Umfassender Leitfaden zur BPMN-Aktivitätsnotation

Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine standardisierte grafische Notation, die verwendet wird, um Geschäftsprozesse klar und konsistent zu modellieren. Ein zentraler Bestandteil von BPMN ist dieAktivität, dargestellt durch abgerundete Rechtecke. Aktivitäten stellen die Arbeit dar, die innerhalb eines Prozesses geleistet wird, und sind entscheidend, um die Schritte und Aufgaben zu beschreiben, die einen Workflow antreiben. Dieser Leitfaden erläutert die BPMN-Aktivitätsnotation ausführlich anhand des bereitgestellten Bildes, einschließlich ihrer Arten, Untertypen und praktischer Beispiele, um Anfängern und fortgeschrittenen Nutzern die effektive Modellierung von Prozessen zu erleichtern.

Was sind BPMN-Aktivitäten?

Aktivitäten in BPMN stellen die Arbeit oder Aufgaben dar, die von einer Organisation oder einer Person innerhalb eines Geschäftsprozesses ausgeführt werden. Sie werden als abgerundete Rechtecke dargestellt und dienen als Bausteine eines Prozesses, um die Schritte darzustellen, die zur Erreichung eines Ziels erforderlich sind. Aktivitäten können entwederatomar (einzelne, unteilbare Aufgaben) oder zusammengesetzt (komplexe Aufgaben, die in Unterprozesse aufgeteilt werden). Das Verständnis von Aktivitäten ist entscheidend, um genaue und umsetzbare BPMN-Diagramme zu erstellen.

Wichtige Merkmale von Aktivitäten:

• Sie sind ein Schritt innerhalb des Prozesses.
• Sie reichen von einfachen, manuellen Aufgaben bis hin zu komplexen, automatisierten Workflows.
• Sie können durch spezifische Notationen weiter detailliert werden, um die Art der Arbeit oder das Maß an Komplexität anzuzeigen.

Arten von BPMN-Aktivitäten

BPMN-Aktivitäten werden in zwei Hauptarten eingeteilt:Aufgaben undUnterprozesse. Im Folgenden untersuchen wir jede Art, ihre Untertypen und ihre Bedeutung.

1. Aufgabe

EineAufgabeist eine einfache, atomare Aktivität, die verwendet wird, wenn die Arbeit innerhalb des Prozesses nicht auf einer detaillierteren Ebene definiert ist. Sie stellt eine einzelne Arbeitseinheit dar, die im aktuellen Diagramm nicht weiter aufgeteilt werden kann. Aufgaben sind der häufigste Aktivitätstyp in BPMN und werden als einfaches abgerundetes Rechteck dargestellt.

Untertypen von Aufgaben

BPMN definiert mehrere spezialisierte Arten von Aufgaben, bei denen jeder eine eindeutige Symbolik innerhalb des abgerundeten Rechtecks aufweist, um die Art der Arbeit anzuzeigen. Diese Untertypen helfen dabei, festzulegen, wie die Aufgabe ausgeführt oder automatisiert wird:

