Beherrschung der Business Process Model and Notation (BPMN): Tipps und Tricks

Die Business Process Model and Notation (BPMN) ist ein leistungsfähiges Werkzeug zur Visualisierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen. Durch die Bereitstellung einer standardisierten grafischen Notation hilft BPMN dabei, die Lücke zwischen Prozessgestaltung und Umsetzung zu schließen und die Kommunikation sowie das Verständnis auf verschiedenen Ebenen einer Organisation zu verbessern. Hier finden Sie einen umfassenden Leitfaden zur Beherrschung von BPMN mit Tipps und Tricks, um Ihre Modellierungsfähigkeiten zu verbessern.

Verständnis von BPMN

Zweck und Standardisierung

BPMN zielt darauf ab, eine gemeinsame Sprache für alle Beteiligten an Geschäftsprozessen zu schaffen, einschließlich Business Analysten, technischer Entwickler und Geschäftsmanager. Diese gemeinsame Sprache unterstützt die effektive Kommunikation, Analyse und Verbesserung von Arbeitsabläufen. BPMN wird von der Object Management Group (OMG) gepflegt und ist als ISO 19510 standardisiert. Die neueste Version, BPMN 2.0.2, beinhaltet neben der grafischen Notation auch Ausführungssemantik.

Geschichte von BPMN

Das Bild bietet eine detaillierte Chronologie der Geschichte und Entwicklung der Business Process Model and Notation (BPMN), wobei die wichtigsten Meilensteine und Versionen von ihrer Entstehung bis zur Standardisierung hervorgehoben werden. Hier ist eine Aufschlüsselung der BPMN-Geschichte, wie sie im Bild dargestellt ist:

Frühe Entwicklung und erste Veröffentlichungen

1. Initiative von BPMI.org (2004–2005):

   • 3. Mai 2004:Die Business Process Management Initiative (BPMI.org) stellte BPMN 1.0 vor, was den Beginn einer standardisierten Notation für die Modellierung von Geschäftsprozessen markierte.
   • 29. Juni 2005:BPMI.org setzte seine Bemühungen zur Förderung und Entwicklung von BPMN als Standard fort.

2. Übernahme durch die Object Management Group (OMG) (2006–2008):

   • 1. Februar 2006:OMG übernahm BPMN 1.0 und übernahm die Entwicklung und Standardisierung.
   • 17. Januar 2008:BPMN 1.1 wurde veröffentlicht, was Aktualisierungen und Verbesserungen der Notation widerspiegelt.
   • 3. Januar 2009:BPMN 1.2 wurde eingeführt, wodurch der Standard weiter verfeinert wurde.

Übergang zu BPMN 2.0

3. Entwicklung von BPMN 2.0 (2007–2011):
   • 5. Jun. 2007: Der Aufruf zur Vorschlagseinreichung (RFP) für BPMN 2.0 wurde veröffentlicht, was die Entwicklung der nächsten Hauptversion einleitete.
   • 14. Aug. 2009: BPMN Beta 2.0 wurde veröffentlicht, wodurch eine vorläufige Version zur Prüfung und Rückmeldung bereitgestellt wurde.
   • 3. Jan. 2011: Die offizielle Version von BPMN 2.0 wurde veröffentlicht und um umfassende Verbesserungen sowie Ausführungssemantik erweitert.

Weitere Feinabstimmung und Standardisierung

4. Kleinere Aktualisierungen und ISO-Anerkennung (2013):
   • 2. Sep. 2013: BPMN 2.0.1 wurde veröffentlicht, um kleinere Aktualisierungen und Korrekturen zu behandeln.
   • 9. Dez. 2013: BPMN 2.0.2 wurde eingeführt, um den Standard weiter zu verfeinern.
   • Dez. 2013: BPMN 2.0.1 wurde von der OMG als ISO/IEC 19510 anerkannt, was seinen Status als internationale Norm festigt.

