Panduan Lengkap tentang Notasi Aktivitas BPMN

Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) adalah notasi grafis standar yang digunakan untuk memodelkan proses bisnis secara jelas dan konsisten. Salah satu elemen utama BPMN adalah Aktivitas, direpresentasikan dengan persegi panjang melengkung. Aktivitas mewakili pekerjaan yang dilakukan dalam suatu proses dan sangat penting untuk menjelaskan langkah-langkah dan tugas yang mendorong alur kerja. Panduan ini, berdasarkan gambar yang disediakan, menjelaskan notasi aktivitas BPMN secara mendalam, termasuk jenis-jenisnya, subjenisnya, dan contoh praktis, untuk membantu pengguna pemula maupun tingkat lanjut memodelkan proses secara efektif.

Apa Itu Aktivitas BPMN?

Aktivitas dalam BPMN mewakili pekerjaan atau tugas yang dilakukan oleh suatu organisasi atau individu dalam suatu proses bisnis. Mereka digambarkan sebagai persegi panjang melengkung dan berfungsi sebagai blok bangunan suatu proses, menggambarkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan. Aktivitas dapat berupa atomik (tugas tunggal yang tidak dapat dibagi) atau komposit (tugas kompleks yang dipecah menjadi sub-proses). Memahami aktivitas sangat penting untuk membuat diagram BPMN yang akurat dan dapat dijalankan.

Ciri khas utama aktivitas:

• Mereka merupakan langkah dalam proses.
• Mereka dapat berkisar dari tugas manual sederhana hingga alur kerja otomatis yang kompleks.
• Mereka dapat diperjelas lebih lanjut menggunakan notasi khusus untuk menunjukkan jenis pekerjaan atau tingkat kompleksitas.

Jenis-Jenis Aktivitas BPMN

Aktivitas BPMN dikategorikan menjadi dua jenis utama: Tugas dan Sub-proses. Di bawah ini, kami menjelajahi masing-masing jenis, subjenisnya, dan signifikansinya.

1. Tugas

A Tugas adalah aktivitas sederhana dan atomik yang digunakan ketika pekerjaan yang dilakukan dalam proses tidak didefinisikan pada tingkat yang lebih rinci. Ini mewakili satu unit kerja tunggal yang tidak dapat dibagi lebih lanjut dalam diagram saat ini. Tugas adalah jenis aktivitas yang paling umum dalam BPMN dan digambarkan sebagai persegi panjang melengkung dasar.

Subjenis Tugas

BPMN mendefinisikan beberapa jenis tugas khusus, masing-masing dengan ikon unik di dalam persegi panjang melengkung untuk menunjukkan sifat pekerjaan. Subjenis ini membantu menentukan bagaimana tugas dilakukan atau diotomasi:

• Tugas Pengguna (ikon orang, 👤):
  Mewakili tugas yang dilakukan oleh pengguna manusia, biasanya berinteraksi dengan sistem atau aplikasi.
  Contoh: Seorang karyawan mengisi formulir permohonan cuti di portal perusahaan (misalnya, “Isi Formulir Permohonan Cuti” dari proses cuti perusahaan ABC).
• Tugas Manual (ikon tangan, ✋):
  Mewakili tugas yang dilakukan tanpa bantuan otomasi proses bisnis atau aplikasi, mengandalkan upaya manusia.
  Contoh: Seorang pekerja gudang memeriksa prototipe produk secara manual selama proses manufaktur (misalnya, “Uji Prototipe” di Manufaktur Hello World).
• Tugas Layanan (ikon roda gigi, ⚙️):
  Mewakili tugas otomatis yang dieksekusi oleh alat atau layanan otomasi proses bisnis, seperti API atau integrasi sistem.
  Contoh: Menghasilkan rencana produksi secara otomatis dalam sistem manufaktur berdasarkan pesanan pelanggan (misalnya, “Keluaran Permintaan Produksi” di Hello World Manufacturing).
• Tugas Kirim (ikon amplop, ✉️):
  Mewakili tugas yang mengirim pesan ke peserta eksternal atau internal, seperti email atau notifikasi.
  Contoh: Memberi tahu pelanggan melalui email mengenai status pengiriman produk (misalnya, “Beritahu Penerimaan Permintaan” dalam proses cuti perusahaan ABC).
• Tugas Terima (ikon amplop dengan panah, ✉️⬅️):
  Mewakili tugas yang menunggu pesan dari peserta eksternal atau internal.
  Contoh: Menunggu gambar konseptual 2D dari pelanggan sebelum memulai pekerjaan desain (misalnya, “Keluaran Permintaan” dari jalur Pelanggan di Hello World Manufacturing).
• Tugas Skrip (ikon skrip, 📜):
  Mewakili tugas yang dieksekusi oleh skrip atau kode otomatis, biasanya dalam mesin proses bisnis.
  Contoh: Menjalankan skrip untuk memvalidasi perkiraan biaya selama pengembangan produk (misalnya, “Perkiraan Biaya” di Hello World Manufacturing).
• Tugas Referensi (ikon panah ke atas, ⬆️):
  Mewakili tugas yang merujuk pada proses atau tugas lain yang didefinisikan di tempat lain, sering digunakan untuk penggunaan kembali atau standarisasi.
  Contoh: Mengacu pada prosedur pemeriksaan kualitas standar selama verifikasi produk (misalnya, “Verifikasi Produk” di Hello World Manufacturing).

