Menguasai Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN): Tips dan Trik

Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) adalah alat yang kuat untuk memvisualisasikan dan mengelola proses bisnis. Dengan menyediakan notasi grafis yang distandarisasi, BPMN membantu menutup kesenjangan antara desain proses dan implementasi, memfasilitasi komunikasi dan pemahaman yang lebih baik di berbagai tingkatan organisasi. Berikut ini adalah panduan komprehensif untuk menguasai BPMN, lengkap dengan tips dan trik untuk meningkatkan keterampilan pemodelan Anda.

Memahami BPMN

Tujuan dan Standarisasi

BPMN bertujuan untuk menciptakan bahasa bersama bagi semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses bisnis, termasuk analis bisnis, pengembang teknis, dan manajer bisnis. Bahasa bersama ini membantu dalam berkomunikasi, menganalisis, dan meningkatkan alur kerja secara efektif. BPMN dipelihara oleh Object Management Group (OMG) dan telah disahkan sebagai ISO 19510. Versi terbaru, BPMN 2.0.2, mencakup semantik eksekusi bersama dengan notasi grafis.

Sejarah BPMN

Gambar ini menyediakan garis waktu yang rinci mengenai sejarah dan evolusi Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN), menyoroti tonggak penting dan versi dari awal hingga standarisasi. Berikut ini adalah penjelasan sejarah BPMN seperti yang ditampilkan dalam gambar:

Perkembangan Awal dan Rilis Awal

1. Inisiatif BPMI.org (2004-2005):

   • 3 Mei 2004: Inisiatif Manajemen Proses Bisnis (BPMI.org) memperkenalkan BPMN 1.0, menandai awal dari notasi yang distandarisasi untuk pemodelan proses bisnis.
   • 29 Juni 2005: BPMI.org melanjutkan upayanya dalam mempromosikan dan mengembangkan BPMN sebagai standar.

2. Adopsi Object Management Group (OMG) (2006-2008):

   • 1 Februari 2006: OMG mengadopsi BPMN 1.0, mengambil alih pengembangan dan standarisasi.
   • 17 Januari 2008: BPMN 1.1 dirilis, mencerminkan pembaruan dan peningkatan pada notasi.
   • 3 Januari 2009: BPMN 1.2 diperkenalkan, lebih menyempurnakan standar tersebut.

Transisi ke BPMN 2.0

3. Pengembangan BPMN 2.0 (2007-2011):
   • 5 Juni 2007:Permintaan untuk Proposal (RFP) untuk BPMN 2.0 dikeluarkan, memulai pengembangan versi utama berikutnya.
   • 14 Agustus 2009:BPMN Beta 2.0 dirilis, menyediakan versi awal untuk pengujian dan umpan balik.
   • 3 Januari 2011:BPMN 2.0 resmi dirilis, mengintegrasikan peningkatan signifikan dan semantik eksekusi.

Penyempurnaan Lebih Lanjut dan Standarisasi

4. Pembaruan Kecil dan Pengesahan ISO (2013):
   • 2 September 2013:BPMN 2.0.1 dirilis, menangani pembaruan kecil dan koreksi.
   • 9 Desember 2013:BPMN 2.0.2 diperkenalkan, lebih menyempurnakan standar.
   • Desember 2013:BPMN 2.0.1 disahkan sebagai ISO/IEC 19510 oleh OMG, memperkuat statusnya sebagai standar internasional.

Pengembangan Paralel BPDM

5. Metamodel Definisi Proses Bisnis (BPDM):
   • 6 Januari 2003:Permintaan untuk Proposal (RFP) untuk BPDM dikeluarkan, dengan fokus pada menentukan metamodel untuk proses bisnis.
   • 17 Januari 2008: BPDM 1.0 dirilis, menyediakan kerangka kerja pendukung untuk BPMN.

Timeline ini menggambarkan upaya kolaboratif antara BPMI.org dan OMG dalam mengembangkan dan menstandarkan BPMN. Dimulai dari BPMN 1.0 pada tahun 2004, notasi ini berkembang melalui berbagai versi, berakhir pada BPMN 2.0.2, yang diakui sebagai standar ISO. Evolusi ini mencerminkan peningkatan terus-menerus dan penyesuaian BPMN untuk memenuhi kebutuhan pemodelan dan manajemen proses bisnis.

