Beherrschung der Business Process Model and Notation (BPMN): Tipps und Tricks

Die Business Process Model and Notation (BPMN) ist ein leistungsfähiges Werkzeug zur Visualisierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen. Durch die Bereitstellung einer standardisierten grafischen Notation hilft BPMN dabei, die Lücke zwischen Prozessgestaltung und Implementierung zu schließen und die Kommunikation sowie das Verständnis auf verschiedenen Ebenen einer Organisation zu verbessern. Hier finden Sie einen umfassenden Leitfaden zur Beherrschung von BPMN mit Tipps und Tricks, um Ihre Modellierungsfähigkeiten zu verbessern.

Verständnis von BPMN

Zweck und Standardisierung

BPMN zielt darauf ab, eine gemeinsame Sprache für alle Beteiligten an Geschäftsprozessen zu schaffen, einschließlich Business Analysten, technischer Entwickler und Geschäftsmanager. Diese gemeinsame Sprache unterstützt die effektive Kommunikation, Analyse und Verbesserung von Arbeitsabläufen. BPMN wird von der Object Management Group (OMG) gepflegt und ist als ISO 19510 standardisiert. Die neueste Version, BPMN 2.0.2, beinhaltet neben der grafischen Notation auch Ausführungssemantik.

Geschichte von BPMN

Das Bild bietet eine detaillierte Zeitlinie zur Geschichte und Entwicklung der Business Process Model and Notation (BPMN), wobei wichtige Meilensteine und Versionen von ihrer Entstehung bis zur Standardisierung hervorgehoben werden. Hier ist eine Aufschlüsselung der BPMN-Geschichte, wie sie im Bild dargestellt ist:

Frühe Entwicklung und erste Veröffentlichungen

1. Initiative von BPMI.org (2004–2005):

   • 3. Mai 2004:Die Business Process Management Initiative (BPMI.org) stellte BPMN 1.0 vor, was den Beginn einer standardisierten Notation für die Modellierung von Geschäftsprozessen markierte.
   • 29. Juni 2005:BPMI.org setzte seine Bemühungen zur Förderung und Entwicklung von BPMN als Standard fort.

2. Übernahme durch die Object Management Group (OMG) (2006–2008):

   • 1. Februar 2006:OMG übernahm BPMN 1.0 und übernahm die Entwicklung und Standardisierung.
   • 17. Januar 2008:BPMN 1.1 wurde veröffentlicht, was Aktualisierungen und Verbesserungen der Notation widerspiegelt.
   • 3. Januar 2009:BPMN 1.2 wurde eingeführt, wodurch der Standard weiter verfeinert wurde.

Übergang zu BPMN 2.0

3. Entwicklung von BPMN 2.0 (2007–2011):
   • 5. Juni 2007:Der Aufruf zur Angebotsabgabe (RFP) für BPMN 2.0 wurde veröffentlicht, was die Entwicklung der nächsten Hauptversion einleitete.
   • 14. August 2009:BPMN Beta 2.0 wurde veröffentlicht, wodurch eine vorläufige Version für Tests und Rückmeldungen bereitgestellt wurde.
   • 3. Januar 2011:Die offizielle Version von BPMN 2.0 wurde veröffentlicht und umfassende Verbesserungen sowie Ausführungssemantik enthielt.

Weitere Verfeinerungen und Standardisierung

4. Kleine Aktualisierungen und ISO-Standardisierung (2013):
   • 2. Sep. 2013: BPMN 2.0.1 wurde veröffentlicht, wobei kleinere Aktualisierungen und Korrekturen berücksichtigt wurden.
   • 9. Dez. 2013: BPMN 2.0.2 wurde eingeführt, wodurch der Standard weiter verfeinert wurde.
   • Dez. 2013: BPMN 2.0.1 wurde von der OMG als ISO/IEC 19510 ratifiziert, was seinen Status als internationale Norm festigt.

