Der vollständige und umfassende Leitfaden für das Business Process Model and Notation (BPMN) mit Beispielen

1. Einführung in BPMN

Business Process Model and Notation (BPMN) ist der weltweit anerkannte Standard zur Visualisierung, Gestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Er schließt Kommunikationslücken zwischen technischen und nicht-technischen Stakeholdern, indem er eine grafische Sprache bereitstellt, die intuitiv aber präzise ist. BPMN ermöglicht es Organisationen, Arbeitsabläufe zu kartieren, Ineffizienzen zu identifizieren und Prozessautomatisierung voranzutreiben. Unabhängig davon, ob Sie einen Kunden-Onboarding-Prozess modellieren oder Lieferkettenabläufe automatisieren, sorgt BPMN für Klarheit und Ausrichtung innerhalb der Teams.

2. Geschichte und Entwicklung von BPMN

• 2004: Entwickelt durch die Business Process Management Initiative (BPMI).
• 2005: Übernommen durch die Object Management Group (OMG), was die Standardisierung sichert.
• 2011: BPMN 2.0 führte erweiterte Funktionen wie Choreographie- und Zusammenarbeitsschemata ein.
• 2013: Wurde ein ISO-Standard (ISO/IEC 19510:2013).

Heute ist BPMN 2.0 Teil der „Dreikönigskrone“ der Standards der OMG, zusammen mit der Case Management Model Notation (CMMN) und der Decision Model Notation (DMN).

3. Hauptvorteile von BPMN

• Standardisierte Kommunikation: Beseitigt Unklarheiten durch eine universelle grafische Sprache.
• Prozessoptimierung: Identifiziert Engpässe und Überlappungen.
• Bereitschaft zur Automatisierung: Informiert direkt über die Business Process Execution Language (BPEL) zur Workflow-Automatisierung.
• Schulung & Compliance: Erstellt eine Bibliothek von Prozessen für Onboarding und Audits.

4. Grundelemente von BPMN

a. Flussobjekte

1. Ereignisse
   • Startereignis (⚪): Triggert einen Prozess.
     Beispiel: Eine „Kunde stellt Bestellung“-Nachricht startet einen E-Commerce-Prozess.
   • Mittleres Ereignis (⚪ mit innerem Symbol): Tritt während des Prozesses auf.
     Beispiel: Ein Zeitereignis pausiert einen Versandprozess, bis eine Zahlung gutgeschrieben ist.
   • Endereignis (⚪ mit fetter Umrandung): Beendet einen Prozess.
     Beispiel: Ein „Bestellung geliefert“-Ereignis beendet einen Lieferprozess.
2. Aktivitäten
   • Aufgabe (Rundes Rechteck): Eine einzelne Aktion.
     Beispiel: „Zahlung überprüfen“ im Bestellprozess.
   • Unterprozess (Rund eckiger Rechteck mit +): Ein verschachtelter Prozess.
     Beispiel: „Rückerstattung bearbeiten“ umfasst Aufgaben wie „Antrag genehmigen“ und „Zahlung ausstellen.“
3. Gateways (Diamanten mit Symbolen):
   • Exklusives Gateway (⨉): Es wird nur ein Pfad gewählt.
     Beispiel: Ein Kreditantrag teilt sich in „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“.
   • Paralleles Gateway (+): Mehrere Pfade laufen gleichzeitig.
     Beispiel: „Produkt versenden“ und „Rechnung senden“ erfolgen gleichzeitig.
   • Inklusives Gateway (◯): Mehrere nicht ausschließliche Pfade.
     Beispiel: Ein Kundenfeedback-Prozess löst „Umfrage per E-Mail“ und „CRM aktualisieren“ aus.

b. Verbindende Objekte

• Ablauffluss (→): Zeigt die Reihenfolge der Aktivitäten an.
• Nachrichtenfluss (- – – →): Kommunikation zwischen Pools (z. B. Abteilungen).
  Beispiel: Eine „Bestätigung der Zahlung“ von Finanzen an Verkauf.
• Assoziation (····→): Verbindet Artefakte mit Elementen.