Contoh Tugas dalam Aksi

Pertimbangkan proses pengembangan produk Hello World Manufacturing:

• Tugas Pengguna: “Kembangkan Sketsa 3D” oleh seorang desainer menggunakan perangkat lunak CAD.
• Tugas Manual: “Uji Coba Prototipe” oleh anggota tim yang secara fisik memeriksa prototipe.
• Tugas Layanan: “Mulai Produksi” yang diotomatisasi oleh sistem manufaktur.
• Tugas Pengiriman: “Siapkan Faktur” untuk memberi tahu pelanggan mengenai rincian pembayaran.
• Tugas Penerimaan: Menunggu “Gambar Konseptual 2D” dari pelanggan.

2. Sub-proses

A Sub-proses adalah aktivitas gabungan yang rincian detailnya didefinisikan sebagai aliran dari aktivitas, tugas, atau sub-proses lain. Ini mewakili proses yang lebih kompleks dan hierarkis di dalam proses utama. Sub-proses digambarkan sebagai persegi panjang melengkung dengan simbol “+” atau “−” (indikator perluasandan pengecilan) dan dapat dikategorikan lebih lanjut.

Subjenis Sub-proses

• Sub-proses Tersemat (Persegi panjang melengkung dengan simbol “+” di dalamnya):
  Mewakili proses bawah yang sepenuhnya tergantung pada proses induk. Tidak dapat berisi kolam atau lorong dan digunakan untuk memodelkan langkah-langkah rinci dalam konteks yang sama.
  Contoh: Di dalam “Kembangkan Sketsa 3D” di Hello World Manufacturing, proses bawah yang tertanam bisa mencakup tugas seperti “Buat Desain Awal,” “Jalankan Simulasi,” dan “Sempurnakan Model,” semua berada dalam lorong Departemen Desain.
• Proses Bawah yang Dapat Digunakan Kembali (Persegi panjang melengkung dengan tanda “+” di dalamnya, sering dengan batas):
  Mewakili proses mandiri yang dapat digunakan kembali, yang didefinisikan secara terpisah sebagai diagram BPMN lainnya. Tidak tergantung pada proses induk dan dapat digunakan kembali di berbagai proses.
  Contoh: Proses bawah yang dapat digunakan kembali untuk “Verifikasi Produk” di Hello World Manufacturing, digunakan di berbagai jalur produk, menjelaskan langkah-langkah pemeriksaan kualitas, pengujian, dan sertifikasi.

Contoh Proses Bawah dalam Aksi

Dalam proses aplikasi cuti perusahaan ABC:

• Sebuah Proses Bawah yang Tertanam dapat ditambahkan ke dalam “Evaluasi Aplikasi Cuti,” memecahnya menjadi tugas-tugas seperti “Periksa Ketersediaan,” “Ulas Kebijakan,” dan “Konsultasi dengan Pemimpin Tim.”
• Sebuah Proses Bawah yang Dapat Digunakan Kembali bisa menjadi “Kelola Aplikasi” di lorong SDM, digunakan kembali untuk proses SDM lain seperti persetujuan liburan atau cuti sakit, didefinisikan sebagai diagram terpisah dengan tugas-tugas seperti “Perbarui Catatan,” “Beritahu Payroll,” dan “Atur Cuti.”

Bagaimana Kegiatan Sesuai dalam Diagram BPMN

Kegiatan merupakan bagian penting dari diagram BPMN, terhubung dengan elemen lain seperti peristiwa, gerbang, dan aliran untuk menciptakan model proses yang lengkap:

• Peristiwa: Kegiatan sering mengikuti peristiwa awal (misalnya, “Keluarkan Permintaan” yang memicu “Kembangkan Sketsa 3D”) dan mendahului peristiwa akhir (misalnya, “Kirim Produk” yang menyelesaikan proses).
• Gerbang: Kegiatan dapat dipengaruhi oleh titik keputusan, seperti “Terima Prototipe?” yang mengarah ke “Tempatkan Pesanan” atau “Minta Perubahan.”
• Aliran Urutan: Panah padat menghubungkan kegiatan secara berurutan, menunjukkan urutan eksekusi (misalnya, “Kembangkan Sketsa 3D” → “Siapkan Prototipe”).
• Aliran Pesan: Kegiatan yang melibatkan komunikasi (misalnya, Tugas Kirim/Terima) menggunakan panah putus-putus untuk menunjukkan interaksi (misalnya, pelanggan mengirim “Gambar Konseptual 2D”).