Parallele Entwicklung von BPDM

5. Metamodell für Geschäftsprozessdefinition (BPDM):
   • 6. Jan. 2003: Der Ausschreibungsaufruf für BPDM wurde veröffentlicht, wobei der Fokus auf der Definition eines Metamodells für Geschäftsprozesse lag.
   • 17. Jan. 2008: BPDM 1.0 wurde veröffentlicht und bietet einen ergänzenden Rahmen für BPMN.

Die Zeitachse veranschaulicht die kooperativen Bemühungen zwischen BPMI.org und OMG bei der Entwicklung und Standardisierung von BPMN. Beginnend mit BPMN 1.0 im Jahr 2004 hat sich die Notation über mehrere Versionen hinweg weiterentwickelt und erreichte schließlich BPMN 2.0.2, das als ISO-Standard anerkannt ist. Diese Entwicklung spiegelt die kontinuierliche Verbesserung und Anpassung von BPMN an die Anforderungen der Geschäftsprozessmodellierung und -verwaltung wider.

Wichtige Elemente von BPMN

BPMN-Diagramme bestehen aus vier Hauptkategorien von Elementen:

Übersicht über die BPMN-Notation

1. Flussobjekte:

   • Ereignisse: Dargestellt durch Kreise, zeigen Ereignisse Ereignisse an, die den Ablauf des Prozesses beeinflussen. Sie können Start-, Zwischen- oder Endereignisse sein.
   • Aktivitäten: Dargestellt als abgerundete Rechtecke, stellen Aktivitäten Aufgaben dar, die im Prozess ausgeführt werden. Sie können Aufgaben oder Unterprozesse sein.
   • Gateways: Diamanten, die den Ablauf des Prozesses basierend auf Bedingungen oder Entscheidungen steuern. Zu den Arten gehören exklusive, parallele und inklusive Gateways.

2. Verbindende Objekte:
   

   

   BPMN-Nachrichtenfluss

   • Sequenzflüsse: Feste Pfeile, die die Reihenfolge der Aktivitäten anzeigen.
   • Nachrichtenflüsse: Gestrichelte Pfeile, die die Kommunikation zwischen Teilnehmern darstellen.
   • Zuordnungen:Punktierte Linien, die Artefakte mit Flussobjekten verbinden.

3. Schwimmzellen:

   • Pools:Stellen die wichtigsten Teilnehmer in einem Prozess dar.
   • Lanes:Unterteilungen innerhalb von Pools, die Rollen oder Verantwortlichkeiten weiter einteilen.
     

     BPMN-Pool und -Lanes

4. Artefakte:

   • Datenobjekte:Stellen Daten dar, die für Aktivitäten erforderlich sind.
     

     BPMN – Datenobjekte

   • Gruppen:Ordnen verwandte Aufgaben ohne Einfluss auf den Fluss.
     

     BPMN-Gruppe

   • Anmerkungen:Bieten Kommentare oder Erklärungen zu bestimmten Teilen des Diagramms an.

      

      

     

     BPMN-Anmerkung

BPMN-Notation: Ausgewogenheit zwischen Einfachheit und Komplexität

Die BPMN-Notation ist so gestaltet, dass sie sowohl einfach als auch flexibel ist und die Darstellung komplexer Prozesse ermöglicht, ohne die Klarheit und Vertrautheit der Diagramme zu beeinträchtigen. Innerhalb der grundlegenden Elementkategorien können zusätzliche Details und Variationen integriert werden, um den Anforderungen komplexerer Szenarien gerecht zu werden.

Die folgende Tabelle zeigt, wie Ereignisse in BPMN mit grundlegenden Elementen kombiniert mit zusätzlichen Variationen dargestellt werden können. Dieser Ansatz ermöglicht es BPMN, Komplexität zu bewältigen, während der grundlegende Look und das Gefühl der Notation erhalten bleiben, sodass Diagramme weiterhin zugänglich und verständlich bleiben.

