Umfassender Leitfaden zur BPMN-Schwimmzellen-Notation

Einführung

Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine standardisierte Methode zur Visualisierung von Geschäftsprozessen. Schwimmzellen sind ein zentraler Bestandteil von BPMN, der zur Organisation und Kategorisierung von Aktivitäten innerhalb eines Prozessmodells verwendet wird. Dieser Leitfaden bietet eine detaillierte Erklärung von Schwimmzellen, deren Verwendung und bewährte Praktiken sowie zahlreiche Beispiele, um ihre Anwendung zu veranschaulichen.

Was sind Schwimmzellen?

Schwimmzellen sind visuelle Elemente in BPMN, die Teilnehmer, Rollen oder Systeme darstellen, die an einem Prozess beteiligt sind. Sie helfen dabei, Aktivitäten zu organisieren und zu kategorisieren, wodurch das Prozessmodell übersichtlicher und verständlicher wird. Schwimmzellen können horizontal oder vertikal angeordnet sein und bestehen aus Pools und Lanes.

Pools

Ein Pool stellt einen wichtigen Teilnehmer in einem Prozess dar, beispielsweise eine Organisation, eine Abteilung oder ein System. Pools werden typischerweise verwendet, um verschiedene Teilnehmer in einem Zusammenarbeitsschema zu trennen.

Lanes

Lanes sind Unterteilungen innerhalb eines Pools und stellen Rollen, Unterprozesse oder Systeme innerhalb eines Teilnehmers dar. Lanes helfen dabei, Aktivitäten innerhalb eines Pools weiter zu kategorisieren.

Wichtige Konzepte

Teilnehmer

Teilnehmer sind die Entitäten, die am Prozess beteiligt sind. Sie können Organisationen, Abteilungen, Rollen oder Systeme sein. Jeder Teilnehmer wird in der BPMN-Diagramm durch einen Pool dargestellt.

Aktivitäten

Aktivitäten sind die Aufgaben oder Aktionen, die innerhalb eines Prozesses ausgeführt werden. Sie werden in Lanes platziert, um darzustellen, welcher Teilnehmer oder welche Rolle für jede Aufgabe verantwortlich ist.

Nachrichtenfluss

Der Nachrichtenfluss stellt die Kommunikation zwischen Teilnehmern dar. Er wird als gestrichelter Pfeil dargestellt, der Aktivitäten in verschiedenen Pools oder Lanes verbindet.

Ablauffluss

Der Ablauffluss stellt die Reihenfolge der Aktivitäten innerhalb eines Prozesses dar. Er wird als durchgezogener Pfeil dargestellt, der Aktivitäten innerhalb desselben Pools oder derselben Lane verbindet.

Richtlinien zur Verwendung von Schwimmzellen

1. Teilnehmer identifizieren

Bestimmen Sie die wichtigsten Beteiligten im Prozess. Jeder Beteiligte sollte einen eigenen Pool haben.

2. Pools und Lanes definieren

Erstellen Sie für jeden Beteiligten einen Pool. Definieren Sie innerhalb jedes Pools Lanes, um Rollen, Unterprozesse oder Systeme darzustellen.

3. Aktivitäten in Lanes platzieren

Platzieren Sie Aktivitäten in den entsprechenden Lanes, um darzustellen, welcher Beteiligte oder welche Rolle für jede Aufgabe verantwortlich ist.

4. Nachrichtenfluss für Kommunikation verwenden

Verwenden Sie den Nachrichtenfluss, um die Kommunikation zwischen Beteiligten darzustellen. Verbinden Sie Aktivitäten in verschiedenen Pools oder Lanes mit gestrichelten Pfeilen.

5. Sequenzfluss für Reihenfolge verwenden

Verwenden Sie den Sequenzfluss, um die Reihenfolge der Aktivitäten innerhalb eines Prozesses darzustellen. Verbinden Sie Aktivitäten innerhalb desselben Pools oder Lanes mit festen Pfeilen.

Beispiele

Dieses Diagramm stellt einen Geschäftsprozess zur Auftragsabwicklung mit dem Business Process Model and Notation (BPMN) dar. Es zeigt die Interaktion zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb einer Organisation zur Erfüllung eines Auftrags. Betrachten wir nun die einzelnen Teile des Diagramms und ihre Bedeutung:

Pool: Auftragsabwicklung

Der gesamte Prozess ist in einem Pool namens „Auftragsabwicklung“ enthalten, der den Gesamtumfang des Prozesses darstellt.

Lanes

Der Pool ist in zwei Lanes unterteilt: Verkauf und Lager. Lanes dienen zur Organisation der Aktivitäten innerhalb des Pools und stellen verschiedene Abteilungen oder Rollen dar, die am Prozess beteiligt sind.

