Panduan Lengkap tentang Notasi Aktivitas dalam BPMN: Konsep Kunci dan Contoh

Pengantar Notasi Aktivitas dalam BPMN

Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) adalah representasi grafis standar yang digunakan untuk memodelkan proses bisnis. Dalam BPMN, aktivitas merupakan hal sentral dalam mendefinisikan pekerjaan yang dilakukan dalam suatu proses. Panduan ini memberikan gambaran menyeluruh tentang notasi aktivitas dalam BPMN, termasuk konsep kunci, jenis-jenis aktivitas, dan contoh untuk menggambarkan penggunaannya.

Konsep Kunci tentang Notasi Aktivitas

Apa itu Aktivitas?

Suatu aktivitas dalam BPMN mewakili pekerjaan yang dilakukan dalam suatu proses bisnis. Aktivitas ini digambarkan sebagai persegi panjang dengan sudut membulat dan dapat dikategorikan lebih lanjut menjadi tugas dan sub-proses. Aktivitas sangat penting untuk mendefinisikan urutan pekerjaan, menetapkan tanggung jawab, serta menentukan alur kontrol dalam suatu proses.

Jenis-Jenis Aktivitas

BPMN membedakan dua jenis utama aktivitas:

1. Tugas: Mewakili unit-unit kerja atomik yang tidak dapat dibagi lebih lanjut dalam konteks model proses.
2. Sub-Proses: Mewakili aktivitas kompleks yang dapat dibagi menjadi tugas atau sub-proses yang lebih kecil.

Tugas

Tugas adalah unit dasar pekerjaan dalam BPMN. Mereka digambarkan sebagai persegi panjang dengan sudut membulat dan dapat diklasifikasikan lebih lanjut berdasarkan sifatnya:

1. Tugas: Tugas umum yang mewakili satu unit pekerjaan.
2. Tugas Pengiriman: Mewakili tindakan mengirim pesan ke peserta lain.
3. Tugas Penerimaan: Mewakili tindakan menerima pesan dari peserta lain.
4. Tugas Pengguna: Mewakili tugas yang memerlukan interaksi manusia.
5. Tugas Manual: Mewakili tugas yang dilakukan secara manual, sering kali di luar kendali mesin proses.
6. Tugas Aturan Bisnis: Mewakili tugas yang melibatkan penerapan aturan bisnis.
7. Tugas Skrip: Mewakili tugas yang melibatkan eksekusi skrip.
8. Tugas Layanan: Mewakili tugas yang melibatkan pemanggilan layanan.

Sub-Proses

Sub-proses digunakan untuk mewakili aktivitas kompleks yang dapat dipecah menjadi tugas-tugas kecil atau sub-proses lainnya. Mereka digambarkan sebagai persegi panjang bersudut membulat dengan tanda tambah (+) di dalamnya. Sub-proses dapat diklasifikasikan lebih lanjut berdasarkan perilakunya:

1. Sub-Proses Pengulangan: Mewakili sub-proses yang diulang beberapa kali.
2. Sub-Proses Multi-Instans: Mewakili sub-proses yang dieksekusi beberapa kali secara paralel.
3. Sub-Proses Kompensasi: Mewakili sub-proses yang dieksekusi untuk mengkompensasi aktivitas sebelumnya.
4. Sub-Proses Ad-Hoc: Mewakili sub-proses di mana tugas-tugas dapat dieksekusi dalam urutan apa pun.
5. Kompenasi dan Sub-Proses Lepas: Menggabungkan ciri-ciri dari kompenasi dan sub-proses lepas.

Aktivitas Panggilan

Aktivitas panggilan adalah jenis khusus dari aktivitas yang mewakili pemanggilan sub-proses yang dapat digunakan kembali. Ini digambarkan sebagai persegi panjang dengan sudut membulat dan garis tebal. Aktivitas panggilan digunakan untuk memodularisasi dan mengulangi penggunaan sub-proses dalam model proses.

Contoh Notasi Aktivitas

Diagram BPMN (Model dan Notasi Proses Bisnis) yang disediakan menggambarkan proses penanganan pesanan, khususnya berfokus pada ketersediaan artikel, pengadaan, dan komunikasi pelanggan. Di bawah ini adalah penjelasan dan interpretasi rinci dari diagram tersebut:

Ikhtisar

Diagram ini menguraikan langkah-langkah yang terlibat dalam pemrosesan pesanan, mulai dari penerimaan pesanan hingga pengiriman artikel atau penanganan kasus di mana artikel tidak tersedia. Diagram ini mencakup titik keputusan, tugas, peristiwa, dan gerbang untuk mengelola alur proses.

Penjelasan Rinci

1. Pesanan Diterima

• Peristiwa: Proses dimulai dengan peristiwa “Pesanan Diterima”, digambarkan sebagai lingkaran dengan ikon amplop. Ini menunjukkan bahwa pesanan telah diterima, memicu proses.

2. Periksa Ketersediaan

• Tugas: Tugas pertama adalah “Periksa Ketersediaan”, digambarkan sebagai persegi panjang dengan sudut membulat. Tugas ini melibatkan verifikasi apakah artikel yang dipesan tersedia dalam stok.