Diese Ausgewogenheit zwischen Einfachheit und Komplexität macht BPMN ein vielseitiges Werkzeug zur Modellierung einer Vielzahl von Geschäftsprozessen, von einfachen Workflows bis hin zu sehr detaillierten und komplexen Abläufen.

BPMN-Beispiel – Auftragsabwicklung

Das Diagramm ist ein Business Process Model and Notation (BPMN)-Diagramm, das einen Prozess zur Abwicklung von Kundenbestellungen darstellt, speziell für einen Wasserservice. Betrachten wir die wichtigsten BPMN-Konzepte und -Elemente, die im Diagramm dargestellt sind:

Wichtige BPMN-Elemente im Diagramm

1. Pools und Lanes:

   • Pools:Stellen die wichtigsten Teilnehmer im Prozess dar. In diesem Diagramm gibt es zwei Pools: „Kunde“ und „Das kleine Aqua-Flaschenwasser-Unternehmen“.
   • Lanes:Unterteilungen innerhalb von Pools, die Aktivitäten nach Rolle oder Verantwortung einteilen. Der Unternehmenspool ist in „Kundenservice-Assistent“, „Leiter Logistikabteilung“ und „Arbeiter“ unterteilt.

2. Ereignisse:

   • Startereignis: Dargestellt durch einen grünen Kreis mit der Beschriftung „Bestellung aufgeben“. Dieses Ereignis löst den Beginn des Prozesses aus, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt.
   • Zwischenerignis: Das Uhrzeichen zeigt ein Zeitereignis mit der Beschriftung „Am nächsten Mittwoch“ an, das eine Verzögerung oder eine geplante Aktion bedeutet.
   • Endereignis: Dargestellt durch einen roten Kreis mit der Beschriftung „Wasser liefern“, was den Abschluss des Prozesses markiert, wenn das Wasser geliefert wird.

3. Aktivitäten (Aufgaben):

   • Aufgaben: Dargestellt durch abgerundete Rechtecke, handelt es sich um die Aktionen, die im Prozess ausgeführt werden. Beispiele sind „Kundenidentität überprüfen“, „Kundenkonto erstellen“, „Bestellung weiterleiten“, „Lieferung organisieren“ und „Wasser liefern“.

4. Gateways:

   • Exklusives Gateway: Dargestellt durch eine Raute mit der Beschriftung „Kunde vorhanden?“, steuert dieses Gateway den Ablauf basierend darauf, ob der Kunde bereits im System vorhanden ist. Je nach Bedingung verzweigt sich der Prozess entweder zur Erstellung eines neuen Kundenkontos oder zur Weiterleitung der Bestellung.

5. Artefakte:

   • Datenobjekte: Dargestellt durch eckige Rechtecke mit abgerundeten Ecken, weisen diese Dokumente oder Daten im Prozess aus. Beispiele sind „Bestellbestätigung [Zuzuweisen]“, „Bestellbestätigung [Zu liefern]“ und „Bestellbestätigung [Abgeschlossen].“
   • Anmerkungen: Das Textfeld liefert zusätzliche Informationen und weist darauf hin, dass über 90 % der Anfragen per Telefonanruf erfolgen, wobei 10 % per E-Mail erfolgen.

6. Ablauffluss:

   •  Feste Pfeile zeigen die Reihenfolge der Aktivitäten an. Der Ablauf beginnt mit der Aufgabe einer Bestellung, geht über die Überprüfung der Kundenidentität und verzweigt sich je nach Vorhandensein des Kunden. Er setzt sich fort mit der Erstellung von Konten oder der Weiterleitung von Bestellungen, der Organisation der Lieferung und endet mit der Lieferung des Wassers.

Interpretation des Prozessablaufs

1. Bestellplatzierung:

   • Der Prozess beginnt, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, wie durch das Startereignis angezeigt.

2. Kundenüberprüfung:

   • Der Kundenservice-Assistent überprüft die Identität des Kunden.
   • Wenn der Kunde vorhanden ist, wird die Bestellung weitergeleitet. Andernfalls wird ein neues Kundenkonto erstellt.