Unsur Utama BPMN

Diagram BPMN terdiri dari empat kategori utama unsur:

Kartu Pegangan Notasi BPMN

1. Objek Aliran:

   • Peristiwa: Ditampilkan sebagai lingkaran, peristiwa menunjukkan kejadian yang memengaruhi aliran proses. Mereka dapat berupa peristiwa mulai, perantara, atau akhir.
   • Kegiatan: Ditampilkan sebagai persegi panjang dengan sudut membulat, kegiatan mewakili tugas yang dilakukan dalam proses. Mereka dapat berupa tugas atau sub-proses.
   • Gerbang: Berlian yang mengendalikan aliran proses berdasarkan kondisi atau keputusan. Jenisnya meliputi gerbang eksklusif, paralel, dan inklusif.

2. Objek Penghubung:
   

   

   Aliran Pesan BPMN

   • Aliran Urutan: Panah padat yang menunjukkan urutan kegiatan.
   • Aliran Pesan: Panah putus-putus yang mewakili komunikasi antar peserta.
   • Asosiasi:Garis putus-putus yang menghubungkan artefak ke objek aliran.

3. Swimlanes:

   • Kolam:Mewakili peserta utama dalam suatu proses.
   • Laner:Subbagian dalam kolam yang lebih lanjut mengkategorikan peran atau tanggung jawab.
     

     Kolam dan laner BPMN

4. Artefak:

   • Objek Data:Mewakili data yang dibutuhkan untuk aktivitas.
     

     BPMN – Objek Data

   • Kelompok:Mengelompokkan tugas-tugas terkait tanpa memengaruhi aliran.
     

     Kelompok BPMN

   • Anotasi:Memberikan komentar atau penjelasan tentang bagian tertentu dari diagram.

      

      

     

     Anotasi BPMN

Notasi BPMN: Menyeimbangkan Kesederhanaan dan Kompleksitas

Notasi BPMN dirancang agar sederhana dan fleksibel, memungkinkan representasi proses yang kompleks tanpa mengorbankan kejelasan dan familiaritas diagram. Dalam kategori dasar elemen, detail dan variasi tambahan dapat dimasukkan untuk memenuhi kebutuhan skenario yang lebih rumit.

Tabel di bawah ini menggambarkan bagaimana peristiwa dalam BPMN dapat digambarkan menggunakan elemen dasar yang dikombinasikan dengan variasi tambahan. Pendekatan ini memungkinkan BPMN mengelola kompleksitas sambil mempertahankan tampilan dan nuansa inti notasi, memastikan bahwa diagram tetap dapat diakses dan dipahami.

Keseimbangan antara kesederhanaan dan kompleksitas ini menjadikan BPMN sebagai alat yang serbaguna untuk memodelkan berbagai proses bisnis, mulai dari alur kerja yang sederhana hingga operasi yang sangat detail dan rumit.

Contoh BPMN – Pemrosesan Pesanan

Diagram ini adalah diagram Business Process Model and Notation (BPMN) yang menggambarkan proses penanganan pesanan pelanggan, khususnya untuk layanan pengiriman air. Mari kita bahas konsep dan elemen utama BPMN yang ditampilkan dalam diagram ini:

Elemen-Elemen Utama BPMN dalam Diagram

1. Kolam dan Lintasan:

   • Kolam: Mewakili peserta utama dalam proses. Dalam diagram ini terdapat dua kolam: “Pelanggan” dan “Perusahaan Air Botol Tiny Aqua.”
   • Lintasan: Bagian-bagian dalam kolam yang mengelompokkan aktivitas berdasarkan peran atau tanggung jawab. Kolam perusahaan dibagi menjadi “Asisten Layanan Pelanggan,” “Manajer Departemen Logistik,” dan “Pekerja.”

2. Peristiwa:

   • Peristiwa Mulai: Ditampilkan sebagai lingkaran hijau bertuliskan “Tempatkan Pesanan.” Peristiwa ini memicu dimulainya proses ketika pelanggan melakukan pemesanan.
   • Peristiwa Menengah: Simbol jam menunjukkan peristiwa timer bertuliskan “Pada Rabu depan,” yang menandakan penundaan atau tindakan yang dijadwalkan.
   • Peristiwa Akhir: Ditampilkan sebagai lingkaran merah bertuliskan “Kirim Air,” menandai akhir proses ketika air dikirim.

3. Aktivitas (Tugas):

   • Tugas: Ditampilkan sebagai persegi panjang dengan sudut membulat, ini adalah tindakan yang dilakukan dalam proses. Contohnya meliputi “Verifikasi Identitas Pelanggan,” “Buat Akun Pelanggan,” “Lanjutkan Pesanan,” “Atur Pengiriman,” dan “Kirim Air.”

