Umfassender Leitfaden zum Business Process Model and Notation (BPMN)

Einführung in BPMN

Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine visuelle Modellierungssprache, die für die Geschäftsanalyse und die Spezifikation von Unternehmensprozessabläufen entwickelt wurde. Sie dient als offener Standard für grafische Flussdiagramme, die Geschäftsprozessabläufe definieren. BPMN wird weit verbreitet eingesetzt, da sie intuitiv ist und somit für verschiedene Stakeholder, einschließlich Geschäftsbenutzer, Analysten, Softwareentwickler und Datenarchitekten, zugänglich ist.

Geschichte von BPMN

BPMN wurde ursprünglich 2004 durch die Business Process Management Initiative (BPMI) entwickelt. Nachdem BPMI 2005 mit der Object Management Group (OMG) fusioniert hatte, übernahm OMG die Pflege von BPMN. Das erste BPMN-Spezifikationsdokument wurde von OMG im Februar 2006 veröffentlicht. Version 2.0 wurde 2010 eingeführt, und die aktuellste Version, BPMN 2.0.2, wurde formell durch die ISO als Standard der Ausgabe 2013 veröffentlicht: ISO/IEC 19510.

Vorteile von BPMN

BPMN bietet mehrere wesentliche Vorteile:

• Standardisierung: Es ist ein Branchenstandard, der von der OMG-Konsortium entwickelt wurde.
• Klarheit: Bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Verfahren durch Business Process Diagrams (BPDs) zu definieren und zu verstehen.
• Kommunikation: Brückt die Lücke zwischen der Gestaltung von Geschäftsprozessen und deren Umsetzung und stellt sicher, dass alle Stakeholder die Prozesse verstehen.
• Einfachheit und Leistungsfähigkeit: Einfach zu erlernen, aber dennoch leistungsfähig genug, um komplexe Geschäftsprozesse darzustellen.

Ziele von BPMN

BPMN zielt darauf ab, verschiedene Rollen innerhalb einer Organisation zu unterstützen:

• Technische Experten: Verantwortlich für die Prozessumsetzung.
• Geschäftsanalysten: Erstellen und verbessern von Prozessen.
• Manager: Überwachen und steuern von Prozessen.

Übersicht über BPMN

Das Verständnis, wie ein Unternehmen funktioniert, ist entscheidend für die Prozessverbesserung. BPMN bietet eine grafische Darstellung von Geschäftsabläufen, die es Analysten und Stakeholdern erleichtert, Prozesse zu verstehen und zu analysieren. Jeder Prozess in BPMN wird als eine Reihe von Schritten (Aktivitäten) dargestellt, die sequenziell oder parallel gemäß Geschäftsregeln ausgeführt werden.

BPMN-Notation

BPMN verwendet Diagramme mit grafischen Elementen, um Prozesse zu beschreiben. Diese visuellen Darstellungen erleichtern es Benutzern, die Logik eines Prozesses zu verstehen. Die Elemente sind kategorisiert, um ihre Erkennung und Nutzung zu erleichtern.

Grundkonstrukte

BPMN-Elemente sind in fünf grundlegende Kategorien unterteilt:

1. Schwimmzellen: Grafische Container, die Prozessbeteiligte darstellen.
2. Fluss-Elemente: Elemente, die miteinander verbunden werden, um Geschäftsabläufe zu bilden, einschließlich Ereignisse, Aktivitäten und Gateways.
3. Verbindungsobjekte: Verbindungsobjekte, die Flussobjekte verbinden, wie z. B. Ablaufflüsse, Nachrichtenflüsse, Assoziationen und Datenasoziationen.
4. Daten: Informationen, die während eines Geschäftsprozesses benötigt oder erzeugt werden, einschließlich Datenobjekte, Daten-Eingaben, Daten-Ausgaben und Daten-Speicher.
5. Artefakte: Zusätzliche Informationen, die den Ablauf nicht beeinflussen, wie z. B. Gruppen und Textannotationen.

Schwimmzellen

Swimlanes sind rechteckige Felder, die Teilnehmer an einem Geschäftsprozess darstellen. Sie können horizontal oder vertikal angeordnet werden und enthalten Flussobjekte, die vom Teilnehmer ausgeführt werden. Es gibt zwei Arten von Swimlanes:

• Pools: Stellen Teilnehmer wie Abteilungen oder Rollen dar.
• Lanes: Unterteilungen von Pools, die spezifische Entitäten oder Rollen innerhalb eines Pools darstellen.