3. Bestellbearbeitung:

   • Bestellungen sind für den nächsten Mittwoch zur Weiterleitung geplant, wie durch das Zwischenerignis mit dem Timer angezeigt.
   • Der Leiter der Logistikabteilung organisiert die Lieferung des Wassers.

4. Lieferung:

   • Der Mitarbeiter liefert das Wasser, was das Ende des Prozesses markiert.

Tipps und Tricks für eine effektive BPMN-Modellierung

1. Beginnen Sie mit einem klaren Ziel

Bevor Sie sich der BPMN-Modellierung widmen, definieren Sie klar das Ziel Ihres Prozesses. Verstehen Sie, was Sie erreichen möchten und wer die Stakeholder sind. Diese Klarheit leitet Ihre Modellierungsarbeit und stellt sicher, dass das Diagramm seinen vorgesehenen Zweck erfüllt.

2. Halten Sie es einfach

Vermeiden Sie eine Überkomplizierung Ihrer BPMN-Diagramme. Verwenden Sie die einfachsten Elemente, die den Prozess genau darstellen. Zu viele komplexe Gateways und Artefakte können das Diagramm schwer verständlich machen. Konzentrieren Sie sich auf die Kernaktivitäten und ihre Reihenfolge.

3. Nutzen Sie Swimlanes effektiv

Swimlanes helfen dabei, Aktivitäten nach Rollen oder Verantwortlichkeiten zu organisieren. Verwenden Sie Pools, um wichtige Beteiligte darzustellen, und Lanes, um Aufgaben innerhalb dieser Beteiligten weiter zu kategorisieren. Diese Struktur erleichtert das Verständnis, wer für was verantwortlich ist.

4. Beschriften Sie alles

Stellen Sie sicher, dass alle Elemente in Ihrem BPMN-Diagramm eindeutig beschriftet sind. Verwenden Sie beschreibende Namen für Aktivitäten, Ereignisse und Gateways. Diese Praxis verbessert die Lesbarkeit und macht das Diagramm für Stakeholder verständlicher.

5. Validieren Sie mit Stakeholdern

Validieren Sie Ihre BPMN-Diagramme regelmäßig mit den Stakeholdern. Ihr Feedback ist entscheidend dafür, dass das Diagramm den Prozess genau darstellt und ihre Erwartungen erfüllt. Die Zusammenarbeit führt zu einer besseren Ausrichtung und Akzeptanz des Modells.

6. Verwenden Sie Standard-Symbole

Bleiben Sie bei den standardmäßigen BPMN-Symbolen und der Notation. Die Konsistenz bei der Verwendung standardmäßiger Symbole macht das Diagramm für alle, die BPMN kennen, verständlicher. Vermeiden Sie benutzerdefinierte Symbole oder nicht-standardmäßige Darstellungen.

7. Dokumentieren Sie Annahmen und Entscheidungen

Dokumentieren Sie alle Annahmen oder Entscheidungen, die während des Modellierungsprozesses getroffen wurden. Diese Dokumentation hilft beim Verständnis der Grundlagen des Diagramms und unterstützt zukünftige Überarbeitungen oder Verbesserungen.

8. Üben Sie regelmäßig

Wie jede Fähigkeit erfordert auch die Beherrschung von BPMN Übung. Erstellen Sie regelmäßig BPMN-Diagramme für verschiedene Prozesse, um Ihr Verständnis und die Anwendung der Notation zu verbessern.

9. Nutzen Sie Tools und Software

Verwenden Sie BPMN-Tools und -Software, um Ihre Diagramme zu erstellen und zu verwalten. Diese Tools bieten oft Vorlagen, Validierungsfunktionen und Zusammenarbeitsoptionen, die den Modellierungsprozess verbessern.

10. Bleiben Sie aktuell

Bleiben Sie über die neuesten Entwicklungen in BPMN informiert. Die Notation entwickelt sich weiter, und die Aktualität stellt sicher, dass Sie die effektivsten und effizientesten Praktiken anwenden.