4. Gerbang:

   • Gerbang Eksklusif: Ditunjukkan oleh bentuk berlian dengan label ‘Pelanggan Ada?’, gerbang ini mengendalikan alur berdasarkan apakah pelanggan sudah ada dalam sistem. Tergantung pada kondisinya, proses bercabang menjadi membuat akun pelanggan baru atau meneruskan pesanan.

5. Arsip:

   • Objek Data: Ditunjukkan oleh persegi panjang dengan sudut terlipat, ini menunjukkan dokumen atau data yang terlibat dalam proses. Contohnya adalah ‘Pesanan Pembelian [Akan Diberi Tugas]’, ‘Pesanan Pembelian [Akan Dikirim]’, dan ‘Pesanan Pembelian [Selesai].’
   • Anotasi: Kotak teks memberikan informasi tambahan, mencatat bahwa lebih dari 90% permintaan dilakukan melalui panggilan telepon, dengan 10% melalui email.

6. Alur Urutan:

   • Panah padat menunjukkan urutan aktivitas. Alur dimulai dengan melakukan pemesanan, bergerak melalui verifikasi identitas pelanggan, dan bercabang berdasarkan apakah pelanggan ada. Alur dilanjutkan melalui pembuatan akun atau pengiriman pesanan, mengatur pengiriman, dan berakhir dengan pengiriman air.

Interpretasi Alur Proses

1. Penempatan Pesanan:

   • Proses dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan, ditandai oleh peristiwa awal.

2. Verifikasi Pelanggan:

   • Asisten layanan pelanggan memverifikasi identitas pelanggan.
   • Jika pelanggan sudah ada, pesanan akan diteruskan. Jika tidak, akun pelanggan baru akan dibuat.

3. Pemrosesan Pesanan:

   • Pesanan dijadwalkan untuk diteruskan pada hari Rabu berikutnya, seperti yang ditunjukkan oleh peristiwa timer antara.
   • Manajer departemen logistik mengatur pengiriman air.

4. Pengiriman:

   • Pekerja mengirimkan air, menandai akhir dari proses.

Kiat dan Trik untuk Pemodelan BPMN yang Efektif

1. Mulailah dengan Tujuan yang Jelas

Sebelum terjun ke pemodelan BPMN, tentukan secara jelas tujuan dari proses Anda. Pahami apa yang ingin Anda capai dan siapa saja pemangku kepentingan. Klaritas ini akan membimbing upaya pemodelan Anda dan memastikan bahwa diagram tersebut memenuhi tujuan yang dimaksudkan.

2. Buatlah Sederhana

Hindari membuat diagram BPMN Anda terlalu rumit. Gunakan elemen paling sederhana yang secara akurat merepresentasikan proses. Penggunaan berlebihan terhadap gateway dan artefak yang kompleks dapat membuat diagram sulit dipahami. Fokuslah pada aktivitas utama dan urutannya.

3. Gunakan Swimlanes Secara Efektif

Swimlanes membantu mengorganisasi aktivitas berdasarkan peran atau tanggung jawab. Gunakan pool untuk mewakili peserta utama dan lane untuk mengklasifikasikan tugas lebih lanjut dalam kalangan peserta tersebut. Struktur ini memudahkan pemahaman siapa yang bertanggung jawab atas apa.

4. Beri Label pada Semuanya

Pastikan semua elemen dalam diagram BPMN Anda diberi label dengan jelas. Gunakan nama yang deskriptif untuk aktivitas, peristiwa, dan gateway. Praktik ini meningkatkan keterbacaan dan membuat diagram lebih mudah dipahami oleh pemangku kepentingan.

5. Validasi dengan Pemangku Kepentingan

Secara rutin validasi diagram BPMN Anda dengan pemangku kepentingan. Umpan balik mereka sangat penting untuk memastikan bahwa diagram secara akurat merepresentasikan proses dan memenuhi harapan mereka. Kolaborasi menghasilkan keselarasan dan penerimaan model yang lebih baik.

6. Gunakan Simbol Standar

Patuhi simbol dan notasi BPMN standar. Konsistensi dalam penggunaan simbol standar membuat diagram lebih mudah dipahami oleh siapa saja yang mengenal BPMN. Hindari penggunaan simbol khusus atau representasi yang tidak standar.

7. Dokumentasikan Asumsi dan Keputusan

Dokumentasikan setiap asumsi atau keputusan yang dibuat selama proses pemodelan. Dokumentasi ini membantu memahami alasan di balik diagram dan membantu dalam revisi atau peningkatan di masa depan.