• Benutzer-Aufgabe (Symbol für Person, 👤):
  Stellt eine Aufgabe dar, die von einem menschlichen Benutzer ausgeführt wird, typischerweise im Zusammenhang mit der Interaktion mit einem System oder einer Anwendung.
  Beispiel: Ein Mitarbeiter füllt ein Urlaubsantragformular in einem Unternehmensportal aus (z. B. „Formular für Urlaubsantrag ausfüllen“ im Urlaubsprozess von ABC Company).
• Manuelle Aufgabe (Hand-Symbol, ✋):
  Stellt eine Aufgabe dar, die ohne Unterstützung durch Geschäftsprozess-Automatisierung oder Anwendung durch menschliche Anstrengung ausgeführt wird.
  Beispiel: Ein Lagerarbeiter inspiziert manuell ein Produkt-Prototyp während der Fertigung (z. B. „Prototyp überprüfen“ bei Hello World Manufacturing).
• Dienstleistungsaufgabe (Rad-Symbol, ⚙️):
  Stellt eine automatisierte Aufgabe dar, die durch ein Geschäftsprozess-Automatisierungstool oder -dienst, wie z. B. eine API oder Systemintegration, ausgeführt wird.
  Beispiel: Automatisches Erstellen eines Produktionsplans in einem Fertigungssystem basierend auf einer Kundenbestellung (z. B. „Produktionsanforderung ausstellen“ bei Hello World Manufacturing).
• Sendeaufgabe (Umschlag-Symbol, ✉️):
  Stellt eine Aufgabe dar, die eine Nachricht an einen externen oder internen Teilnehmer sendet, wie z. B. eine E-Mail oder Benachrichtigung.
  Beispiel: Benachrichtigung eines Kunden per E-Mail über den Lieferstatus des Produkts (z. B. „Benachrichtigung über Annahme der Anfrage“ im Urlaubsprozess von ABC Company).
• Empfangsaufgabe (Umschlag-Symbol mit Pfeil, ✉️⬅️):
  Stellt eine Aufgabe dar, die auf eine Nachricht von einem externen oder internen Teilnehmer wartet.
  Beispiel: Warten auf die 2D-Konzeptzeichnungen eines Kunden, bevor mit der Entwurfsarbeit begonnen wird (z. B. „Anfrage stellen“ aus der Kunden-Linie bei Hello World Manufacturing).
• Skriptaufgabe (Skript-Symbol, 📜):
  Stellt eine Aufgabe dar, die durch ein Skript oder automatisierten Code ausgeführt wird, typischerweise innerhalb eines Geschäftsprozess-Engines.
  Beispiel: Ausführung eines Skripts zur Überprüfung von Kostenschätzungen während der Produktentwicklung (z. B. „Kosten schätzen“ bei Hello World Manufacturing).
• Referenzaufgabe (Aufwärts-Pfeil-Symbol, ⬆️):
  Stellt eine Aufgabe dar, die auf einen anderen Prozess oder eine andere Aufgabe verweist, die an einer anderen Stelle definiert ist, häufig zur Wiederverwendung oder Standardisierung.
  Beispiel: Verweis auf ein standardisiertes Qualitätsprüfverfahren während der Produktüberprüfung (z. B. „Produkt überprüfen“ bei Hello World Manufacturing).

Beispiel für Aufgaben im Einsatz

Betrachten Sie den Produktentwicklungsprozess von Hello World Manufacturing:

• Benutzer-Aufgabe: „3D-Skizze erstellen“ durch einen Designer mit CAD-Software.
• Manuelle Aufgabe: „Prototyp überprüfen“ durch ein Teammitglied, das den Prototyp physisch inspiziert.
• Dienstleistungs-Aufgabe: „Produktion beginnen“ automatisiert durch ein Fertigungssystem.
• Senden-Aufgabe: „Rechnung erstellen“, um den Kunden über Zahlungsdetails zu informieren.
• Empfangen-Aufgabe: Warten auf „2D-Konzeptzeichnungen“ vom Kunden.

2. Unterprozess

Ein Unterprozess ist eine zusammengesetzte Aktivität, deren Details als Ablauf anderer Aktivitäten, Aufgaben oder Unterprozesse definiert sind. Sie stellt einen komplexeren, hierarchischen Prozess innerhalb des Hauptprozesses dar. Unterprozesse werden als abgerundetes Rechteck mit einem „+“- oder „−“-Symbol (Erweiterungs-/Kollaps-Indikator) dargestellt und können weiter unterteilt werden.