Verkaufslane

1. Verkaufsteam

   • Auftrag gewinnen: Dies ist der Startereignis für den Prozess, dargestellt durch einen Kreis mit einer einfachen Linie. Es zeigt an, dass das Verkaufsteam erfolgreich einen Auftrag von einem Kunden erhalten hat.

2. Auftragsbearbeitung

   • Auftrag registrieren: Diese Aufgabe beinhaltet die Registrierung der Auftragsdaten im System. Sie wird durch ein abgerundetes Rechteck dargestellt, das eine Aufgabe oder Aktivität kennzeichnet.

Lagerbereich

1. Waren aus dem Lager entfernen

   • Diese Aufgabe beinhaltet das Entfernen der bestellten Waren aus dem Lagerbestand. Sie wird durch ein abgerundetes Rechteck dargestellt.

2. Waren versenden

   • Dies ist die letzte Aufgabe im Prozess, bei der die Waren an den Kunden versendet werden. Sie wird durch ein abgerundetes Rechteck dargestellt.
   • Der Prozess endet mit einem Kreis mit einer fetten Linie, was das Endereignis des Prozesses anzeigt.

Ablauffluss

Der Ablauffluss wird durch feste Pfeile dargestellt, die die Aufgaben verbinden. Er zeigt die Reihenfolge an, in der die Aktivitäten ausgeführt werden:

1. Der Prozess beginnt mit dem Ereignis „Auftrag gewinnen“ im Verkaufsteam-Bereich.
2. Der Auftrag wird anschließend in der Aufgabe „Auftrag registrieren“ im Bereich Auftragsbearbeitung registriert.
3. Der registrierte Auftrag löst die Aufgabe „Waren aus dem Lager entfernen“ im Lagerbereich aus.
4. Schließlich werden die Waren in der Aufgabe „Waren versenden“ versendet, was das Ende des Prozesses markiert.

Interpretation

Dieses BPMN-Diagramm bietet eine klare und strukturierte Darstellung des Auftragsabwicklungsprozesses. Es zeigt, wie verschiedene Abteilungen (Verkauf und Lager) zusammenarbeiten, um einen Auftrag zu erfüllen. Der Prozess beginnt damit, dass das Verkaufsteam einen Auftrag gewinnt, gefolgt von der Auftragsregistrierung, der Entnahme der Waren aus dem Lagerbestand und schließlich der Versendung der Waren an den Kunden.

Wichtige Punkte

• Pools und Lanes: Das Diagramm verwendet Pools und Lanes, um Aktivitäten nach Abteilung zu organisieren, wodurch die Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Abteilung leicht verständlich werden.
• Ereignisse und Aufgaben: Das Diagramm enthält Start- und Endereignisse sowie Aufgaben, die durch abgerundete Rechtecke dargestellt werden.
• Ablauffluss: Die festen Pfeile zeigen die Reihenfolge der Aktivitäten an und verdeutlichen den Ablauf des Prozesses von Anfang bis Ende.

Dieses Diagramm ist ein nützliches Werkzeug zur Visualisierung und Verständnis des Auftragsabwicklungsprozesses, das den Beteiligten hilft, potenzielle Engpässe zu identifizieren, die Effizienz zu steigern und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sicherzustellen.

Tipps und Tricks

1. Bleiben Sie einfach

Beginnen Sie mit einem einfachen Modell und fügen Sie schrittweise Details hinzu. Dies hilft dabei, den grundlegenden Ablauf zu verstehen, bevor Sie sich mit Komplexitäten beschäftigen.

2. Verwenden Sie beschreibende Beschriftungen

Verwenden Sie klare und beschreibende Beschriftungen für Aktivitäten, Ereignisse und Nachrichtenobjekte. Dadurch wird das Modell leichter verständlich.

3. Validieren Sie das Modell

Validieren Sie das Modell regelmäßig mit den Beteiligten, um sicherzustellen, dass es den realen Prozess genau widerspiegelt.

4. Berücksichtigen Sie Randfälle

Denken Sie an Randfälle und Ausnahmen. Zum Beispiel: Was geschieht, wenn eine Bestellung storniert wird?

5. Verwenden Sie Tools

Verwenden Sie Modellierungstools, um Ihre BPMN-Diagramme zu erstellen und zu verwalten. Tools wie Bizagi Modeler, Signavio oder Microsoft Visio können hilfreich sein.

Fazit

Swimlanes sind ein leistungsfähiges Werkzeug in BPMN zur Organisation und Kategorisierung von Aktivitäten innerhalb eines Prozessmodells. Indem Sie die in diesem Leitfaden aufgeführten Richtlinien und Tipps befolgen, können Sie effektive BPMN-Diagramme erstellen, die die Interaktionen zwischen verschiedenen Parteien, Rollen oder Systemen darstellen. Die bereitgestellten Beispiele veranschaulichen, wie diese Konzepte in verschiedenen Szenarien angewendet werden können.

BPMN-Referenzen