Fundamentos de BPMN: Notación, conceptos y ejemplos prácticos

El Modelado y Notación de Procesos de Negocio (BPMN) es una representación gráfica estandarizada utilizada para especificar procesos de negocio en un flujo de trabajo. Proporciona un lenguaje visual que es intuitivo para los usuarios del negocio y suficientemente detallado para que los desarrolladores técnicos puedan implementarlo. A continuación se presenta una guía completa sobre BPMN, que incluye un resumen de la notación, conceptos clave y ejemplos.

Resumen de la notación

BPMN utiliza una variedad de símbolos para representar diferentes elementos de un proceso de negocio. A continuación se presenta un resumen de los símbolos clave:

Participantes

• Piscina: Representa a los participantes principales en un proceso, a menudo toda una organización o departamento.
• Carril: Una subpartición dentro de una piscina, que normalmente representa un rol o departamento dentro de la organización.

Artifacts

• Anotación de texto: Proporciona información adicional sobre el proceso.
• Grupo: Un agrupamiento visual de actividades, a menudo utilizado para resaltar una parte específica del proceso.

Puertas de enlace

• Exclusivo: Representa un punto de decisión donde se elige solo un camino.
• Inclusivo: Permite que se sigan múltiples caminos al mismo tiempo.
• Paralelo: Divide el proceso en rutas paralelas que se ejecutan de forma concurrente.
• Evento: Dispara un proceso o subproceso basado en un evento.

Datos

• Objeto de datos: Representa la información que fluye a través del proceso.
• Almacén de datos: Un lugar donde se puede leer o escribir datos.

Actividades

• Tarea: Una unidad individual de trabajo.
• Subproceso: Un proceso dentro de un proceso, que puede ser colapsado o expandido.
• Actividad de llamada: Invoca otro proceso o subproceso.
• Subproceso de evento: Un subproceso desencadenado por un evento.
• Transacción: Un subproceso que debe completarse por completo o no realizarse en absoluto.

Conceptos clave

1. Proceso: Una colección de actividades relacionadas que producen un resultado específico.
2. Objetos de flujo: Los elementos principales que definen el comportamiento de un proceso (Eventos, Actividades, Puertas de enlace).
3. Objetos de conexión: Utilizados para conectar objetos de flujo (Flujo de secuencia, Flujo de mensaje, Asociaciones).
4. Carriles: Utilizados para organizar y categorizar actividades en piscinas y carriles.
5. Artifacts: Proporcionan información adicional sobre el proceso pero no afectan el flujo.

Ejemplos

Este diagrama es un diagrama de Modelo y Notación de Procesos de Negocio (BPMN) que ilustra un proceso de pedido de compra. A continuación se presenta una explicación detallada e interpretación del diagrama:

Componentes clave:

1. Piscinas y carriles:

   • Piscinas: Representan a los participantes principales en un proceso. En este diagrama hay dos piscinas: el “Cliente” y la “Tienda de bebidas.”
   • Carriles: Subdivisiones dentro de una piscina que representan diferentes roles o departamentos. Aquí, la piscina “Tienda de bebidas” se divide en dos carriles: “Representante de ventas” y “Almacén.”

2. Flujo de mensaje:

   • Indicado por líneas rojas punteadas, los flujos de mensaje muestran el intercambio de mensajes entre diferentes piscinas.
   • El cliente envía un «Pedido de compra» a la tienda de bebidas y más tarde recibe una «Factura».

3. Tareas:

   • Representadas por rectángulos redondeados, las tareas son actividades realizadas dentro del proceso.
   • Verificar nivel de existencias: El representante de ventas verifica el nivel de existencias al recibir el pedido.
   • Sugerir cambio: Si las existencias son insuficientes, el representante de ventas sugiere cambios al pedido de compra.
   • Solicitar empacar mercancía: Si las existencias son suficientes, el representante de ventas solicita al almacén que empaque la mercancía.
   • Empacar mercancía: El almacén empaca la mercancía.
   • Enviar mercancía: El almacén envía la mercancía, completando el pedido.

4. Puerta de enlace:

   • Representada por una forma de diamante, una puerta de enlace controla el flujo del proceso según condiciones.
   • Existencias suficientes?: Esta puerta de enlace determina si hay existencias suficientes para cumplir con el pedido. Si sí, el proceso fluye hacia «Solicitar empacar mercancía»; si no, fluye hacia «Sugerir cambio».

5. Eventos:

   • Evento de inicio por mensaje: Indicado por un círculo con un ícono de sobre, este evento desencadena el inicio del proceso cuando se recibe un mensaje (pedido de compra).
   • Evento final:Indicado por un círculo con un borde grueso, este evento marca el final del proceso.

6. Flujo de secuencia:

   • Indicado por flechas sólidas, los flujos de secuencia muestran el orden de las actividades dentro del proceso.
   • El flujo de secuencia comienza en el evento «Pedido recibido», pasa por las tareas y la puerta de enlace, y termina en el evento «Pedido completado».

Flujo de proceso:

1. Pedido recibido:

   • El proceso comienza cuando el representante de ventas recibe un pedido de compra del cliente.

2. Verificar nivel de existencias:

   • El representante de ventas verifica el nivel de existencias para determinar si el pedido puede ser cumplido.

3. Puerta de enlace (Existencias suficientes?):

   • Si las existencias son suficientes, el proceso pasa a «Solicitar empaque de mercancías».
   • Si las existencias son insuficientes, el proceso pasa a «Sugerir cambio», donde el representante de ventas sugiere cambios al pedido de compra.

4. Solicitar empaque de mercancías:

   • Si las existencias son suficientes, el representante de ventas solicita al almacén que empaque las mercancías.

5. Empaquetar mercancías:

   • El almacén empaqueta las mercancías según lo solicitado.

6. Enviar mercancías:

   • El almacén envía las mercancías al cliente.

7. Pedido completado:

   • El proceso finaliza con la orden completada y una factura enviada al cliente.

Interpretación:

Este diagrama BPMN proporciona una representación visual clara del proceso de pedido de compra, destacando las interacciones entre el cliente y la tienda de bebidas, así como las actividades internas dentro de la tienda. Ayuda a comprender el flujo de actividades, los puntos de decisión y los roles involucrados en la satisfacción de un pedido de compra. Este diagrama puede utilizarse para mejorar el proceso, capacitación y garantizar que todos los interesados tengan una comprensión común del proceso.

Mejores prácticas

1. Claridad: Asegúrese de que el diagrama sea claro y fácil de entender.
2. Consistencia: Utilice símbolos de forma consistente en diferentes diagramas.
3. Documentación: Utilice anotaciones de texto para proporcionar contexto adicional cuando sea necesario.
4. Modularidad: Divida los procesos complejos en subprocesos manejables.
5. Validación: Valide periódicamente el modelo de proceso con los interesados para asegurar su precisión.

Siguiendo esta guía, puede modelar eficazmente procesos de negocio utilizando BPMN, asegurando una comunicación clara y una gestión eficiente del proceso.

Referencias de BPMN