. Pesanan Selesai:

   • Proses berakhir dengan pesanan selesai dan faktur dikirim ke pelanggan.

Interpretasi:

Diagram BPMN ini menyediakan representasi visual yang jelas mengenai proses pesanan pembelian, menyoroti interaksi antara pelanggan dan toko minuman, serta aktivitas internal di dalam toko. Ini membantu memahami alur aktivitas, titik keputusan, dan peran yang terlibat dalam memenuhi pesanan pembelian. Diagram ini dapat digunakan untuk perbaikan proses, pelatihan, dan memastikan semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman bersama mengenai proses tersebut.

Praktik Terbaik

1. Kejelasan: Pastikan diagram tersebut jelas dan mudah dipahami.
2. Konsistensi: Gunakan simbol secara konsisten di berbagai diagram.
3. Dokumentasi: Gunakan anotasi teks untuk memberikan konteks tambahan jika diperlukan.
4. Modularitas: Pisahkan proses yang kompleks menjadi subproses yang dapat dikelola.
5. Validasi: Secara rutin memvalidasi model proses bersama pemangku kepentingan untuk memastikan akurasi.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat secara efektif memodelkan proses bisnis menggunakan BPMN, memastikan komunikasi yang jelas dan manajemen proses yang efisien.

Referensi BPMN