8. Latih Secara Rutin

Seperti keterampilan lainnya, keahlian dalam BPMN datang dari latihan. Buat diagram BPMN secara rutin untuk berbagai proses agar memperdalam pemahaman dan penerapan notasi tersebut.

9. Manfaatkan Alat dan Perangkat Lunak

Gunakan alat dan perangkat lunak BPMN untuk membuat dan mengelola diagram Anda. Alat-alat ini sering menyediakan template, fitur validasi, dan opsi kolaborasi yang meningkatkan proses pemodelan.

10. Tetap Perbarui

Perbarui diri Anda dengan perkembangan terbaru dalam BPMN. Notasi terus berkembang, dan tetap terkini memastikan bahwa Anda menggunakan praktik yang paling efektif dan efisien.

Kesimpulan

BPMN adalah alat yang kuat untuk memvisualisasikan dan mengelola proses bisnis. Dengan memahami elemen kunci dan mengikuti praktik terbaik, Anda dapat membuat diagram BPMN yang efektif yang meningkatkan komunikasi, analisis, dan peningkatan alur kerja. Menguasai BPMN membutuhkan tujuan yang jelas, kesederhanaan, penggunaan kolam renang yang efektif, penandaan yang jelas, validasi pemangku kepentingan, simbol standar, dokumentasi, latihan rutin, memanfaatkan alat, dan tetap terkini. Dengan tips dan trik ini, Anda dapat menjadi ahli dalam BPMN dan mendorong hasil bisnis yang lebih baik.

Contoh diagram BPMN di atas secara efektif memodelkan proses pesanan pelanggan untuk layanan pengiriman air, menggambarkan bagaimana peran yang berbeda dalam perusahaan berinteraksi untuk memenuhi pesanan. Diagram ini menggunakan notasi BPMN standar untuk menggambarkan secara jelas urutan aktivitas, titik keputusan, dan data yang terlibat, sehingga proses menjadi mudah dipahami oleh pemangku kepentingan.

Dengan menerapkan strategi-strategi ini, Anda dapat mengungkapkan potensi penuh dari BPMN dan berkontribusi pada operasi bisnis yang lebih efisien dan kolaboratif.

Referensi BPMN

1. Panduan Lengkap tentang Visual Paradigm untuk Pemodelan Proses Bisnis
2. Menyederhanakan Proses Bisnis dengan Perangkat Lunak Pemodelan Proses Bisnis BPMN Visual Paradigm
3. Visual Paradigm: Solusi Komprehensif Anda untuk Pemodelan Perusahaan Terpadu
4. Mengungkapkan BPMN: Panduan Lengkap tentang Pemodelan Proses Bisnis
5. Menavigasi Proses Bisnis dengan BPMN: Odisea Visual
6. Visual Paradigm: Platform Visual All-in-One Terbaik untuk Arsitektur Perusahaan dan Desain Perangkat Lunak
7. Alat Visual Paradigm Terbaik untuk Pemodelan Proses Bisnis
8. Visual Paradigm: Alat Unggulan untuk Pemodelan ArchiMate EA
9. Menguasai Alat BPMN Visual Paradigm: Panduan Pembelajaran Langkah demi Langkah
10. Memudahkan Pemodelan Proses Bisnis dengan Alat BPMN Visual Paradigm
11. BPMN — Panduan Cepat
12. BPMN Secara Ringkas — dengan Alat BPMN Online Gratis & Contoh
13. Panduan Lengkap tentang BPMN
14. Pemodelan Proses As-Is dan To-Be
15. Cara Melakukan Analisis Kesenjangan dengan BPMN?
16. Visual Paradigm: Suite Komprehensif untuk Pengembangan Proyek TI dan Transformasi Digital
17. Pengantar BPMN Bagian I – Visual Paradigm
18. Tutorial BPMN dengan Contoh – Proses Pengajuan Cuti
19. Cara Menggambar Diagram BPMN?
20. Jenis-Jenis Aktivitas BPMN Dijelaskan
21. Cara Membuat Diagram BPMN?
22. Cara Mengembangkan Proses Bisnis As-Is dan To-Be?
23. Cara Menggambar Diagram Proses Bisnis BPMN 2.0?
24. Pengantar BPMN Bagian IV – Data dan Artefak
25. Pengantar BPMN Bagian III – Alur dan Objek Penghubung
26. Cara Menggambar Diagram Percakapan BPMN?
27. Contoh Diagram Proses Bisnis: Urutan
28. Contoh Diagram Proses Bisnis: Hadiah Nobel