Parallele Entwicklung von BPDM

5. Metamodell für Geschäftsprozessdefinition (BPDM):
   • 6. Jan. 2003: Der Aufruf zur Vorschlagseinreichung für BPDM wurde veröffentlicht, wobei der Fokus auf der Definition eines Metamodells für Geschäftsprozesse lag.
   • 17. Jan. 2008:BPDM 1.0 wurde veröffentlicht und bietet einen ergänzenden Rahmen für BPMN.

Die Zeitachse veranschaulicht die kooperativen Bemühungen zwischen BPMI.org und OMG bei der Entwicklung und Standardisierung von BPMN. Beginnend mit BPMN 1.0 im Jahr 2004 hat sich die Notation über mehrere Versionen hinweg weiterentwickelt und erreichte schließlich BPMN 2.0.2, das als ISO-Standard anerkannt ist. Diese Entwicklung spiegelt die kontinuierliche Verbesserung und Anpassung von BPMN an die Anforderungen der Geschäftsprozessmodellierung und -verwaltung wider.

Wichtige Elemente von BPMN

BPMN-Diagramme bestehen aus vier Hauptkategorien von Elementen:

BPMN-Notations-Übersicht

1. Flussobjekte:

   • Ereignisse:Dargestellt durch Kreise, zeigen Ereignisse Ereignisse an, die den Ablauf des Prozesses beeinflussen. Sie können Start-, Zwischen- oder Endereignisse sein.
   • Aktivitäten:Dargestellt als abgerundete Rechtecke, stellen Aktivitäten Aufgaben dar, die im Prozess ausgeführt werden. Sie können Aufgaben oder Unterprozesse sein.
   • Gateways:Diamanten, die den Ablauf des Prozesses basierend auf Bedingungen oder Entscheidungen steuern. Zu den Arten gehören exklusive, parallele und inklusive Gateways.

2. Verbindungsobjekte:
   

   

   BPMN-Nachrichtenfluss

   • Sequenzflüsse:Feste Pfeile, die die Reihenfolge der Aktivitäten anzeigen.
   • Nachrichtenflüsse:Gestrichelte Pfeile, die die Kommunikation zwischen Teilnehmern darstellen.
   • Zuordnungen:Punktierte Linien, die Artefakte mit Flussobjekten verbinden.

3. Schwimmzellen:

   • Pools:Stellen die wichtigsten Teilnehmer in einem Prozess dar.
   • Lanes:Unterteilungen innerhalb von Pools, die Rollen oder Verantwortlichkeiten weiter einteilen.
     

     BPMN-Pool und -Lane

4. Artefakte:

   • Datenobjekte:Stellen Daten dar, die für Aktivitäten erforderlich sind.
     

     BPMN – Datenobjekte

   • Gruppen:Ordnen verwandte Aufgaben ohne Einfluss auf den Fluss.
     

     BPMN-Gruppe

   • Anmerkungen:Bieten Kommentare oder Erklärungen zu bestimmten Teilen des Diagramms.

      

      

     

     BPMN-Anmerkung

BPMN-Notation: Ausgewogenheit zwischen Einfachheit und Komplexität

Die BPMN-Notation ist so gestaltet, dass sie sowohl einfach als auch flexibel ist und die Darstellung komplexer Prozesse ermöglicht, ohne die Klarheit und Vertrautheit der Diagramme zu beeinträchtigen. Innerhalb der grundlegenden Elementkategorien können zusätzliche Details und Variationen integriert werden, um den Anforderungen komplexerer Szenarien gerecht zu werden.

Die folgende Tabelle zeigt, wie Ereignisse in BPMN mit grundlegenden Elementen kombiniert mit zusätzlichen Variationen dargestellt werden können. Dieser Ansatz ermöglicht es BPMN, mit Komplexität umzugehen, während das grundlegende Erscheinungsbild und die Struktur der Notation erhalten bleiben, sodass Diagramme weiterhin zugänglich und verständlich bleiben.