c. Swimlanen

• Pool: Stellt einen Teilnehmer dar (z. B. „Kunde“, „Lager“).
• Schwimmlane: Unterteilt einen Pool nach Rolle (z. B. „Verkäufer“ gegenüber „Manager“).
  Beispiel: Bei einem Einstellungsprozess zeigen die Lanes von HR und Einstellungsmanager die Aufgabenverantwortung.

d. Artefakte

• Datenobjekt: Eingaben/Ausgaben (z. B. „Bestellformular“).
• Anmerkung: Klärt die Schritte (z. B. „Genehmigung erforderlich für Bestellungen > 500 $“).

5. Arten von BPMN-Diagrammen

1. Kooperationsdiagramm:
   • Zeigt Interaktionen zwischen Pools an.
     Beispiel: Ein Diagramm mit den Pools „Kunde“, „Online-Shop“ und „Zahlungsgateway“.
2. Choreographiediagramm:
   • Erläutert die Interaktionen zwischen den Partnern.
     Beispiel: Schritte für einen Lieferanten und Einzelhändler, die sich auf Lieferbedingungen einigen.
3. Konversationsdiagramm:
   • Vereinfacht komplexe Zusammenarbeit.
     Beispiel: Eine Übersicht auf hoher Ebene der „Bestellplatzierung“-Nachrichten zwischen Teams.

6. BPMN 2.0 und OMG-Standards

• CMMN: Verwaltet unstrukturierte Prozesse (z. B. Incident-Management).
• DMN: Modelliert Geschäftsregeln (z. B. Kriterien für Rabattberechtigung).

7. Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines BPMN-Diagramms

Beispiel: Bestellprozess in einer Kaffeebar

1. Startereignis: Der Kunde stellt eine Bestellung auf.
2. Aufgabe: Der Barista bereitet den Kaffee zu.
3. Paralleler Gateway: Kaffee brauen UND Gebäck erwärmen.
4. Exklusiver Gateway: Prüfen, ob die Bestellung korrekt ist.
   • Ja → Endereignis (Bestellung abgeschlossen).
   • Nein → Aufgabe (Bestellung neu erstellen).

8. Best Practices

• Verwenden Sie eine konsistente Notation (z. B. vermeiden Sie das Mischen von Symbolen).
• Beschränken Sie die Lanes auf 5–7 pro Pool zur besseren Lesbarkeit.
• Validieren Sie Diagramme mit den Stakeholdern.

9. Praxisbeispiele

• Gesundheitswesen: Prozess der Patientenaufnahme mit Swimlanes für die Rezeption, Pflegekräfte und Ärzte.
• Bankwesen: Workflow zur Kreditgenehmigung mit Gateways für Kreditprüfungen.
• Einzelhandel: Nachbestellung von Lagerbeständen ausgelöst durch ein „Niedriger Lagerbestand“-Ereignis.

10. Werkzeuge für BPMN

• Kostenlos: Camunda Modeler.
• Bezahlt: Visual Paradigm

11. Fazit

BPMN befähigt Organisationen, abstrakte Workflows in umsetzbare Baupläne zu verwandeln. Durch die Beherrschung seiner Elemente und die praktische Anwendung an realen Beispielen können Teams Effizienz, Innovation und Ausrichtung voranbringen. Beginnen Sie klein – kartografieren Sie einen einzelnen Prozess, verfeinern Sie ihn und skalieren Sie Ihren Erfolg.

Dieser Leitfaden versieht Sie mit dem Vertrauen, Prozesse zu modellieren. Für praktisches Lernen versuchen Sie, das Kaffeehaus-Beispiel nachzubilden oder einen Prozess aus Ihrer Arbeitsumgebung mit BPMN-Tools zu kartografieren!