Praktik Terbaik dalam Menggunakan Kegiatan BPMN

Untuk memodelkan proses secara efektif menggunakan kegiatan BPMN, ikuti pedoman berikut:

• Pilih Jenis Tugas yang Tepat: Gunakan ikon tugas yang spesifik (Pengguna, Manual, Layanan, dll.) untuk menjelaskan cara pekerjaan dilakukan, meningkatkan kemudahan pembacaan.
• Gunakan Sub-proses untuk Kompleksitas: Pisahkan kegiatan yang kompleks menjadi sub-proses untuk mengelola detail tanpa membuat diagram utama menjadi berantakan.
• Jaga Konsistensi: Gunakan penamaan dan notasi yang konsisten (misalnya, selalu gunakan “Tugas Pengguna” untuk interaksi manusia) untuk memastikan kejelasan.
• Seimbangkan Detail dan Kesederhanaan: Hindari membuat diagram terlalu rumit dengan terlalu banyak sub-proses; gunakan tugas untuk langkah-langkah atomik dan sub-proses untuk alur kerja yang komposit.
• Dokumentasikan Artefak: Tambahkan anotasi atau objek data (misalnya, “Rencana Produksi”) untuk memberikan konteks pada kegiatan, meningkatkan pemahaman.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

• Terlalu Sering Menggunakan Tugas: Hindari memodelkan setiap tindakan kecil sebagai tugas terpisah; kelompokkan langkah-langkah yang terkait ke dalam sub-proses untuk kejelasan.
• Mengabaikan Jenis Tugas: Menggunakan tugas umum alih-alih jenis spesifik (misalnya, Pengguna, Layanan) dapat mengaburkan cara pekerjaan dilakukan.
• Mengabaikan Sub-proses: Gagal menggunakan sub-proses untuk aktivitas kompleks dapat membuat diagram sulit diikuti.
• Aliran yang Hilang: Pastikan semua aktivitas terhubung dengan aliran urutan atau pesan untuk menghindari ambiguitas dalam aliran proses.

Contoh Praktis di Berbagai Industri

Berikut adalah contoh tambahan aktivitas BPMN dalam konteks yang berbeda:

1. Kesehatan – Pendaftaran Pasien:
   • Tugas Pengguna: “Daftarkan Pasien” (perawat memasukkan data ke dalam sistem).
   • Tugas Manual: “Periksa Tanda-Tanda Vital” (dokter secara manual menilai pasien).
   • Tugas Layanan: “Jadwalkan Janji Temu” (sistem pemesanan otomatis).
   • Sub-proses (Tersemat): “Lakukan Tes Diagnostik,” termasuk tugas seperti “Pesankan Tes Darah” dan “Analisis Hasil.”
2. Ritel – Pemenuhan Pesanan:
   • Tugas Kirim: “Notifikasi Pelanggan tentang Status Pesanan” (konfirmasi email).
   • Tugas Terima: “Terima Pembayaran” (menunggu pembayaran pelanggan).
   • Sub-proses (Dapat Digunakan Kembali): “Kemas Pesanan,” digunakan kembali di berbagai jalur produk, menjelaskan tugas seperti “Pilih Barang,” “Bungkus Produk,” dan “Tempel Label Paket.”
3. Keuangan – Persetujuan Pinjaman:
   • Tugas Pengguna: “Tinjau Aplikasi Pinjaman” (petugas pinjaman mengevaluasi dokumen).
   • Tugas Layanan: “Lakukan Pemeriksaan Kredit” (sistem otomatis memeriksa skor kredit).
   • Sub-proses (Tersemat): “Verifikasi Pendapatan,” mencakup “Permintaan Slip Gaji” dan “Validasi Ketenagakerjaan.”

Kesimpulan

Notasi Aktivitas BPMN, yang direpresentasikan oleh persegi panjang melengkung, merupakan fondasi utama pemodelan proses, memungkinkan representasi rinci pekerjaan dalam suatu proses bisnis. Tugas (atomik, dengan subjenis seperti Pengguna, Manual, Layanan) dan sub-proses (majemuk, termasuk tersemat dan dapat digunakan kembali) memberikan fleksibilitas untuk memodelkan alur kerja yang sederhana maupun kompleks. Dengan memahami dan menerapkan notasi-notasi ini—dengan menggunakan contoh seperti Manufaktur Hello World, Perusahaan ABC, atau contoh lainnya—Anda dapat membuat diagram BPMN yang jelas dan dapat diambil tindakan untuk mendokumentasikan, menganalisis, dan mengoptimalkan proses. Baik Anda memodelkan pengembangan produk, permintaan cuti, atau layanan pelanggan, menguasai aktivitas BPMN memastikan diagram Anda akurat, komunikatif, dan selaras dengan standar industri.

Panduan ini, berdasarkan gambar yang disediakan, melengkapi Anda dengan pengetahuan untuk menggunakan aktivitas BPMN secara efektif, menyediakan contoh praktis dan praktik terbaik untuk aplikasi dunia nyata.