Dieses Gleichgewicht zwischen Einfachheit und Komplexität macht BPMN ein vielseitiges Werkzeug zum Modellieren einer Vielzahl von Geschäftsprozessen, von einfachen Workflows bis hin zu sehr detaillierten und komplexen Abläufen.

BPMN-Beispiel – Auftragsabwicklung

Das Diagramm ist ein Business Process Model and Notation (BPMN)-Diagramm, das einen Prozess zur Abwicklung von Kundenbestellungen darstellt, speziell für einen Wasserservice. Betrachten wir nun die wichtigsten BPMN-Konzepte und Elemente, die im Diagramm dargestellt sind:

Wichtige BPMN-Elemente im Diagramm

1. Pools und Lanes:

   • Pools: Stellen die Hauptbeteiligten im Prozess dar. In diesem Diagramm gibt es zwei Pools: „Kunde“ und „Das kleine Aqua-Flaschenwasser-Unternehmen.“
   • Lanes: Unterteilungen innerhalb von Pools, die Aktivitäten nach Rolle oder Verantwortung kategorisieren. Der Unternehmenspool ist in „Kundenservice-Mitarbeiter“, „Leiter Logistikabteilung“ und „Arbeiter“ unterteilt.

2. Ereignisse:

   • Startereignis: Dargestellt durch einen grünen Kreis mit der Beschriftung „Bestellung aufgeben“. Dieses Ereignis löst den Beginn des Prozesses aus, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt.
   • Mittleres Ereignis: Das Uhr-Symbol zeigt ein Zeitereignis mit der Beschriftung „Am nächsten Mittwoch“ an, das eine Verzögerung oder eine geplante Aktion bezeichnet.
   • Endereignis: Dargestellt durch einen roten Kreis mit der Beschriftung „Wasser liefern“, der das Ende des Prozesses markiert, wenn das Wasser geliefert wurde.

3. Aktivitäten (Aufgaben):

   • Aufgaben: Dargestellt durch abgerundete Rechtecke, handelt es sich um die Aktionen, die im Prozess ausgeführt werden. Beispiele sind „Kundenidentität überprüfen“, „Kundenkonto erstellen“, „Bestellung weiterleiten“, „Lieferung organisieren“ und „Wasser liefern“.

4. Gateways:

   • Exklusiver Gateway: Dargestellt durch eine diamantförmige Form mit der Beschriftung „Kunde vorhanden?“, steuert dieser Gateway den Ablauf basierend darauf, ob der Kunde bereits im System existiert. Je nach Bedingung verzweigt sich der Prozess entweder in die Erstellung eines neuen Kundenkontos oder in die Weiterleitung der Bestellung.

5. Artefakte:

   • Datenobjekte: Dargestellt durch eckige Rechtecke mit abgerundeten Ecken, weisen diese Dokumente oder Daten im Prozess aus. Beispiele sind „Bestellbestätigung [Zuzuweisen]“, „Bestellbestätigung [Zu liefern]“ und „Bestellbestätigung [Abgeschlossen].“
   • Anmerkungen: Das Textfeld liefert zusätzliche Informationen und weist darauf hin, dass über 90 % der Anfragen per Telefonanruf erfolgen, wobei 10 % per E-Mail erfolgen.

6. Ablauffluss:

   • Feste Pfeile zeigen die Reihenfolge der Aktivitäten an. Der Ablauf beginnt mit der Auftragsabgabe, geht über die Überprüfung der Kundendaten und verzweigt sich je nach Vorhandensein des Kunden. Er setzt sich fort mit der Erstellung von Konten oder der Weiterleitung von Aufträgen, der Organisation der Lieferung und endet mit der Lieferung des Wassers.

Interpretation des Prozessablaufs

1. Auftragsabgabe:

   • Der Prozess beginnt, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, wie durch das Startereignis angezeigt.

2. Kundenüberprüfung:

   • Der Kundenservice-Mitarbeiter überprüft die Identität des Kunden.
   • Wenn der Kunde existiert, wird die Bestellung weitergeleitet. Falls nicht, wird ein neues Kundenkonto erstellt.