3. Titik Keputusan: Artikel Tersedia?

• Gerbang: Proses kemudian mencapai titik keputusan, digambarkan sebagai bentuk berlian. Gerbang ini mengevaluasi apakah artikel tersedia.

Jika Artikel Tersedia:

• Alur Urutan: Jika artikel tersedia, proses mengikuti jalur “Ya”.
• Tugas: Tugas berikutnya adalah “Kirim Artikel”, direpresentasikan oleh persegi panjang sudut membulat. Tugas ini melibatkan pengiriman artikel kepada pelanggan.
• Tugas: Setelah pengiriman, tugas “Penyelesaian Keuangan” dilakukan, direpresentasikan oleh persegi panjang sudut membulat dengan ikon tanda dolar. Tugas ini melibatkan pemrosesan pembayaran untuk pesanan.
• Peristiwa: Proses berakhir dengan peristiwa “Pembayaran Diterima”, direpresentasikan oleh lingkaran dengan batas merah. Ini menunjukkan bahwa pembayaran telah diterima secara berhasil, menandai akhir dari proses.

Jika Artikel Tidak Tersedia:

• Alur Urutan: Jika artikel tidak tersedia, proses mengikuti jalur “Tidak”.
• Sub-Proses: Sub-proses “Pengadaan” dimulai, direpresentasikan oleh persegi panjang sudut membulat dengan tanda tambah (+) di dalamnya. Sub-proses ini melibatkan pengadaan artikel dari pemasok.

4. Sub-Proses Pengadaan

• Tugas dan Peristiwa dalam Pengadaan:
  • Tugas: Sub-proses pengadaan mencakup tugas seperti melakukan pesanan ke pemasok dan mengelola pengiriman.
  • Peristiwa: Sub-proses menangani peristiwa seperti “Tidak Dapat Dikirim” dan “Pengiriman Terlambat”, direpresentasikan oleh lingkaran dengan ikon.

Jika Tidak Dapat Dikirim atau Pengiriman Terlambat:

• Aliran Urutan: Jika artikel tidak dapat dikirimkan atau terjadi keterlambatan pengiriman, proses mengikuti jalur yang sesuai.
• Tugas: Tugas “Beritahu Pelanggan” dilakukan, direpresentasikan oleh persegi panjang dengan sudut membulat. Tugas ini melibatkan memberi tahu pelanggan mengenai masalah tersebut.
• Kejadian: Proses berakhir dengan kejadian “Pelanggan Diberi Tahu,” direpresentasikan oleh lingkaran dengan batas merah. Ini menunjukkan bahwa pelanggan telah diberi tahu, menandai akhir dari proses.

Jika Artikel Berhasil Dikumpulkan:

• Aliran Urutan: Jika artikel berhasil dikumpulkan, proses dilanjutkan.
• Tugas: Tugas “Beritahu Pelanggan” dilakukan, direpresentasikan oleh persegi panjang dengan sudut membulat. Tugas ini melibatkan memberi tahu pelanggan bahwa artikel kini tersedia.
• Tugas: Tugas “Hapus Artikel dari Katalog” dilakukan, direpresentasikan oleh persegi panjang dengan sudut membulat. Tugas ini melibatkan menghapus artikel dari katalog jika artikel tersebut tidak lagi tersedia untuk dipesan.
• Kejadian: Proses berakhir dengan kejadian “Artikel Dihapus,” direpresentasikan oleh lingkaran dengan batas merah. Ini menunjukkan bahwa artikel telah dihapus dari katalog, menandai akhir dari proses.

Interpretasi

Diagram BPMN secara efektif memodelkan alur kerja pemrosesan pesanan, menyoroti aktivitas utama, keputusan, dan kejadian yang terlibat. Diagram ini memberikan representasi visual yang jelas dari proses, sehingga lebih mudah dipahami dan dikelola. Diagram ini membantu mengidentifikasi kemungkinan hambatan, seperti keterlambatan pengadaan, dan memastikan tindakan yang tepat diambil untuk memberi tahu pelanggan dan mengelola katalog.

Kesimpulan

Notasi aktivitas dalam BPMN merupakan aspek penting dalam pemodelan proses bisnis. Dengan memahami berbagai jenis aktivitas dan penggunaannya, Anda dapat membuat model proses yang jelas dan efektif yang secara akurat merepresentasikan pekerjaan yang dilakukan dalam organisasi Anda. Baik Anda memodelkan tugas sederhana maupun sub-proses yang kompleks, BPMN menyediakan alat dan notasi untuk menangkap inti dari proses bisnis Anda. Diagram BPMN ini merupakan alat berharga bagi bisnis untuk menyederhanakan alur kerja pemrosesan pesanan. Dengan mendefinisikan secara jelas langkah-langkah dan titik keputusan, diagram ini membantu meningkatkan efisiensi, memperkuat komunikasi, dan menjamin kepuasan pelanggan. Penggunaan notasi BPMN yang standar membuat diagram ini dapat diakses oleh pemangku kepentingan teknis maupun non-teknis, memfasilitasi kolaborasi yang lebih baik dan peningkatan proses.

Referensi BPMN