Untertypen von Unterprozessen

• Eingebetteter Unterprozess (Abgerundetes Rechteck mit „+“ innerhalb):
  Stellt einen Unterprozess dar, der vollständig vom übergeordneten Prozess abhängt. Er kann keine Pools oder Lanes enthalten und wird verwendet, um detaillierte Schritte im selben Kontext zu modellieren.
  Beispiel: Innerhalb von „3D-Skizze erstellen“ bei Hello World Manufacturing könnte ein eingebetteter Unterprozess Aufgaben wie „Erstentwurf erstellen“, „Simulation durchführen“ und „Modell verfeinern“ umfassen, alle innerhalb der Abteilung Design.
• Wiederverwendbarer Unterprozess (Abgerundetes Rechteck mit „+“ innerhalb, oft mit Rahmen):
  Stellt einen eigenständigen, wiederverwendbaren Prozess dar, der separat als ein weiteres BPMN-Diagramm definiert ist. Er ist nicht vom übergeordneten Prozess abhängig und kann in mehreren Prozessen wiederverwendet werden.
  Beispiel: Ein wiederverwendbarer Unterprozess für „Produkt überprüfen“ bei Hello World Manufacturing, der in verschiedenen Produktlinien eingesetzt wird und detaillierte Schritte für Qualitätsprüfungen, Tests und Zertifizierungen umfasst.

Beispiel für Unterprozesse im Einsatz

Im Urlaubsantragsprozess der ABC Company:

• Ein Eingebetteter Unterprozess könnte zu „Bewertung des Urlaubsantrags“ hinzugefügt werden, um ihn in Aufgaben wie „Verfügbarkeit prüfen“, „Richtlinie überprüfen“ und „Teamleiter konsultieren“ zu unterteilen.
• Ein Wiederverwendbarer Unterprozess könnte „Die Anwendung verwalten“ in der HR-Linie sein, das für andere HR-Prozesse wie Urlaubs- oder Krankenstandsgenehmigungen wiederverwendet wird und als separates Diagramm definiert ist, das Aufgaben wie „Daten aktualisieren“, „Lohnabteilung informieren“ und „Urlaub planen“ enthält.

Wie Aktivitäten in BPMN-Diagramme passen

Aktivitäten sind integraler Bestandteil von BPMN-Diagrammen, die mit anderen Elementen wie Ereignissen, Gateways und Flows verbunden sind, um ein vollständiges Prozessmodell zu schaffen:

• Ereignisse: Aktivitäten folgen oft Startereignissen (z. B. „Antrag stellen“, das „3D-Skizze erstellen“ auslöst) und präzedenzieren Endereignisse (z. B. „Produkte ausliefern“, die den Prozess abschließen).
• Gateways: Aktivitäten können durch Entscheidungspunkte beeinflusst werden, wie beispielsweise „Prototyp akzeptieren?“, der zu „Bestellung aufgeben“ oder „Änderung anfordern“ führt.
• Sequenzflüsse: Feste Pfeile verbinden Aktivitäten sequenziell und zeigen die Ausführungsreihenfolge an (z. B. „3D-Skizze erstellen“ → „Prototyp vorbereiten“).
• Nachrichtenflüsse: Aktivitäten, die Kommunikation beinhalten (z. B. Senden/Empfangen-Aufgaben), verwenden gestrichelte Pfeile, um Interaktionen anzuzeigen (z. B. Kunde sendet „2D-Konzeptzeichnungen“).

Best Practices für die Verwendung von BPMN-Aktivitäten

Um Prozesse effektiv mit BPMN-Aktivitäten zu modellieren, befolgen Sie diese Richtlinien:

• Wählen Sie den richtigen Aufgabentyp: Verwenden Sie spezifische Aufgaben-Symbole (Benutzer, Manuell, Dienstleistung usw.), um klarzustellen, wie die Arbeit ausgeführt wird, und verbessern Sie die Lesbarkeit.
• Verwenden Sie Unterprozesse für Komplexität: Zerlegen Sie komplexe Aktivitäten in Unterprozesse, um die Detailgenauigkeit zu managen, ohne das Hauptdiagramm zu überladen.
• Stellen Sie Konsistenz sicher: Verwenden Sie konsistente Benennungen und Notationen (z. B. verwenden Sie immer „Benutzer-Aufgabe“ für menschliche Interaktionen), um Klarheit zu gewährleisten.
• Finden Sie ein Gleichgewicht zwischen Detail und Einfachheit: Vermeiden Sie die Überkomplizierung von Diagrammen durch zu viele Unterprozesse; verwenden Sie Aufgaben für atomare Schritte und Unterprozesse für zusammengesetzte Workflows.
• Dokumentieren Sie Artefakte: Fügen Sie Anmerkungen oder Datenobjekte (z. B. „Produktionsplan“) hinzu, um Kontext für Aktivitäten bereitzustellen und das Verständnis zu verbessern.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