3. Auftragsbearbeitung:

   • Die Aufträge sind für den nächsten Mittwoch zur Weiterleitung geplant, wie durch das Zwischenzeitereignis angezeigt.
   • Der Leiter der Logistikabteilung organisiert die Lieferung des Wassers.

4. Lieferung:

   • Der Mitarbeiter liefert das Wasser und markiert damit das Ende des Prozesses.

Tipps und Tricks für eine effektive BPMN-Modellierung

1. Beginnen Sie mit einem klaren Ziel

Bevor Sie mit der BPMN-Modellierung beginnen, definieren Sie klar das Ziel Ihres Prozesses. Verstehen Sie, was Sie erreichen möchten und wer die Stakeholder sind. Diese Klarheit leitet Ihre Modellierungsarbeit und stellt sicher, dass das Diagramm seinen vorgesehenen Zweck erfüllt.

2. Halten Sie es einfach

Vermeiden Sie es, Ihre BPMN-Diagramme zu komplizieren. Verwenden Sie die einfachsten Elemente, die den Prozess genau darstellen. Zu viele komplexe Gateways und Artefakte können das Diagramm schwer verständlich machen. Konzentrieren Sie sich auf die Kernaktivitäten und ihre Reihenfolge.

3. Nutzen Sie Swimlanes effektiv

Swimlanes helfen dabei, Aktivitäten nach Rollen oder Verantwortlichkeiten zu organisieren. Verwenden Sie Pools, um wichtige Beteiligte darzustellen, und Lanes, um Aufgaben innerhalb dieser Beteiligten weiter zu kategorisieren. Diese Struktur erleichtert das Verständnis, wer für was verantwortlich ist.

4. Kennzeichnen Sie alles

Stellen Sie sicher, dass alle Elemente in Ihrem BPMN-Diagramm eindeutig beschriftet sind. Verwenden Sie beschreibende Namen für Aktivitäten, Ereignisse und Gateways. Diese Praxis verbessert die Lesbarkeit und macht das Diagramm für Stakeholder verständlicher.

5. Validieren Sie mit Stakeholdern

Validieren Sie Ihre BPMN-Diagramme regelmäßig mit den Stakeholdern. Ihr Feedback ist entscheidend dafür, dass das Diagramm den Prozess genau darstellt und ihre Erwartungen erfüllt. Die Zusammenarbeit führt zu einer besseren Ausrichtung und Akzeptanz des Modells.

6. Verwenden Sie Standard-Symbole

Bleiben Sie bei den standardmäßigen BPMN-Symbolen und der Notation. Die Konsistenz bei der Verwendung standardmäßiger Symbole macht das Diagramm für alle, die BPMN kennen, verständlicher. Vermeiden Sie benutzerdefinierte Symbole oder nicht-standardmäßige Darstellungen.

7. Dokumentieren Sie Annahmen und Entscheidungen

Dokumentieren Sie alle Annahmen oder Entscheidungen, die während des Modellierungsprozesses getroffen wurden. Diese Dokumentation hilft beim Verständnis der Grundlagen des Diagramms und unterstützt zukünftige Überarbeitungen oder Verbesserungen.

8. Üben Sie regelmäßig

Wie jede Fähigkeit erfordert auch die Beherrschung von BPMN Übung. Erstellen Sie regelmäßig BPMN-Diagramme für verschiedene Prozesse, um Ihr Verständnis und die Anwendung der Notation zu verbessern.

9. Nutzen Sie Tools und Software

Verwenden Sie BPMN-Tools und -Software, um Ihre Diagramme zu erstellen und zu verwalten. Diese Tools bieten oft Vorlagen, Validierungsfunktionen und Zusammenarbeitsmöglichkeiten, die den Modellierungsprozess verbessern.

10. Bleiben Sie aktuell

Halten Sie sich über die neuesten Entwicklungen im Bereich BPMN auf dem Laufenden. Die Notation entwickelt sich weiter, und ein aktuelles Wissen stellt sicher, dass Sie die effektivsten und effizientesten Praktiken anwenden.

