Dominar la notación de eventos BPMN: una guía completa con ejemplos

El Modelado y Notación de Procesos de Negocio (BPMN) es una notación gráfica estandarizada para modelar procesos de negocio. Los eventos BPMN son una parte fundamental de esta notación, representando ocurrencias que tienen lugar durante el transcurso de un proceso. Esta guía ofrece una visión detallada de la notación de eventos BPMN, incluyendo muchos ejemplos.

Eventos BPMN: una visión estructurada
Los eventos en BPMN (Modelado y Notación de Procesos de Negocio) se representan mediante círculos y significan ocurrencias que afectan a un proceso. Definen cómo responde un proceso a desencadenantes internos o externos, con el tipo de desencadenante indicado por un ícono dentro del círculo. A continuación se presenta un desglose detallado de los eventos BPMN, sus tipos y su uso:

Características clave de los eventos BPMN

1. Comportamiento desencadenado por eventos
   • Los eventos inician acciones basadas en desencadenantes específicos (por ejemplo, un mensaje, temporizador o error).
2. Jerarquía de eventos
   • Nivel 1: Eventos básicos (Ninguno, Mensaje, eventos de inicio con temporizador; Ninguno, Mensaje, eventos de finalización con terminación).
   • Nivel 2: Eventos ampliados (eventos intermedios, Error, Escalación, Condicional, Señal, Enlace).
3. Indicadores visuales
   • Eventos intermedios: Círculos de doble anillo.
   • Eventos de borde: Adjuntos a actividades para manejar excepciones o acciones paralelas.

Tipos de eventos y sus funciones

1. Eventos de inicio

Indican dónde comienza un proceso.

• Evento de inicio Ninguno
  • Desencadenante: Ninguno (inicio no especificado o manual).
  • Caso de uso: Subprocesos (obligatorios) o procesos de nivel superior con desencadenantes no definidos.
• Evento de inicio por mensaje (✉️)
  • Desencadenante: Mensaje externo.
  • Caso de uso: El proceso comienza cuando se recibe un mensaje (por ejemplo, una solicitud del cliente).
• Evento de inicio con temporizador (⏰)
  • Disparador: Hora o fecha programada.
  • Casos de uso: Procesos recurrentes (por ejemplo, generación de informes mensuales).
• Evento de inicio múltiple
  • Disparador: Cualquiera de varios disparadores.
  • Casos de uso: Procesos con puntos de inicio flexibles.

2. Eventos de finalización

Indican dónde concluye un proceso.

• Evento de finalización sin señal
  • Resultado: No se emite ninguna señal.
  • Casos de uso: Finalización predeterminada del proceso.
• Evento de finalización por mensaje (✉️)
  • Resultado: Envía un mensaje al finalizar.
  • Casos de uso: Notifica a sistemas o usuarios externos (por ejemplo, confirmación de pedido).
• Evento de finalización por terminación (⛔)
  • Resultado: Aborta todos los flujos paralelos.
  • Casos de uso: Manejar excepciones críticas (por ejemplo, fallo del sistema).

3. Eventos intermedios

Ocurren entre eventos de inicio y final.

• Evento de temporizador de captura (⏰)
  • Acción: Retrasa el proceso hasta un tiempo/duración especificada.
  • Casos de uso: Esperar una fecha límite (por ejemplo, ventana de pago).
• Evento de mensaje de lanzamiento (✉️)
  • Acción: Envía un mensaje y continúa el flujo.
  • Casos de uso: Equivalente a una “tarea de envío” (por ejemplo, notificar a un proveedor).

4. Eventos de borde

Adjuntos a actividades para manejar excepciones o acciones paralelas.

• Evento de borde interrumpidor
  • Comportamiento: Detiene la actividad y desencadena un flujo de excepción.
  • Casos de uso: Manejo de errores (por ejemplo, fallo de pago).
• Evento de borde no interrumpidor
  • Comportamiento: Se ejecuta en paralelo con la actividad.
  • Casos de uso: Monitoreo (por ejemplo, recordatorios de progreso durante una tarea).
• Evento de temporizador de borde (⏰)
  • Acción: Se activa si la actividad excede un límite de tiempo.
  • Casos de uso: Aplicación de SLA (por ejemplo, reenviar tareas vencidas).

Tipos especializados de eventos

• Evento de error (❌)
  • Casos de uso: Excepciones interrumpidoras (por ejemplo, fallo del sistema).
• Evento de escalada (📈)
  • Casos de uso: Excepciones no interrumpidoras (por ejemplo, se requiere aprobación del gerente).
• Evento de señal (⚡)
  • Comportamiento: Transmite una señal a todos los procesos que la escuchan.
  • Casos de uso: Coordinación entre procesos (por ejemplo, alertas a nivel del sistema).
• Evento de enlace (🔗)
  • Comportamiento: Conecta dos secciones de un proceso.
  • Casos de uso: Simplifica diagramas complejos (por ejemplo, flujos de trabajo paginados).

Consideraciones clave

1. Mensaje frente a señal
   • Mensaje: Dirigido a un proceso/instancia específico.
   • Señal: Transmisión a todos los procesos (sin destino específico).
2. Subprocesos de evento
   • Introducido en BPMN 2.0 para manejar excepciones o acciones recurrentes (por ejemplo, registrar errores).
3. Error frente a Escalación
   • Utilice Error para excepciones interrumpidas; Escalación para las no interrumpidas.

Mejores prácticas

• Utilice Eventos de inicio con temporizador para procesos programados para aclarar el significado de la instancia.
• Evite el uso excesivo de Eventos finales de terminación; reservelos para excepciones críticas.
• Prefiera Eventos límite no interrumpidos para monitoreo para evitar interrumpir los flujos de trabajo.

Al dominar estos tipos de eventos y sus desencadenantes, los modeladores pueden crear diagramas BPMN precisos y eficientes que reflejan el comportamiento real de los procesos.