Fazit

BPMN ist ein leistungsfähiges Werkzeug zur Visualisierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen. Indem Sie die wichtigsten Elemente verstehen und bewährte Praktiken befolgen, können Sie effektive BPMN-Diagramme erstellen, die die Kommunikation, Analyse und Verbesserung von Workflows verbessern. Die Beherrschung von BPMN erfordert ein klares Ziel, Einfachheit, effektive Nutzung von Swimlanes, klare Beschriftung, Validierung mit Stakeholdern, Standard-Symbole, Dokumentation, regelmäßiges Üben, Nutzung von Tools und Aktualität. Mit diesen Tipps und Tricks können Sie sich in BPMN sicher behaupten und bessere Geschäftsergebnisse erzielen.

Das obenstehende BPMN-Diagramm modelliert effektiv den Kundenauftragsprozess eines Wasserversorgungsdienstes und zeigt, wie verschiedene Rollen innerhalb des Unternehmens zusammenarbeiten, um Aufträge zu erfüllen. Es verwendet die standardmäßige BPMN-Notation, um die Reihenfolge der Aktivitäten, Entscheidungspunkte und beteiligten Daten klar darzustellen, sodass der Prozess für Stakeholder verständlich ist.

Durch die Umsetzung dieser Strategien können Sie das volle Potenzial von BPMN ausschöpfen und zu effizienteren und kooperativeren Geschäftsprozessen beitragen.

BPMN-Referenzen

1. Kompletter Leitfaden für Visual Paradigm zur Geschäftsprozessmodellierung
2. Optimierung von Geschäftsprozessen mit der BPMN-Software zur Geschäftsprozessmodellierung von Visual Paradigm
3. Visual Paradigm: Ihre umfassende Lösung für die integrierte Unternehmensmodellierung
4. BPMN entschlüsselt: Ein umfassender Leitfaden zur Geschäftsprozessmodellierung
5. Geschäftsprozesse mit BPMN navigieren: Eine visuelle Odyssee
6. Visual Paradigm: Die ultimative All-in-One-Plattform für visuelles Modellieren für Unternehmensarchitektur und Softwareentwicklung
7. Beste Visual-Paradigm-Tools für die Geschäftsprozessmodellierung
8. Visual Paradigm: Das führende Tool für ArchiMate-Modellierung in der Enterprise-Architektur
9. Visual Paradigm’s BPMN-Tool meistern: Ein Schritt-für-Schritt-Lernführer
10. Geschäftsprozessmodellierung vereinfachen mit den BPMN-Tools von Visual Paradigm
11. BPMN – Kurzanleitung
12. BPMN im Überblick – mit kostenlosem Online-BPMN-Tool und Beispielen
13. Ein umfassender Leitfaden zu BPMN
14. Modellierung von Ist- und Soll-Prozessen
15. Wie führt man eine Gap-Analyse mit BPMN durch?
16. Visual Paradigm: Eine umfassende Suite für die Entwicklung von IT-Projekten und die digitale Transformation
17. Einführung in BPMN Teil I – Visual Paradigm
18. BPMN-Tutorial mit Beispiel – Der Urlaubsantrag-Prozess
19. Wie zeichnet man ein BPMN-Diagramm?
20. BPMN-Aktivitätstypen erklärt
21. Wie erstellt man ein BPMN-Diagramm?
22. Wie entwickelt man Ist- und Soll-Geschäftsprozesse?
23. Wie zeichnet man ein BPMN 2.0-Geschäftsprozess-Diagramm?
24. Einführung in BPMN Teil IV – Daten und Artefakte
25. Einführung in BPMN Teil III – Fluss und Verbindungselemente
26. Wie zeichnet man ein BPMN-Konversationsdiagramm?
27. Beispiel für ein Geschäftsprozess-Diagramm: Sequenz
28. Beispiel für ein Geschäftsprozess-Diagramm: Der Nobelpreis