• Übermäßige Verwendung von Aufgaben: Vermeiden Sie es, jede kleine Aktion als separate Aufgabe zu modellieren; fassen Sie verwandte Schritte zu Unterprozessen zusammen, um Klarheit zu schaffen.
• Ignorieren von Aufgabentypen: Die Verwendung generischer Aufgaben anstelle spezifischer Typen (z. B. Benutzer, Dienst) kann verschleiern, wie die Arbeit ausgeführt wird.
• Unterprozesse vernachlässigen: Die Nichtverwendung von Unterprozessen für komplexe Aktivitäten kann Diagramme schwer verfolgbar machen.
• Fehlende Flüsse: Stellen Sie sicher, dass alle Aktivitäten über Sequenz- oder Nachrichtenflüsse verbunden sind, um Unklarheiten im Ablauf zu vermeiden.

Praktische Beispiele aus verschiedenen Branchen

Hier sind zusätzliche Beispiele für BPMN-Aktivitäten in verschiedenen Kontexten:

1. Gesundheitswesen – Patientenaufnahme:
   • Benutzer-Aufgabe: „Patienten registrieren“ (Pflegekraft gibt Daten in ein System ein).
   • Manuelle Aufgabe: „Vitalzeichen überprüfen“ (Arzt bewertet den Patienten manuell).
   • Dienst-Aufgabe: „Termin buchen“ (automatisches Buchungssystem).
   • Unterprozess (eingebettet): „Diagnostische Tests durchführen“, einschließlich Aufgaben wie „Bluttest anfordern“ und „Ergebnisse analysieren“.
2. Einzelhandel – Auftragsabwicklung:
   • Senden-Aufgabe: „Kunde über Auftragsstatus informieren“ (E-Mail-Bestätigung).
   • Empfangen-Aufgabe: „Zahlung empfangen“ (Warten auf Zahlung des Kunden).
   • Unterprozess (wiederverwendbar): „Auftrag verpacken“, wiederverwendet über verschiedene Produktlinien hinweg, mit Aufgaben wie „Artikel auswählen“, „Produkte verpacken“ und „Paket beschriften“.
3. Finanzen – Kreditgenehmigung:
   • Benutzer-Aufgabe: „Antrag auf Darlehen prüfen“ (Kreditbeamter prüft Dokumente).
   • Service-Aufgabe: „Kreditprüfung durchführen“ (automatisiertes System prüft die Bonität).
   • Unterprozess (eingebettet): „Einkommen überprüfen“, einschließlich „Lohnzettel anfordern“ und „Beschäftigung bestätigen.“

Fazit

Die BPMN-Aktivitätsnotation, dargestellt durch abgerundete Rechtecke, ist ein Eckpfeiler der Prozessmodellierung und ermöglicht die detaillierte Darstellung von Arbeit innerhalb eines Geschäftsprozesses. Aufgaben (atomar, mit Untertypen wie Benutzer, Manuell, Service) und Unterprozesse (zusammengesetzt, einschließlich eingebetteter und wiederverwendbarer) bieten Flexibilität, um sowohl einfache als auch komplexe Workflows zu modellieren. Durch Verständnis und Anwendung dieser Notationen – anhand von Beispielen wie Hello World Manufacturing, ABC Company oder anderen – können Sie klare, handlungsorientierte BPMN-Diagramme erstellen, um Prozesse zu dokumentieren, zu analysieren und zu optimieren. Unabhängig davon, ob Sie Produktentwicklung, Urlaubsanträge oder Kundenservice modellieren: die Beherrschung von BPMN-Aktivitäten stellt sicher, dass Ihre Diagramme präzise, verständlich und den Branchenstandards entsprechen.

Dieser Leitfaden, basierend auf dem bereitgestellten Bild, vermittelt Ihnen das Wissen, um BPMN-Aktivitäten effektiv einzusetzen, und bietet praktische Beispiele sowie Best Practices für den Einsatz in der Praxis.