Fazit

BPMN ist ein leistungsfähiges Werkzeug zur Visualisierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen. Durch das Verständnis seiner wesentlichen Elemente und die Einhaltung bewährter Praktiken können Sie effektive BPMN-Diagramme erstellen, die die Kommunikation, Analyse und Verbesserung von Workflows verbessern. Die Beherrschung von BPMN erfordert ein klares Ziel, Einfachheit, effektive Nutzung von Swimlanes, klare Beschriftung, Validierung durch Stakeholder, Standard-Symbole, Dokumentation, regelmäßige Übung, Nutzung von Tools und aktuelles Wissen. Mit diesen Tipps und Tricks können Sie sich in BPMN sicher behaupten und bessere geschäftliche Ergebnisse erzielen.

Das obenstehende BPMN-Diagramm modelliert effektiv den Kundenauftragsprozess eines Wasserversorgungsdienstes und zeigt, wie verschiedene Rollen innerhalb des Unternehmens zusammenarbeiten, um Aufträge zu erfüllen. Es verwendet die standardmäßige BPMN-Notation, um die Abfolge von Aktivitäten, Entscheidungspunkten und beteiligten Daten klar darzustellen, sodass der Prozess für die Stakeholder verständlich ist.

Durch die Umsetzung dieser Strategien können Sie das volle Potenzial von BPMN ausschöpfen und zu effizienteren und kooperativeren Geschäftsprozessen beitragen.

BPMN-Referenzen

1. Umfassender Leitfaden für Visual Paradigm zur Geschäftsprozessmodellierung
2. Optimierung von Geschäftsprozessen mit der BPMN-Software zur Geschäftsprozessmodellierung von Visual Paradigm
3. Visual Paradigm: Ihre umfassende Lösung für die integrierte Unternehmensmodellierung
4. BPMN entschlüsselt: Ein umfassender Leitfaden zur Geschäftsprozessmodellierung
5. Geschäftsprozesse mit BPMN navigieren: Eine visuelle Odyssee
6. Visual Paradigm: Die ultimative All-in-One-Plattform für visuelle Modellierung in Unternehmensarchitektur und Softwareentwicklung
7. Beste Visual-Paradigm-Tools für die Geschäftsprozessmodellierung
8. Visual Paradigm: Das führende Tool für ArchiMate-Modellierung in der Enterprise-Architektur
9. Beherrschung des BPMN-Tools von Visual Paradigm: Ein Schritt-für-Schritt-Lernführer
10. Vereinfachung der Geschäftsprozessmodellierung mit den BPMN-Tools von Visual Paradigm
11. BPMN – Kurzführer
12. BPMN im Überblick – mit kostenlosem Online-BPMN-Tool und Beispielen
13. Ein umfassender Leitfaden zu BPMN
14. Modellierung von Ist- und Soll-Prozessen
15. Wie man eine Lückenanalyse mit BPMN durchführt?
16. Visual Paradigm: Eine umfassende Suite für die Entwicklung von IT-Projekten und die digitale Transformation
17. Einführung in BPMN Teil I – Visual Paradigm
18. BPMN-Tutorial mit Beispiel – Der Urlaubsantragprozess
19. Wie man ein BPMN-Diagramm zeichnet?
20. BPMN-Aktivitätstypen erklärt
21. Wie man ein BPMN-Diagramm erstellt?
22. Wie man den Ist- und Soll-Verfahren entwickelt?
23. Wie man ein BPMN 2.0-Verfahrensdiagramm zeichnet?
24. Einführung in BPMN Teil IV – Daten und Artefakte
25. Einführung in BPMN Teil III – Fluss und Verbindungselemente
26. Wie man ein BPMN-Konversationsdiagramm zeichnet?
27. Beispiel für ein Geschäftsprozessdiagramm: Sequenz
28. Beispiel für ein Geschäftsprozessdiagramm: Der Nobelpreis