Aktivitäten

Aktivitäten sind Arbeiten, die innerhalb eines Geschäftsprozesses ausgeführt werden, und werden als abgerundete Rechtecke dargestellt. Es gibt zwei Arten:

• Aufgaben: Atomare Arbeiten, die nicht weiter zerlegt werden können.
• Unterprozesse: Komplexe Arbeiten, die in kleinere Aufgaben aufgegliedert werden können.

Ereignisse

Ereignisse sind Ereignisse, die einen Geschäftsprozess beeinflussen können, und werden als Kreise dargestellt. Es gibt drei Arten:

• Startereignis: Zeigt den Beginn eines Prozesses an.
• Mittleres Ereignis: Steuert den Geschäftsfluss basierend auf bestimmten Bedingungen.
• Endereignis: Markiert das Ende eines Prozesses.

Gateways

Gateways steuern den Ablauf eines Geschäftsprozesses basierend auf Bedingungen, die als Diamanten dargestellt werden. Typen umfassen:

• Exklusiver Gateway: Steuert den Ablauf basierend auf den angegebenen Prozessdaten.

• Inklusiver Gateway: Erstellt parallele Pfade basierend auf Bedingungen.

• Paralleler Gateway: Führt parallele Abläufe ohne Überprüfung von Bedingungen aus.

• Ereignisbasierter Gateway: Modelliert alternative Pfade basierend auf Ereignissen.

Verbindende Objekte

Verbindende Objekte verbinden Ablaufelemente:

• Ablaufflüsse: Verbinden Ablaufelemente innerhalb desselben Pools.

• : Zeigen die Kommunikation zwischen Pools an.: Zeigen die Kommunikation zwischen Pools an.

Daten

Datenobjekte stellen Informationen dar, die während eines Geschäftsprozesses erzeugt oder benötigt werden. Typen umfassen:

• Datenobjekte: Allgemeine Daten.
• Daten-Eingaben: Daten, die für einen Prozess erforderlich sind.
• Daten-Ausgaben: Daten, die von einem Prozess erzeugt werden.
• Datenbanken: Persistente DatenSpeicherung.

Artefakte

Artefakte liefern zusätzliche Informationen, ohne den Ablauf zu beeinflussen:

• Gruppen: Kategorisieren von Formen.

• Text-Anmerkungen: Fügen Details zu Flussobjekten hinzu.

BPMN-Beispiel

Betrachten Sie ein Unternehmen für destilliertes Wasser, das daran arbeitet, seinen Bestellprozess zu verbessern. Das BPMN-Diagramm würde die Schritte von der Bestellung bis zur Lieferung darstellen, einschließlich Kundeninteraktionen, Bestellabwicklung und Logistik.

Dieses Business Process Model and Notation (BPMN)-Diagramm veranschaulicht den Bestellprozess für destilliertes Wasser bei der Firma The True Aqua Destilliertes Wasser Company. Der Prozess umfasst mehrere Schlüsselschritte und Beteiligte, die jeweils innerhalb spezifischer Swimlanes dargestellt sind. Hier ist eine detaillierte Erklärung des Diagramms:

Swimlanes und Beteiligte

1. Kunde: Stellt die Aktionen dar, die vom Kunden durchgeführt werden.
2. Kundenservice-Mitarbeiter: Verantwortlich für Kundeninteraktionen und Bestellabwicklung.
3. Leiter der Logistikabteilung: Verantwortlich für die Organisation der Lieferung von Bestellungen.
4. Mitarbeiter: Liefert das destillierte Wasser an die Kunden.

Ablauf des Prozesses

1. Bestellung aufgeben:

   • Der Prozess beginnt damit, dass der Kunde eine Bestellung aufgibt.
   • Über 90 % der Anfragen erfolgen per Telefonanruf, 10 % per E-Mail.

2. Kundenidentität überprüfen:

   • Der Kundenservice-Assistent überprüft die Identität des Kunden.
   • Falls der Kunde im System nicht existiert, wird ein neues Kundenkonto erstellt.

3. Kundenkonto erstellen:

   • Falls der Kunde neu ist, erstellt der Kundenservice-Assistent ein Kundenkonto.

4. Bestellung weiterleiten:

   • Am nächsten Mittwoch leitet der Kundenservice-Assistent die Bestellungen an die Logistikabteilung zur Lieferung weiter.

5. Lieferung organisieren:

   • Der Leiter der Logistikabteilung erhält die Aufträge und plant die Lieferung durch Zuweisung von Mitarbeitern und Ausdrucken des Lieferplans.

6. Wasser liefern:

   • Der Mitarbeiter liefert das destillierte Wasser basierend auf dem zugewiesenen Zeitplan an den Kunden.

Artefakte

• Textannotation:
  • Bietet zusätzliche Informationen zur Bestellmethode und zeigt an, dass über 90 % der Anfragen per Telefon und 10 % per E-Mail erfolgen.

Datenobjekte

• Bestellung [Zu zuweisen]:

  • Stellt die Bestellung dar, die für die Lieferung zugewiesen werden muss.

• Bestellung [Zur Lieferung bereit]:

  • Stellt die Bestellung dar, die zur Lieferung bereit ist.

• Bestellung [Abgeschlossen]:

  • Zeigt an, dass die Bestellung erfolgreich geliefert wurde.

Gateways

• Kunde vorhanden?:
  • Ein Entscheidungspunkt, an dem der Prozess überprüft, ob der Kunde bereits im System existiert.
  • Wenn ja, wird die Bestellung direkt verarbeitet. Wenn nein, wird vor der Verarbeitung der Bestellung ein neues Kundenkonto erstellt.

Ereignisse

• Startereignis:

  • Der Prozess beginnt damit, dass der Kunde eine Bestellung aufgibt.

• Mittleres Ereignis:

  • Die Bestellung wird am nächsten Mittwoch an die Logistikabteilung weitergeleitet.

• Endereignis:

  • Der Prozess endet mit der Lieferung des Wassers an den Kunden.

Das Diagramm erfasst den gesamten Bestell- und Lieferprozess effektiv, vom Aufgeben der Bestellung durch den Kunden bis zur endgültigen Lieferung. Es enthält entscheidende Entscheidungspunkte, Datenobjekte und den Ablauf der Aktivitäten über verschiedene Beteiligte hinweg und stellt den Geschäftsprozess klar und strukturiert dar.

Fazit

Das Business Process Model and Notation (BPMN)-Diagramm für die True Aqua gereinigtes Wasser GmbH bietet eine umfassende und detaillierte Visualisierung des Prozesses für die Bestellung und Lieferung von gereinigtem Wasser. Durch die Aufteilung des Prozesses in klare, sequenzielle Schritte und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten an bestimmte Beteiligte stellt das Diagramm sicher, dass alle Stakeholder den Ablauf leicht verstehen und nachvollziehen können.

Die Verwendung von Swimlanen organisiert den Prozess effektiv, indem die Handlungen verschiedener Beteiligter, einschließlich des Kunden, des Kundenservice-Assistenten, des Leiters der Logistikabteilung und des Arbeiters, getrennt werden. Diese Trennung hilft dabei, die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Beteiligten zu identifizieren und fördert eine bessere Koordination und Verantwortlichkeit.

Die Einbeziehung von Gateways, wie beispielsweise des Entscheidungspunkts zur Überprüfung der Kundenidentität, hebt die entscheidenden Entscheidungsschritte im Prozess hervor. Dadurch wird sichergestellt, dass der Prozess auf verschiedene Szenarien reagieren kann, beispielsweise die Erstellung eines neuen Kundenkontos, falls der Kunde noch nicht existiert.

Das Diagramm berücksichtigt auch wesentliche Datenobjekte, wie beispielsweise Bestellungen in verschiedenen Phasen (zuzuweisen, zu liefern und abgeschlossen), die entscheidend für die Verfolgung des Bestellfortschritts sind. Diese Datenobjekte bieten eine klare Spur des Bestellstatus und gewährleisten Transparenz und Nachvollziehbarkeit im gesamten Prozess.

Artifacts, wie Textannotationen, fügen dem Diagramm wertvolle Kontextinformationen hinzu. Beispielsweise liefert die Annotation, dass über 90 % der Anfragen per Telefon und 10 % per E-Mail erfolgen, Einblicke in das Kundenverhalten, die für die Prozessoptimierung und Verbesserungen im Kundenservice nützlich sein können.

Insgesamt dient das BPMN-Diagramm als ein leistungsfähiges Werkzeug zur Prozessverbesserung und Standardisierung. Es hilft dem Unternehmen, potenzielle Engpässe zu identifizieren, die Abläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Durch eine klare und strukturierte Darstellung des Geschäftsprozesses fördert das Diagramm eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten und trägt letztendlich zum Ziel des Unternehmens bei, den Marktanteil und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Zusammenfassend ist das BPMN-Diagramm für die True Aqua gereinigtes Wasser GmbH ein Zeugnis für die Wirksamkeit von BPMN bei der Modellierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Es bietet eine Roadmap für das Unternehmen, um seine Ziele einer erhöhten Betriebseffizienz und höherer Kundenzufriedenheit zu erreichen und einen reibungsloseren und effizienteren Prozess für die Bestellung und Lieferung von gereinigtem Wasser sicherzustellen.

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